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推行物资电商化采购为企业带来的管理价值

发表时间：2020/1/9 来源：《电力设备》2019年第19期作者：党世芳尉大庆

[导读] 摘要：企业通过对物资电商化采购过程中，发生管控问题可能性的研究分析，有针对性地提出解决问题的措施，提高物资采购供应质量和物资标准化水平，杜绝发生许多问题的风险，可以提高电商化采购计划需求的实用性和准确性。

        （国网大同供电公司山西大同 037008）
        摘要：企业通过对物资电商化采购过程中，发生管控问题可能性的研究分析，有针对性地提出解决问题的措施，提高物资采购供应质量和物资标准化水平，杜绝发生许多问题的风险，可以提高电商化采购计划需求的实用性和准确性。
        关键词：推行、物资、电商化采购、企业、管理价值
        1物资电商化采购规范管控措施
        1.1目录管理及上架阶段
        1)严格把关供应商推送商品，物资公司每月抽查商品是否属于约定的采购目录范围，抽查比例不低于5%，并接受基层单位的反馈，对违规商品予以立即下架处理，规避采购和舆论风险。同时，物资公司加强审核，专门安排审核人将审查情况向物资部汇报。2)实行部分品类设置商品单价限额，严禁出现高档消费品及奢侈品(如高档钢笔)，对违规商品予以立即下架处理，规避采购和舆论风险。同时，对供应商的不良行为及时按照规定进行处理。3)要求供应商完善商品关键字(名称、品牌、价格、颜色、型号、大小、用途、保质期、质地、材料等)描述，不得少于8个，并制定相应的管控措施，在选购流程中，描述不清的商品不得上架。同时，制定计划完善ERP中的商品描述，将商城中的产品描述字段同步到ERP中。
        1.2商品请购阶段
        1)严格请购审批管理，同时，在请购单的内容上进行完善，明确请购物品后期使用的部门和人员以便于监察部门督察管理。2)区分请购和采购，请购帐号到基层，采购帐号到专业采购人员，采取“请购人员分散请购、系统汇总、采购人员集中下单”的形式，省公司和地市公司将采购账号只授权给专业的采购人员，并将账号在相关部门进行备案。由系统完成下单前自动整合有效请购订单，下单后自动拆分采购订单的工作，分散送货到基层物资单位。账号管理人应加强权限管理，控制采购人账号的采购金额，以及同一商品的采购数量。3)完善比价系统，在采购申请单中自动带出同类商品价格，独家供应商品在外网查询后进行人工比价。4)针对电商类物资，参照国网公司办公用品电商类物资协议执行用量管控方式，不承诺最低用量，不限定最高用量，鼓励供应商良性竞争。对其他类别物资，采取“基层自主选择、用量相对均衡，鼓励良性竞争”的方式，约定合同执行比例为合同实际采购金额占合同暂定总价的比例。5)在采购下单时自动匹配价格及价格排名，定期分析账号采购情况，逐步规范采购行为。6)编制《零星物资电商化采购与供应工作规范》。7)系统增加自动匹配选购次数功能，如果是首次选用的商品，流程中增加由请购人员审定的功能。
        1.3配送及验收阶段
        1)完善系统，开发自动提示功能，在交货周期自动提醒采购人员和供应商，提醒采购人员进行催交确认。对恶意竞争采取低价中标后不及时履约发货的情况，经调查核实后，采用履约保证金自动赔偿损失的方式及时进行处理。2)在收货时不接受与订单不一样的商品，如确实有更换的情形，必须在收货前重新走相关流程，并在系统里面修改。将每次送货不一致的情况进行记录，作为供应商评价依据。制定到货与采购订单不一致的处理流程。3)严格收货制度，每次收货时必须如实收货，同时，定期进行货物盘点、抽查和追溯检查工作。4)根据后续使用中发现的质量问题，反过来进行相关人员的责任追溯。对供应商进行无理由退换货、推行履约质量担保等质量约束，发现质量问题严肃处理。

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将物资按金额、品类等维度细分制定合适的评价方式并严格执行。完善与供应商的服务与产品质量评价的阶梯价格体系的管理。5)禁止收货人员与下单人员为同一人。定期抽查，并严格按照相关法律、制度严肃处理。应用信息系统，完善记录管理，事后抽查，终身追责。6)设置供应商妥投标准，上传签收记录后方可在电商平台上进行妥投。
        1.4使用管理与结算管理阶段
        1)完善相关管理制度，定期开展供应链统计分析。建立闭环管理机制，运用大数据分析技术，开展采购、履约执行、结算等专题分析，对系统异常数据进行预警。通过数据抽查、现场检查等多种方式，促进基层单位规范业务操作，并加大对违规人员和供应商的惩处。2)在各个签收、办理环节理顺流程，减少过程时间浪费。3)建立定期检查制度，对电商采购的商品使用情况持续跟踪，对浪费、违规使用等情况进行处罚和考核。
        2电商化采购给企业带来的价值
        电商采购克服了现有的采购方式存在的弊端，与现有的采购方式相对比，显现出如下优势：
        2.1提供快捷智能信息服务。在电商采购平台为企业提供了智能服务，采购流程全部在互联网上进行操作。并且可以通过手机APP，实现24小时随时进行采购，同时可以随时查询物流动态信息，因此使采购工作在时间上与空间上更为灵活。同时由于下单灵活，对于物资需求的历史信息的要求也不必过于严格。
        2.2降低库存，消除积压，提高资金利用率。在电商采购中，线上下单，线下配送，到货周期仅需3-5天，企业可以将电商的库存视为自己的代销库存，需要用时下单配送，结算，不需要的仍然是电商的库存，不存在库存压力。企业也不需要再因这部分库存而花费人力和财力，更不必为库存冗余占用有限资金而困扰。另一方面，企业也不必为管理供应商花费更多的精力，电商平台可以视为企业唯一的供应商，企业仅需要考虑的是维护好与电商的合作关系，至于其他的问题是电商要考虑的问题。
        2.3中间环节少，减少因过程长而产生的差错。电商平台展示的商品直观可视，企业可以直接点选完成下单，也就完成常规意义上的采购工作。没有信息的层级传递过程，消除过程偏差。电商平台提供的是直接交流的途径，可以使双方更容易达成共识，以保证双方的利益。
        结束语：随着公司发展及改革的不断深入，传统采购模式已难以支撑公司精益化发展需求，尤其是物资需求计划不确定、涉及品类繁杂、响应时效要求高等需求。由超市化采购转变成电商化采购，应用互联网的电商平台，可发挥资源整合、聚拢采购和大数据分析能力，对实现公司降本增效、阳光采购、提高物力集约化管理水平，具有深远意义。
        参考文献：
        [1]王芳,王璞.集团公司电商化采购平台的设计与实现[J].铁路计算机应用,2019,28(09):58-61.
        [2]赵勇,罗峻,张顺成,白莉珍.物资电商化采购规范管控研究[J].青海电力,2018,37(04):67-72.
        [3]李凌雁.浅谈电商化采购管理的应用[J].环渤海经济瞭望,2018(11):96.
        [4]张盛,许春阳.电力企业零散物资电商化采购探索[J].物流工程与管理,2016,38(12):134-135.