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人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议

发表时间：2020/1/16 来源：《文化时代》2019年17期作者：张海霞

[导读] 人事档案收集是人事档案管理的重要工作内容，这项工作具有涉及面广、政策性强和保密性高等特点。人事档案材料的全面收集对于企业人事档案的完整性和准确性具有重要意义。人事档案材料鉴别则是鉴别收集的人事档案，并按照用人需求对人力资源进行科学配置，人事档案材料的鉴别是人事档案信息管理的前提，而人事档案信息管理和企业的用人状况、人力资源配置情况又有着密切联系，因此重视企业的人事档案材料收集与鉴别工作对于企业科学

摘要：人事档案收集是人事档案管理的重要工作内容，这项工作具有涉及面广、政策性强和保密性高等特点。人事档案材料的全面收集对于企业人事档案的完整性和准确性具有重要意义。人事档案材料鉴别则是鉴别收集的人事档案，并按照用人需求对人力资源进行科学配置，人事档案材料的鉴别是人事档案信息管理的前提，而人事档案信息管理和企业的用人状况、人力资源配置情况又有着密切联系，因此重视企业的人事档案材料收集与鉴别工作对于企业科学的人力资源配置具有重要意义。
        关键词：人事档案材料；材料收集；材料鉴别


一、人事档案收集与鉴别工作中存在的问题
        （一）人事档案收集工作中存在的问题
        人力资源管理是企业的重要组成部分，对于企业的长远存续发展具有重要意义。尤其是在注重执行能力和组织创新的当今时代，构建科学合理的人力资源管理体系更是直接关系到企业外在形象和内在运转。大多数企业已经认识到了企业人力资源管理对于企业良性运转的重要性，但是在企业管理实践中，仍然有很大一部分的企业领导对于企业人事档案收集和鉴别工作不够重视甚至有部分领导人员还认为企业人事档案工作的投入资金和管理回报之间不成正比，该项工作的开展纯粹是浪费人力、物力和资金，这种错误认识导致企业人事档案材料收集工作和鉴别工作更加不规范，不利于企业人才系统的正常运转。
        （二）人事档案材料更新不及时
        人事档案材料不是一成不变的，它会随着档案人所处的环境的变化而不断变化，所以人事档案管理人员要及时更新人事档案，以确保档案材料的真实性。但是目前来看，还有很多企业在这一方面做得不够到位，人事档案从员工入职之后再也没有更新过是很多企业普遍存在的一种现象，更新的不及时不仅不能提高企业人事管理水平，更是在某种过程程度上阻碍了企业人才配置的科学性。
        （三）人事档案材料信息的真实性无法保证
        企业人事档案材料一般是由档案人自己手动填写，少数企业会在档案人填写完毕后对其做出全面细致的审查，以确保档案材料的真实可靠性，大多数企业在档案人填写完毕后直接装待入库，也有的企业的档案材料已经年代久远，很难再去仔细甄别信息的真实性。
        （四）人事档案管理人员的素质有待提升
        人事档案材料的收集与鉴别工作具有一定的技术性，需要管理人员具备一定的专业素养，但在企业实践中，很多人认为人力资源相关工作门槛低，没有专业要求，这种观点是错误的，人事档案材料的收集与鉴别工作涉及到很多专业操作，管理人员的专业素养直接关系到企业人事档案材料管理水平。
        二、人事档案收集与鉴别工作的开展
        管理大师彼得·德鲁克曾经说过，人力不是成本，恰恰相反，人力是企业最重要的资源。纵观人力资源管理的发展历史，它经历了经验管理、科学管理、现代管理三个发展阶段，并先后提出了雇佣劳动管理、劳动人事管理和人力资源管理的概念。科学的人力资源管理是培养企业优质人才的基础，更是推动企业发展的动力。人事档案收集与鉴别工作则是优化人力资源管理的重要前提。

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        （一）重视人事档案材料收集与鉴别工作
        企业的领导人员要重视企业的人事档案材料收集与鉴别工作，有条件的可以成立专门的管理部门，提升相关工作的运行良好性，此外，企业要增加对企业人事档案材料收集与鉴别工作的物质支持力度，增加资金投入，为建立现代化信息搜集和鉴别给予更多的资金支持，减轻档案材料管理人员的工作压力。
        （二）及时更新企业人才档案资料信息
        要想实现企业人才档案资料信息的及时更新，企业就要加强部门之间的沟通交流，方便档案管理人员及时掌握企业员工的信息变化，科学收集、整理、筛查、鉴别信息的真实新，及时更新人事档案，提高人事档案管理工作的开展质量。
        （三）不断提升工作人员的专业素质
        1、企业层面
        员工追求的不仅仅是一份不错的工作，更是一份有良好发展前途的事业，这就需要企业方加强对员工的培训和职业生涯的规划的管理。培训是指企业管理部门根据企业文化和不同岗位针对性的让员工进行学习，从而提高员工职业素养和文化修养，职业生涯管理是指企业管理部门根据组织发展和规划的需要，在组织中制定与员工职业生涯整体规划相适应的职业发展规划，为员工提供适当的教育、培训、轮岗和提升等发展机会。
        2、员工层面
        员工之间要多学习交流，掌握先进的人事档案管理经验，不断提升个人的专业素养，努力实现能够对人事档案信息精准识别、科学存档。
        结论：随着社会的快速发展，全球经济正在加速融入市场化、知识化、信息化和一体化的进程，作为市场微观主体之一——企业更是面临着越来越激烈的市场竞争。企业竞争力的强弱归根结底由企业拥有的人才数量和质量所决定，而人事档案收集与鉴别工作则是优化企业人力资源配置的重要手段。在新的发展阶段，如何做好企业的人力资源管理工作直接关系到企业的未来在行业的生存发展状况，是企业价值链的核心因素，也是企业可持续发展的源泉和动力，构建科学合理的人力资源管理体系直接关系到企业外在形象和内在运转。明确企业人力资源管理中的人事档案管理工作的主要内容和现状，并充分了解其在企业存续中的作用，对目前的人事档案管理工作进行科学管理，有利于激发员工的积极性和创造性，确保企业经营和管理目标的实现。
        参考文献：
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        [3]谢虹.人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议[J].才智，2015（22）：314.
        [4]黎英.人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议[J].科技风，2018（18）：217+220.
        [5]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.
        [6]李竹溪.干部人事档案管理问题及对策研究[D].郑州大学，2018.