摘要：对学校档案管理的作用进行了分析，阐述当前学校档案管理存在的问题，并结合笔者多年工作实践经验，就学校档案管理问题的优化策略进行了探讨，提出几点个人建议与看法，希望能够为学校档案管理工作的发展提供一点理论支持。
关键词：学校档案；管理；问题；优化
引言：学校档案管理工作具有一定的复杂性，对于教师而言，他们对学生信息的需求量较大，然而学生信息往往相对繁琐，这无疑增加了学校档案管理工作的难度。与此同时，当前学校档案管理工作也存在一定的问题，对于学校管理工作的开展有着一定的负面影响。针对此，我们有必要围绕学校档案管理进行优化，为推动学校建设与发展提供支持。
一、学校档案管理的作用分析
1 总结学校教学经验
首先，学校档案内容源自于长期的积累，能够将学校教学活动的发展进程充分反映出来，这对于教育改革而言无疑有着积极的数据支持。与此同时，作为学校领导与教师，学校档案信息对他们的工作也有着重要的参考价值，对于完善教育教学方法而言也有着正面作用，教育工作者可以凭借此对自身教育方式进行创新，从而提高教学质量，提高学校教学水平。
2 提高学生素质
作为一部重要的资料，学校档案准确记录了学生的原始基础资料，可以帮助教师对学生的学习情况与思想品德有一个充分的了解。在教学工作中，教师可以根据学生的实际情况，采取正确的教育方式，从而帮助学生提高学习能力与道德水平，促使他们的价值观念趋于正确，为学生的长远发展奠定扎实的基础。
3 帮助学校研究教学规律
通过对教学档案的研究，学校能够对教学管理工作中存在的问题进行发掘，从而找到教育教学规律。例如学校在研究档案的过程中，能够对教师教学与学生学习情况有所了解，从而找到其中的发展规律，进而采取相应的管理方法，为教学质量的提升提供有力支持。
二、学校档案管理存在的问题
1 缺乏完善的档案管理机制
目前，有的学校对档案管理工作的重视程度并不高，档案管理工作的开展不管是政策还是资金层面都缺少有力支持，例如档案管理机构配备不全，档案管理人员不足以及设备配置不到位等等。甚至有的人对学校档案管理的认识存在一定的偏差，认为档案室可有可无，将一些年龄较大的管理人员安排到档案管理工作中，从而难以提高档案管理的实效性
2 教职工档案意识薄弱
档案管理工作与教育评估有着密切联系，这与学校工作的很多方面都有着密切的联系，因此如何保证档案的完整性是非常重要的课题。但不可否认的是，有的学校教职工的档案意识相对薄弱，在档案管理工作中支持不到位，甚至将档案管理工作“边缘化”，从而导致档案材料出现遗失问题。这一问题造成的结果就是有的教师在完成工作任务后没有足够的材料制成，从而对其教学工作的评估结果造成影响。
3 档案管理队伍建设不到位
一些学校安排的档案管理人员属于兼职，其本质工作压力较大，因此对档案管理工作态度并不积极，从而造成档案管理出现频繁换人的情况，难以提高档案管理水平与质量。受到这一问题的影响，学校的档案存在收集不全面，资料缺失等问题，在面对督导与评估时，学校只能够通过资料作假来应付，最终导致档案管理工作陷入恶性循环。
三、学校档案管理的优化策略
1 提高对档案工作的重视程度
学校档案信息与学校建设和发展有着十分密切的联系。在档案管理工作中，作为学校领导必须对档案部门建设予以高度重视，并安排专业人员负责档案管理工作。而作为档案管理人员，也应该针对档案管理工作存在的不足与缺陷，提出合理化建议并采取优化措施，积极争取学校领导的资金与政策支持，从而改善档案管理的工作条件，促使档案管理制度得到贯彻落实。
2 调动教职工参与档案管理工作
正如上文所述，当前学校教职工存在档案管理意识薄弱的问题，对档案管理的意义与价值的认识存在一定的偏差。因此，学校应该致力于档案意识的培养与强化，细致分析档案管理工作的利害关系，并采取有效措施调动教职工参与档案管理的积极性，促使其档案管理工作意识得到提升，为学校档案管理工作的开展提供强有力的支持。
3 加强学校档案管理制度建设
为了推动学校档案管理工作的开展，还必须从制度层面上为档案管理工作提供支持。具体来讲，学校应该针对档案管理工作现状，建立完善的监督机制，遵循合理化、规范化、制度化原则，对档案管理工作体系进行完善。与此同时，学校也应该对评价体系进行创新，在档案管理体系中融入新元素，按照分类管理的原则，安排专门的管理人员扶着档案管理工作，同时为档案管理人员提供培训与学习的平台，促使其管理水平得到提升，为贯彻落实档案管理制度与准则打下扎实的基础。
4 保障档案管理的连续性与完整性
档案管理工作经历了很长的发展历程，因此档案资料可以充分反映出学校的信息。因此，为了充分发挥档案资料的作用与价值，首要工作就是保障档案的连续性与完整性。如果档案信息有所缺失，那么就可能会影响到学校全体师生的利益，因此，学校有必要针对档案管理的连续性与完整性问题，建立长效的管理机制，并在管理实践中制定完善的工作计划与目标，加强部署，严格检查档案信息的管理情况，基于此为档案信息提供有效保护。
5 做好档案的编研工作
为了有效推进档案管理工作，做好档案编研工作也十分必要。具体来讲，在档案编研过程中，相关人员应该遵循及时性、有效性与全面性原则，对相关信息进行收集、汇总与审核，基于此开展档案编研工作。站在学校的角度，应该做好档案编研人员的选拔与培训，并针对档案汇编工作内容，建立完善的规章制度，从制度层面上为档案管理工作提供支持。
6 突出档案管理的服务功能
在现代教育不断发展的背景下，档案管理的服务性质也发生了重大变化，即向知识服务进行转变。在传统模式下，档案管理人员的工作都是围绕自身开展的，在工作过程中缺乏主动服务的意识。而为了将档案管理的服务功能充分发挥出来，就必须强化档案管理人员的意识，促使其积极转变观念，对档案管理的整个过程进行重新审视，并以教育教学服务为重心，从服务目的、服务主体、服务方式、服务过程以及服务的实效性等进行改进与拓展，从而提高档案管理的服务水平。
7 实现学生档案的现代化管理
在计算机技术得到发展与普及的背景下，学校在学生录取与毕业信息的管理上已经朝着开放式网络化的方向发展。很多学校已经建立了电子档案，同时也与传统纸质档案相结合，为档案管理水平的提升提供了有力支持。当然，在学校当纳管理工作不断发展的过程中，学校还应该融入更多现代化技术与方法，致力于节约资源，为学生、企业查询档案提供更多便利，促使学生融入社会的时间得以缩短。
总而言之，当前学校档案管理工作依然有很大的提升空间，在实践中学校管理人员必须积极转变理念，致力于完善档案管理体系，提高档案管理工作水平，从而为全校师生以及社会提供更加优质的档案服务，同时推动教育事业的建设与发展。
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