人事档案管理的网络信息化建设初探

发表时间:2020/3/13   来源:《基层建设》2019年第30期   作者:谭晓燕
[导读] 摘要:人事档案管理信息化建设处于不断地变化与发展当中,要求管理者首先要建立完善的管理制度,积极引进先进的管理设备,在档案管理过程中大胆创新,防止出现档案信息泄露问题,及时充实档案内容,才能使人事档案材料发挥更大的作用。
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        摘要:人事档案管理信息化建设处于不断地变化与发展当中,要求管理者首先要建立完善的管理制度,积极引进先进的管理设备,在档案管理过程中大胆创新,防止出现档案信息泄露问题,及时充实档案内容,才能使人事档案材料发挥更大的作用。
        关键词:人事档案管理;网络信息化建设;措施
        引言
        针对人事档案进行的信息化建设是一个动态的过程,需要一点一滴逐步实施,所以相关的管理层需要在管理体制上,不断进行创新,以便使信息的安全性进行增强,同时注重对系统和信息的维护和更新,以便充分对人事档案资料进行利用和开发。
        1人事档案管理网络信息化建设的意义
        以往的人事档案管理工作,是针对实体管理进行开展的,通常会以人工收集整理档案资料作为主要工作,但工作量非常大,会消耗一定的人力以及物力。例如:在对档案进行查找时,需要工作人员在目录当中寻找相应的档案位置,之后依照目录的位置,对所需档案进行查找,这样的查找方式会花费大量的时间。当前,管理工作已经进入了现代化时代,档案管理工作也发生了相应的改变,利用信息技术实现了高效化以及自动化管理,在网络信息化建设的过程中,档案信息只要在数据库当中进行录入,便可重复应用。此外,档案管理部门还可以利用相关的档案信息检索对档案信息进行查找,有关部门在对人事资料进行查找时,可以依照规章制度在网络当中对信息资料进行查找,这样不但使档案管理工作更加高效,还使信息的使用率得到了提升。
        2人事档案管理暴露出的不足
        第一,信息化建设,在人事档案管理当中,管理人员必须掌握必要的操作技能,学会计算机操作技术与网络操作技术,才能胜任当前管理工作。但在实际运行过程中,人事档案管理人员数量有限,在过去较长时期内,有的人员掌握了高超的管理能力,但却不懂得计算机操作方法,只能从事一些简单的操作,涉及计算机专业技术则无能为力,所以在使用计算机检索有关档案材料时,并不能在最短时间内找到。再有,在信息化建设过程中,还必须要关注网络中存在着大量风险,在信息化人事档案建设过程中,一旦出现信息泄露问题,则可能引发不可限量的损失。当前,人事档案管理人员还不具备高度的风险意识,这是当前人事档案管理工作必须首先解决的问题,是引发各类安全隐患的主要因素。
        第二,体制机制不合理,导致人事档案管理工作不能稳定运行,只有具备完善的管理制度才能促进档案管理工作的有序开展,但当前存在的问题是,人事档案管理制度有所欠缺,不具备先进的人事档案管理设备,大量现代化管理手段得不到有效应用,还以陈旧的档案管理方式为主,再有,档案管理信息不能及时交流,这也是阻碍人事档案管理工作稳定运行的重要原因,因此要尽快采取有效措施,实现信息的即时沟通。在创建人事档案管理制度时,虽然我国档案法已经对此提出了明确要求,但因为档案法已经推出了很长时间,有些条款已经不再适用,有的单位并没有建立完善的管理制度,由于缺乏详细的指导细则,所以人事档案信息化建设只能成为一句口号,甚至会阻碍管理工作的顺利开展,大量人事档案信息化建设存在着走过场摆形式等问题,而收不到应有的实际效果。
        3新形势下人事档案管理信息化建设的对策
        3.1规范人事档案信息化建设程序
        人事档案进行信息化建设首先要在流程以及程序上实行规范化、标准化发展,这也是保证信息化建设的基本要求。在进行信息化建设的过程中必须严格遵守国家对人事档案信息化管理的相关法律法规。在建设人事档案管理网站或者系统时,技术人员应该准确把握本单位人事管理的具体情况,本着便捷高效的原则并结合单位的发展要求以及特点制定出符合本单位人事档案管理的软件。例如人事档案的数据库结构以及格式要有统一的规范,应该做到单位内部数据共享,防止出现因为文档格式不符或者无法进行解码等不能读取信息的情况,定期对软件进行升级,利用先进技术弥补软件中的不足,提升软件的运营效率。


        3.2提升人事档案信息的安全性
        在对档案信息进行应用的过程中安全使用是非常重要的一项问题,不但要对信息共享进行保障,还要对信息安全给予保证。为了使信息的安全系数得到真正提升,需要管理部门在对信息真实性给予保证的基础上,强化网络安全管理工作,其中档案管理员要遵循各种规章制度,严于律己,依照法律法规对档案进行管理,不能向任何人透露档案信息管理,更不能因为个人利益泄露资料秘密,如有泄密者需要接受相应的处罚,甚至移送司法机关。此外,还要对人事档案管理工作人员进行培训,使其责任感、综合素养、技术能力得到提升,能够在工作当中端正态度,明确自身的责任,进行良好的保密工作,以便使人事档案信息的安全性得到有效提升。
        3.3提升人事档案管理服务水平
        在档案管理信息化逐步建立的过程中,会利用计算机技术将文字、图片、声音、视频等相关档案依照分类进行保存和整理,可方便之后的查询以及共享交流,为人们提供不同的档案信息资料,这样可以使人事档案管理的社会地位得到有效提升,并且在某种程度上使人事档案管理的发展水平有所提高,使档案的重要价值得以体现。
        3.4人事档案管理专业人才的培养
        当前,在档案管理工作信息化趋势的背景下,缺乏复合型的档案管理专业技术人才是档案管理信息化建设面临的主要问题。因此,在开展信息化建设工作中,要针对人事档案从业人员进行专业技能培训,提高档案管理人员的专业素养,构建完善、高水平的档案管理专业人才队伍。在培训工作中,要及时的更新工作人员的知识体系,确保其掌握信息的技术与知识,能够在档案管理工作中发挥更大的作用,可以为人事档案管理工作提供更加优质的服务。
        3.5提升人事档案管理服务技能
        在档案管理信息化建设过程中,充分发挥计算机技术的优势,将大量档案内容转变为图片、文字、声音、视频等各种材料,因此要对其进行合理的分类,能够有效节省查找时间,更好地利用档案材料,这种管理模式还可以促使人事档案管理工作得到大量社会民众的认同,推动人事档案管理工作的稳定运行,突出档案管理工作的重要性。
        3.6注重对人事档案的应用
        人事档案信息化的有效建设,包括的内容有:其一为人事信息收集以及相应的统计;其二为数据维护以及更新、信息检索和统计。在对信息进行收集以及统计时,工作人员需要依照不同的性质对其进行有效分类,如依照姓氏或者编号进行分类,之后依据人员入职、培养以及工作当中的各项表现,对其电子档案进行建立,建立的内容主要包括员工的学历、个人能力、奖惩情况等,以便之后对工作人员进行系统的评定。此外,在工作人员办理退休等相关手续时,也方便查询相关的信息,提升工作效率。
        结束语
        人事档案管理是企事业单位工作中的重要环节,随着科技的进步,我国很多行业的人事档案管理信息化的程度越来越高,信息化管理有助于保护档案的完整性,有利于优化人事档案工作流程,实行高效且便捷的工作方式,简化传统管理使用的繁琐流程,推动企事业单位稳健可持续发展。
        参考文献:
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