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摘要：在互联网全球化发展趋势下，计算机作为重要的现代化设备，目前早以成为各行各业必备的办公工具，大多数大中专院校目前早已将计算机办公自动化列为必修科目之一，目的是让学生掌握基本的计算机办公能力，适应当前互联网快速普及的发展形势。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对计算机软件在办公自动化管理上的应用提出了一些建议，仅供参考。
关键词：计算机软件；办公自动化管理上的应用；优化措施
引言
现如今，为提高市场竞争中优势地位，各个行业在办公自动化管理过程中应用计算机软件，既提高了办公效率也改善了办公质量。同时，在高等专科院校中发挥计算机软件对办公自动化管理的积极作用具有重要的意义。
1、计算机信息化处理技术在办公自动化中实施的价值
计算机信息化处理技术在办公自动化之中具有一定价值，所以办公之中要高度重视，对自动化系统进行升级优化，以此不断满足企业办公工作之中各项需求，并且计算机信息处理技术的使用还可以强化员工之间沟通和互动，通过实时互动形式保证信息的安全性和准确性。借助通信技术对信息资源进行有效分享，提升办公工作的实效性，计算机信息处理技术在办公之中的合理使用，能够为其建立完整办公室内部资源和信息共享平台，强化信息之间沟通，对信息进行自动化、数字化管理，对办公工作步骤和流程进行优化升级。第1，办公自动化管理之中需要对计算机技术进行分析，降低企业办公资金投入成本，并且不断提升企业实际工作效果，实现企业内部经济效益的最大化。计算机信息技术被普遍使用在办公之中，可以避免很多不必要步骤等额出现，对内部资源进行合理优化和升级，以减少材料形式降低企业办公成本投入。并且在办公自动化管理过程中，很多需要人工完成的工作都可以使用计算机完成，并且借助软件和系统就能够自动完成，还可以将少不必要资源的投入和浪费。第2，计算机信息处理技术在办公自动化之中使用，能够实现跨地区的互动，还可以实现不同领域和行业之间的和合作，在互联网发展趋势下，办公区域不受任何限制，为办公发展提供更广阔的发展空间，从而可以对办公内部环境进行优化，最大限度提升所有员工工作主动性。
2、计算机软件在办公自动化管理上的应用
2.1办公自动化里的多媒体技能
多媒体技能的独立性主要包含以下两点，第一，展开多样化的形式，此项技能把文字、音像以及图像实施组合；第二，人与机之间的交流。人们使用计算机设施，把文字、音像、播放器以及图像等许多媒体信息实施组合且展开所谓的多媒体技能。在人们接触这类多媒体信息的进程中，会引起他们积极地实施接受以及思量。当前，多媒体技能已然涵盖了人们生活的每个区域。而办公自动化成长到目前，也已然不是最基础简捷的整理文件，其中包括了对数据文件储存之内的很多内容。伴随信息化技能的普遍以及研究，网络化图像技能会在办公自动化中获得很多的运用，在往后的办公形式当中一定会引进自动化的办公风格。经过会议图像的有效展开，是能够完成远距离的沟通讨论，也能够满足上级领导以及本企业工作上的问题进行互相沟通，办公自动化视频技能运用也能够减少本企业的交通等成本，将节省的时间运用到工作中，由此提升了工作人员的办公效率。伴随计算机技能的改革，在以后的办公自动化会议图像的举行是会变成一种常规的会议形式。
2.2录入数据
把计算机技能运用进现代办公自动化中，它的用途就是文字处理以及整理数据。在Excel中同时录入许多的数据首先则是点开Excel实行录入数据，随后要选择数据单元格。对于单元格不相近的状况下，要按住Ctrl键再点击鼠标左键实行对单元格选择。随后松开Ctrl键，实行数据录入，最后在同时按下Ctrl与Enter键，随后将刚才点击的单元格就被同时录入进去了。
2.3图文制作
图文制作是企业办公中的主要部分，其中包括图像、语音、视频的处理等，以往工作人员在处理这些工作内容时，耗费的时间相对较长，尤其是在信息收集与处理方面，人工的方式处理效率相对较低，不仅使企业人力物力耗费量增大，且收获的效率相对较差，在很大程度上影响了企业各环节的顺利开展。将计算机信息技术中图文制作及演示文稿软件应用于企业办公中，可以在短时间内计算相关的工作报表，不仅使得工作效率得到提升，且能够使计算结果的准确度得到保障。在办公中应用图文制作软件，能够使以往文字不丰满的现象得以解决，工作人员通过借助多媒体设备进行演示文稿的处理，发挥其具有的图片、文字、音频、视频于一体的优势，有助于大大提高办公效率。
2.4文件及档案保存
企业以往都是依靠人力的方式进行文件、档案的保存，工作整体效果不理想，比如，极易出现文件缺失、档案保存不当等问题，而将计算机信息处理技术，通过借助电子扫描的方式，将纸质文档形成电子文档，其不仅能提高档案保存的效率，且能够使档案的安全性得到保障。
3、计算机软件在办公自动化管理上应用的优化措施
3.1开发科学合理的文档管理系统
在目前计算机办公自动化的应用过程中，对于文档管理功能的实现，当前仍缺乏统一软件系统，由于不同文档管理软件的特点及功能存在一定差异，也就无法与所有企事业单位的实际办公需求相适应，基于这种情况，在对相关软件实行选择及开发过程中，应当以企事业单位具体要求为依据，对各个方面需要充分全面考虑。在对文档软件进行开发过程中，其创新的关键点使文档管理功能进一步增强其便捷性，对于其功能界面实行优化，对于其中不必要的一些功能，可以将其去除，以保证更加简单与便捷，这在稳定管理效率的提升方面也属于基本要求。另外，在文档管理方面还应当注意提升其安全性，在此基础上使文档管理功能能够得以更好地实现，从而更好进行计算机办公自动化。
3.2构建有关的合理监督机制
在计算机办公自动化的应用及实现过程中，对于实行有效监督比较困难的情况，在系统中可将监督管理功能纳入其中，对于办公效率比较低的一些事务，可对其进行督促，并且与相关办公管理规章制度以及相关奖惩制度，使办公效率能够实现有效提升。对于监督机制构成而言，其主要包括两个方面内容；其一，企事业单位对相关办公规章制度进行制定，并且与办公自动化特点进行结合，实施更细致规定。其二，在计算机办公自动化系统运行中，在相关监管功能实现的基础上，对于办公进度与要求不符合的一些事务，可给予相应提示，并且管理人员也能够给予相应督促，在此基础上可使办公人员增强责任心，促使办公自动化得以更好实现。
结束语
总而言之，当前我国各行各业开始应用计算机信息处理技术，其具有的优势在很大程度上有助于提高办公效率。在企业办公自动化中应用该技术发挥重要作用，通过将软件处理、图文制作、数据处理表格、文件档案保存的应用，能使企业办公效率翻一番。因此，与以往人工的方式相比，信息技术的应用在很大程度上提高了现代办公效率与质量，减少了大量的人力物力的支出，为实现企业取得良好的经济效益奠定基础。
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