档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究邢香丽

发表时间:2020/4/3   来源:《工程管理前沿》2020年第1期   作者:邢香丽
[导读] 在社会发展中,无论是企事业单位还是政府部门
         【摘要】在社会发展中,无论是企事业单位还是政府部门,都会产生很多重要的信息,必须对其进行合理的档案管理。对此,本文将简单阐述档案管理的重要地位,同时从不同的角度入手,提出几点加强档案管理的方法,包括推进信息化的建设、健全档案管理系统、提高人员综合能力等,以期为相关人员提供参考。
         【关键词】档案管理;管理方法;信息化;档案管理系统
         档案,实际上就是指人们通过各项社会活动所直接、间接形成的,不同形式的且具有保存价值的记录,其具有原始性的特征,简单来说就是第一手资料。通过档案管理,能够对不同形式的资料进行分类、管理,并在恰当的时候对其中的信息进行利用,发挥档案的作用。由此能够发现,档案管理具有非常重要的地位,必须采用合理的、恰当的方法进行管理。
         一、档案管理的重要地位
         (一)反映单位发展实际。依据档案的定义可以发现,信息是档案管理的重点,档案信息具有明显的动态性特征。就企事业单位来说,其要想得到稳定的发展,并不断提高自身的综合能力,就需要重视档案管理工作,充分发挥档案的价值。在企事业单位的档案中,档案可以将其自身的发展实际彰显出来,如开业时间、经营发展、策略调整、阶段目标、会议记录、体系制定、人力资源等。由此能够看出档案管理与单位的发展有着密切的关系,无论是什么样的工作内容,都可以在档案中获得依据或者答案。因此,企事业可记录档案信息并从中反映单位的发展实际。
         (二)帮助人员作出决策。结合上文的分析可以发现,档案管理确实能够反映单位的发展实际,其信息具有重要的作用,可以为决策人提供有价值的参考。例如:在单位的经营发展中,决策人为了适应市场的变化趋势,想要对当前的经营战略进行合理的调整,在这一环节中,不能盲目作出决定,而是应该对档案的相关内容进行详细的分析,掌握以往战略调整的内容、意义,并总结当前单位的现状,从而作出更加合理的决策。实际上,合理的档案管理可以保证信息的完整性,便于决策人随时利用档案信息,以此来保证决策的科学性、完善性,推动企业更加稳定地发展。
         二、加强档案管理的方法
         (一)推进信息化建设。在档案管理工作中,传统的管理方式基本上以纸质档案为主,需要专门的档案室,不仅会影响信息查阅的效率,还会增加管理工作的成本支出。针对这样的现象,相关单位、部门就应该积极推进档案管理信息化建设,即将先进的计算机技术应用在档案管理中。

具体来说,以互联网、计算机为基础,构建档案数据库,并在单位或者部门内部建立内网,便于实现档案的录入、利用。在这一基础上,技术人员应该对信息化的档案管理设计相应的检索目录,并设置相应的管理人员。通过这样的管理方式,能够在根本上打破传统纸质的档案管理方式,并节省档案管理成本,为档案信息的利用提供便利。所以,为了加强档案管理,必须积极推进档案管理信息化的进程,发挥先进技术的价值。
         (二)健全档案管理系统。在实现档案管理信息化建设以后,以往的管理系统并不能保障档案的安全性,因此必须及时对档案管理系统进行完善,使其可以适应企业的发展需求。究其原因,以信息化的方式进行档案管理,常常会出现信息失窃、病毒入侵、系统崩溃、黑客入侵等问题,对档案管理产生不良的影响。对此,在档案管理的过程中,应该采用远程存储、冷备份、热备份的方式,对档案信息进行备份处理,同时将更多网络安全技术应用在管理工作中,如将内网与外网进行隔离、多子网网关技术、客户端IP与防火墙MAC地址绑定等。通过这样的技术方式,可以在一定程度上提高档案管理的安全性,避免发生黑客入侵、信息丢失等问题,有利于充分发挥档案管理的价值。
         (三)提高人员综合能力。为了实现加强档案管理的目的,必须全面提高工作人员的综合能力,以便于适应档案管理工作的需求。例如:对档案管理人员进行定期教育、培训,使其在掌握传统管理方式、经验的基础上,能够掌握更多信息化档案管理的技术、技巧。基于这一前提,可以有效提高管理人员的综合能力,并推进档案管理的信息化建设,践行档案管理系统的相关要求,促进企业更加稳定的发展。所以,企业应该结合自身的实际、档案管理的需求,重视人员培养的工作,保证其能力可以满足档案管理的要求。总体而言,要想对档案管理方式进行强化,就必須提高人员的综合能力,为保证信息化档案管理奠定基础,从而充分发挥档案管理的价值。
         三、结语
         综上所述,档案管理对于企事业单位、国家的发展,具有重要的作用,可以为决策人制定发展方案提供依据。在这一基础上,管理人员必须重视档案管理工作,并对管理方法进行改进、优化,充分发挥先进技术的作用、价值,保证档案管理的效果能够达到预期目标,充分发挥档案管理的效用。
         【参考文献】
         [1]周萍.档案信息化建设在医疗卫生档案管理中的价值及地位分析[J].兰台内外,2018(03):70-71.
         [2]王红红.《不动产统一登记条例》的实施——论不动产房屋档案管理的法律地位[J].城建档案,2018(01):61-64.
投稿 打印文章 转寄朋友 留言编辑 收藏文章
  期刊推荐
1/1
转寄给朋友
朋友的昵称:
朋友的邮件地址:
您的昵称:
您的邮件地址:
邮件主题:
推荐理由:

写信给编辑
标题:
内容:
您的昵称:
您的邮件地址: