宁波职业技术学院 浙江宁波 315000
摘要：办公室行政管理是一项综合性的工作，发挥着对整个单位和各部门的监督、协调和发展作用。从表面上看，办公室管理非常简单，是一项复杂而艰巨的任务。在单位的正常运行和发展中，办公室行政事务管理起着极其重要的作用，因此高效、积极地开展办公室行政事务管理具有十分重要的意义。在实际工作中，办公室行政工作很容易受到外部环境的影响，这是不可避免的，因此，如何有效地协调办公室行政管理工作和外部环境的影响是非常重要的。
关键词：新时期；大学办公室；管理；工作问题；对策
1新时代高校办公室行政管理工作的特征
1.1协调性
高校办公室管理中从各级领导到全体师生的诸多事务和各种协调，都需要办公室的日常服务和管理。高校办公室行政人员在工作过程中遇到各种矛盾，或暂时无法解决的问题，应积极协调。校办工作人员还负责组织学生活动，建设校园文化，指导教育、教学和学术研究工作，必须做到工作的多层次、综合性、全局性协调。
1.2政策导向性
高校办公室行政人员应积极执行上级下达的工作任务，遵守政策规定、会议精神和规章制度，突出政策对行政工作的指导作用。这就要求高校教务处的行政人员要有较高的工作效率和较高的政治执行意识。在此基础上，按照高等教育指导方针和相关政策，提高行政工作的执行效率。
1.3科学性
网络信息技术的科学快速发展为高校行政工作提供了更加便捷、高效、科学的管理模式，高校办公管理进入了网络时代。这对行政人员的综合能力和素质提出了更严格的要求。管理人员应该积极学习网络技术，理解和熟练操作常用办公软件，提高他们的专业操作技能和管理人员的
1.4服务性
高校办公室行政管理工作人员要具有服务意识，不断创新服务理念，改进服务方式，执行服务功能，提高服务质量。在科学规范的原则指导下，为大学生的日常学习生活、科研项目的设立、领导的决策、教师的教学活动提供切实可行的保护性服务。在高校办公室行政服务工作中，管理者应具有高度的责任心，面对问题能积极提出可行的具体措施和建议。
2高校办公室管理工作的基本内容
2.1参谋的作用
对于高校办公室的工作人员来说，主要工作范围和人员活动的范围基本上是围绕着领导的过程组织、安排和管理，它可以提供一些领导人指的是信息和数据，或提出了一些方法来解决这个问题，并结合问题的具体内容向领导提出建议，这具有很强的咨询作用，这也是高校办公室的主要工作职能。同时，高校办公室在发挥顾问作用的同时，也应注重把握“不”的三个原则。一是商量而不作决定，二是商量而不落后，三是参谋而不越位。
2.2服务的作用
高校办公室的主要工作职能也包括服务，包括独一领导、主管部门、教职工和学生等的积极服务。并作为工作的起点和切入点，全面完成服务工作。在为一个高效率的办事处服务时，应充分遵守四项服务原则。第一是热情微笑服务的原则，第二是平等对待的原则，第三是语言谨慎的原则。第四是耐心、细心和真诚的原则。
2.3协调的作用
高校办公室作为高校各部门工作中的中心部门，具有很强的枢纽和组织作用，可以协调高校各部门之间、各单位之间的工作正常开展。特别是校办的管理职能，充分体现在学校各部门之间的模式、不明确、不清晰、推诿等现象。在协调中，高校办公室必须积极、准确、果断地承担责任进行决策，敢于承担后果和责任，从而充分实现目标。
2.4信息作用
信息在高校办公室管理中的作用主要体现在两个方面：一是为领导决策提供真实的信息；另一方面是将相关的政策、新闻、文件等信息传递给学校各工作部门和教职工。高校信息服务的办公室必须确保及时性、准确性和价值的信息，特别是在当今信息技术的高速发展，高校办公室的信息传递工作也发生了很大的变化，传统纸质媒体不能满足信息传输的需要，因此有必要开展电子信息传播，这使得高校办公室的信息功能更自动，智能化和网络化。
2.5监督与管理的作用
高校办公室能够对高校内部一些重大的抉择、事情进行监督与管理，及时的检查工作的实际开展情况，并通过协调，有效地解决工作中存在的问题，确保工作任务可以真正的实现，所以，使高校的各个政令能够准确的下发到个人头上，坚决维护决策的权威性与绝对性。在监督管理服务过程中，高校办公室的作用主要体现在三个方面：一是贯彻落实上级指示、文件等重要决策的实际情况；其次是领导所下发的任务；最后，大多数教职工和学生反映的问题。对于学院办公室来说，要保证日常的、系统的、积极的监督管理，及时准确地向副组长汇报重大决策的执行情况和相关的重要问题，以保证学院内部工作的顺利进行。
3高校管理工作的现状
现行的高校管理体制将以积极的态度引导学生。为了实现素质教育的目标，学校通常采取有效的管理措施，以及各种组织和活动来反映学校的多样性，使学生能够更好地发挥其多才多艺的一面。因此，相对于目前，学校的行政工作仍然是多样化的，教学、师生、校纪校风等各方面的管理都有。这种管理方法很全面，实现了高效管理的规范化。
3.1在管理工作上任务与责任混乱不清
近年来，大多数高校都采取了类似金字塔的政府管理模式。这样的管理模式导致管理者过多、层级过多，容易出现岗位混乱、任务不明确、推卸责任的现象。学生们不知道该找谁的事，不管谁都有推卸责任的理由。久而久之，管理的人多了，只有一小部分人去做事情，导致很多事情都要委托一个人去做。随着时间的推移，整个工作过程将是无序的，效率会很低。这一趋势将给高校管理带来巨大的负面影响。
3.2管理存在很大的不稳定性
无论在什么样的工作场所，甚至在以人为本的大学。那么，在高校中，行政人员起着至关重要的作用，因此，高校行政管理质量水平取决于高校行政人员的各个方面因素。金字塔形的管理上面提到的有发展的空间和渠道推广，而最重要的高校教学质量，不断地让教师提高教学的质量和提高教师教学方法增加工资，所以很长一段时间，教师和行政人员之间的差距变得越来越大，这将使管理人员有很大的心理差距，失去工作热情，影响工作效率。因此，行政岗位人员容易调动、离职，使流动性很大。所以在管理上有很大的不稳定性。
3.3考核形式不健全
作为行政管理的重要环节，不仅能使管理者发现自身存在的问题，还能提高行政效率。目前，高校管理的严重问题，因为一年只有一个考试，这样的考试不能全面、准确地检测的质量管理，这将减少管理人员的热情会影响行政工作的正常发展，这种评估机制显然是不完美的，首先，高校学生和教师作为高校行政管理的服务对象，其服务是否令人满意，相关问题是否得到妥善解决，都能反映行政人员工作规范的有效性。教师和学生评价缺失，评价体系不完善。其次，对考核机制的监督不够。在我们日常接触，如：监督电话，咨询反馈平台，意见箱，几乎是不存在的，信息的收集不全面、不及时问题，这是一个反映了政府缺乏监管，很难抑制，这给教师和学生的校园生活带来不便。
4在新时期优化高校办公室的行政管理工作的策略
4.1转变职能，明确目标
首先是转变职能，转变办公室职能的首要条件是建立一个高效简洁的管理制度，高效简洁的管理制度往往能够让办公室的工作职能条理更清晰，可以从根本上消除职责划分不清的情况。这允许业务人员清楚地了解他们的职责，一方面，将他们的任务按优先级排序，然后逐个完成所有的工作。另一方面不能明确指标的前提，可以分析问题，与上级沟通，明确自己的任务，完成上级指标。只有把办公室的职能组织好，才能有效地提高办公室的工作效率。二是制定科学的工作计划，明确办公室管理的目标。在办公室，因为不同的人有不同的想法，一旦定义的办公室的管理目标，部门主管应该集中在管理任务由上级给出在不同的学期召开会议的高管们听到所有高管的想法和举手表决你的态度。按照工作人员以集体智慧通过的执行方案对管理目标进行分解，将大大提高办公室行政的效率。
4.2提升办公室行政管理人员的整体素质
提高办公室行政人员的综合素质，首先是思想政治方面。办公室行政人员的高校应加强政治理论的学习，特别是深入学习党的重要思想只有用这种方法我们才能把握工作重心，处理事务，有效地提高管理的效率。二是提高行政人员的文化素质。合理的文化知识结构和广泛的知识储备通常可以帮助大学办公室行政人员发展和创新在他们的工作，因此，办公室管理人员只需要提高他们的文化素质在四面八方，为了发挥其特定工作的组织和协调能力，综合分析、应急处理能力和实现工作的能力。除了提高行政人员的文化素质外，还可以提高员工的文字处理能力、语言技能等。通过提高行政人员的文化素质，可以直接或间接地改变员工的工作态度，增强服务人员的服务意识，有效地提高管理者的工作效率。最后是提高办公室管理人员的信息素质。一方面，办公室员工可以利用业余时间在网上搜索信息进行学习，另一方面，学校可以利用寒暑假时间加强对办公室员工的信息技术技能培训。只有提高办公管理人员的信息素质，才能使办公工作方便、快捷、高效，才能从根本上提高办公工作效率。
4.3构建信息化行政事务管理系统
在现阶段，构建信息化行政事务管理系统，且在各行各业中得到了广泛运用，那么在单位办公室行政事务管理中也需要积极运用现代化技术，有效地提高了管理效率。同时，在新形势下，办公行政事务管理对办公工作的电子化、现代化提出了越来越高的要求。因此，应积极构建符合本单位管理要求的信息化行政事务管理系统，有效改进和应用技术，保证质量和效率的提高。完全自动化的优点充分发挥办公室行政事务管理系统的信息，同时，在实践的过程中，必须大力进行信息化改革，增加投资的资金和技术，在现代管理系统向网络信息系统和计算机设备优化，为工作的顺利实施提供保障。另外，在信息化建设过程中，应注重网络安全，邀请相关技术人员负责信息和网络安全的操作，加强本单位的培训，使员工掌握相关的技术知识。
5结论
总之，由于时代的发展和进步和教育事业的不断创新和改革，我们必须掌握的要点新时期办公室管理工作，提高办公室工作效率，进一步促进高校的发展。
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