山东省招远市玲珑镇政府 山东省 265406
摘要：建筑工程质量与人民的生命、财产安全紧密相连，同时工程的发展需要大量的人力、物力和财力的支撑，其工程质量、安全生产都受到社会的广泛关注；工程资料作为工程检查原始依据，建筑工程一旦发生质量问题，相关机构就必需通过对工程档案的分析才能对工程质量问题出现的原因及责任的评定做出判定。建设部与各省市建设部门明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权。工程档案是建筑工程生产中的一项重要内容，是工程竣工验收交付的必备条件，工程档案管理在为建筑工程管理和监督提供依据的同时也能起到保障作用，它对促进工程质量的提升具有十分重大的意义。
关键词：工程档案管理；工程质量；意义
1工程档案管理存在的主要问题
1.1人员管理问题
人员管理问题主要表现在以下三个方面：（1）由于工程本身的性质，使得大多数设计、建设和施工人员都将自身精力投身到实际的工程施工中，因此在很多的工程管理过程中，档案管理没有得到太多的重视，大多数人的档案管理意识淡薄。（2）有关管理人员对档案管理缺乏完整全面记录的认识，使得档案资料记录不够详细充实，导致档案记录不全面、不清晰等问题不断出现。（3）档案管理没有受到重视，使相关工程管理体系中缺乏专业的档案管理团队。而没有专业素养和管理技术过硬的团队，使档案管理缺乏稳定性和条理性。较强的责任心、过硬的专业技术和高效的沟通协调能力是档案管理团队最需要具备的。目前在大多数的工程中，很多档案管理人员都会存在以上问题，甚至有些档案管理者由一些非专业的人员兼任，没有接受过系统的培训，专业性及业务能力不强，使得人员管理问题成为了目前工程项目档案管理最常见的问题之一。
1.2档案管理缺乏同步性、主动性、及时性
多数单位在工程的建设过程中都较为重视工程的实际建设，而没有重视档案管理，使得档案管理工作没有与工程建设同步进行。单位、部门职责的分工不明确，相关人员没有主动对相关的资料进行收编汇总，久而久之造成了文档资料不合格、文档内容残缺、文件签字盖章不完全等问题，使档案管理工作的效率大幅度降低。根据有关规定，工程项目需要及时向有关部门、单位移交项目的各种资料，但在实际的工作中，大量的档案没有按要求及时提交，造成了档案管理工作无法正常开展，降低了工作效率，增加了工作难度。
1.3档案质量存在缺陷
工程施工中因为档案未得到重视，导致工程档案还存在着类似地勘资料、征地拆迁文件、未中标标书等档案的质量问题；工程变更等档案不完整的问题；合同无骑缝章、无验收意见和代签字盖章等不准确问题；各种文件的形成和整编存在不符合规范等问题。如若这些问题得不到有效解决，将会严重影响工程的竣工验收和档案管理工作。
2完善工程档案管理的有效措施
2.1设计、编订、实行完整的档案管理制度方案
要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员组织能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。
2.2构建一支高素质高水平的档案管理团队
构建一支高素质高水平的档案管理人员组织的前提是施工企业必须要在项目施工前对管理人员进行相关实用性理论知识和实践技能培训，尤其是计算机财务软件、办公报表等软件的实操能力。
同时希望软件开发企业能早日研发出一体化的网络资料管理软件，得以实现快速传递资料信息、提高填写资料的真实性和精准性、更好的储存和保留工程资料。在网络软件尚未研发运用之前，企业高层决策者必须要加强资料管理人员的队伍建设工作，为网络软件运用做好前期人员预备工作，保证不会因为人为因素导致出现资料保管不当、记录错误问题。
2.3档案整合分类归档，完整保留工程资料
大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。
2.4改善及优化设备条件，妥善保管技术资料
档案室空气环境、档案储存设备、防霉防潮工具性能等等都会直接影响工程资料的保存效果，档案室是否有具备完善的借阅、归还制度也是影响工程资料保管工作的主要原因之一。例如：一间比较阴暗潮湿的储藏室长时间就会导致工程资料档案发霉、发污、落灰现象发生。为了杜绝上述事故的发生几率，企业决策者就必须要加大档案室设备、环境的管理力度，加大对档案室资金扶持力度，重视档案室相关设备的采购，提高技术资料的储存管理效果。
2.5开展工程项目档案信息化建设
现在已经进入信息经济时代，信息化和网络数据在各行各业都得到了普遍应用，在工程项目档案管理上，实施信息化管理势在必行，电子档案有着绿色环保方便便捷的优势，利用计算机技术和档案管理软件系统可以让档案管理更加轻松便捷。开展档案信息化建设可以从两方面入手：一方面是将纸质档案数字化。将前期大量的纸质档案进行数字化转换，这样就会方便以后的查阅利用；另一方面要采用OA办公系统，自动生成电子文档，直接归档保存，方便以后的利用。值得注意的是，要对电子文件进行前端控制和全程把控，防止出现随意修改数据信息，保证数据的完整性、稳定性。同时还要进行档案数据的异质异地备份，确保一旦发生意外档案数据照样能够恢复。
2.6建立档案利用示范机制
（1）提高档案使用效率。建立切实可行的利用机制，实现项目档案各层级、各单位之间的数据互通，使得数据共享传输能够有档可查，查无遗漏。项目后期维护、扩建等项目能够从档案中获取相应的数据和资料。（2）建立示范机制。每一个项目都凝结了无数人的心血，做好项目建设档案的示范，能够给后人提供参考依据，也能为新的工程项目开工做好档案工作提供良好的工作示范。
3结语
工程项目的档案管理和工程总体质量有着密切的联系，是真实反映工程项目的建设质量和管理水平的重要指标。科学、合理、高效的管理模式，是推动建设工程档案管理质量和效率提升的动力，其可为企业可持续发展提供良好的服务，创造更多的社会效益。
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