西安邮电大学 陕西西安 710061
摘要：在信息系统应用程度不断升级过程中,财务管理者如何更高效地做好财务管理工作已成为当前一个重要的课题。从分析企业集团财务报销流程存在的若干问题入手,结合电力企业财务管理业务的特点,从实践角度着重探讨企业财务报销流程的改进措施与建议,以期对改善企业财务管理起到一定的现实指导意义。
关键词：企业集团;财务报销;流程改进
财务除了核算与监督的基本职能外,其内含的企业内部协调与服务功能也是不可忽视。在信息时代,随着财务管理环境的变迁,财务人员如何充分发挥企业内部协调与服务功能,更好地适应现代化管理模式,提升内部服务的水平得到了越来越多人的关注。财务报销环节作为财务部门与各部门之间协调最多流程,也就成为财务服务质量提升的重要着手点。电力企业是关系到国计民生的支柱产业,它具有基础性、垄断性、准公共物品和公益性等特点，电力企业具有跨区域、跨业务的特点，建立财务共享服务中心能够达到降本增效、加强内部管控及防范风险等目的，近年来在财务管理上先后推出了全面预算管理、集约化经营、专业化管理,并借助ERP系统实现信息的高度集成,但在财务信息化过程不断推进中,由于有些传统方法没有与时俱进,从而影响了企业管理的效率与效果。本文主要从提升财务报销流程入手,针对电力企业在信息化管理过程中财务报销流程存在效率低、时效性差等方面的问题,提出了解决相关问题的建议与措施,以期对完善企业财务管理实践有一定的现实指导意义。
1信息环境下财务报销流程存在的若干问题与原因分析
近年来,电力企业在加强企业财务信息化建设,完善企业内部控制方面取得了较快的发展,但是在财务报销流程的改进方面仍存在一些不足,主要表现在:
1.1依靠纸质单据进行财务报销审批的模式,阻碍了企业管理信息化的效率
当基础网络设施的建设、数据库的共享、办公的自动化、ERP系统的运用等一系列信息化进程不断地加快时,企业管理过程中所填制的各种表单从传统的纸质单据走向了无纸化已势在必行。长期以来运用纸质的报销单据作为费用报销支付的模式,导致信息的传递必须依靠人工进行交接,这不仅易引起单据的缺失,而且延长了单据滞留在各环节的时间,延缓了信息的传递速度。以大量的纸质单据为介质进行数据传递的方式已成为企业信息化效率提升的瓶颈之一。
1.2同一事项多次审批的报销流程,增加了员工的工作量,降低了业务流程效率
采用了“收、支两条线”的资金集权式管理模式下,推行全面预算管理,通过月度预算实现了对分子公司现金流管理、费用列支与资金支付的控制。这在基层单位实际运作中往往会出现预算审批、费用列支与款项实际支付流程三者相互分离,造成企业内部同一经济业务报销事项必须经过三个独立流程的多次审批的现象。例如在集团公司下属的分子公司内,一项低值易耗品购置业务需经过申请采购审批、付款支付审批、费用报销审批三个环节,并且每个环节都必须经过经办人、部门负责人、财务人员、分管领导、公司经理的多层次审核与批准。就同一事项而言,各层级领导的多次签批确认,造成了业务流程的重复与低效。报销流程中涉及的人员多,相互之间的工作时间安排不一致,尤其是领导,面对的审批数量特别多,经常会被不速之客打断工作思路,降低工作效率。
1.3基于传统的报销流程审批模式,导致报销周期长
长期以来传统的多层级多流程审批,在操作流程上如同串连电路,在传递过程中只要有一个环节脱节,将造成整个报销链条的断裂,经办人员需多次往返于一项业务的办理,造成报销周期的延长。
1.4审批流程之间相互脱节,造成内部牵制与监控执行不到位
由于依靠人工在纸质单据上审批,相互之间缺乏兼容性与扩展性,造成了企业财务内部控制程序、授权审批程都必须依靠人工的判断与手工的传递,容易导致由于审批人员的疏忽而违反相关制度的落实。
2解决问题的对策
2.1建立基于电子单据流转的财务报销审批系统,提高企业管理信息化的效率
对企业的信息资源进行整合,构建一个适用于本企业集团业务特性的电子单据信息传递规则与传递模式的网上报销信息平台,最终实现电子单据有效替代纸质单据,实现无纸化办公。以网上单据替代手工单据,不仅能规范报销人员的填制内容,还可以减少原始单据在流转中可能被破坏或丢失等现象的发生。在报销流程中事先规定各部门的职责,不同的签批人员对于事项审核所承担的责任范围不同,例如经办部门负责人对业务事项的真实性负责;财务人员负责审核单据的合法合规性;公司领导对事项发生的认可审批等;会计凭证作为财务部门重要的会计档案之一,其传递一经财务审核确认后则仅限于在财务内部传递,确保了审核后单据的一致性与完整性。
2.2整合报销流程,减少不增值环节,优化流程效率
将预算管理、报销项目审批、现金流支付管理三项内容统一融入网上报销信息系统的审批流程,通过信息系统的固化设置实现三者相互之间的共享与牵制功能,同时减少企业内重复审批等不增值环节的工作量,促进管理与服务水平的提升,最终推进财务信息化进程。例如企业集团内一项低值易耗品购置业务经过申请采购审批后,在付款支付环节根据预算审批电子单据与验收环节进行确认支付,并直接形成费用报销凭证,从而把预算、费用列支、资金支付审批三个环节融合到一起。当预算申报、审批、支付均在同一系统时,各级审批人员就可以根据自身的时间安排进行事务处理。相关人员在支付确认时可随时查阅到与之相对应的审批依据,从而有效提高管理与工作效率。假定报销流程以员工填写预算申请单为起点,分别经过审批人逐级签批、预算财务人员单据审核、财务经理确认,以出纳支付为终点。以每笔业务流程每个环节的完成时间计算,平均一笔单据从报销起点至到账终点所花费的等待时间约为25分钟。如果员工不在同一办公楼层、存在跨区域的单据传递则可能花费更长的时间。当公司的业务量以每个月4000笔计算,则共需等待时间约为1667小时。
以平均每小时工资15元计算,则需要花费人工成本2.5万元。因而将预算、审核与支付三个业务环节合为一个,年可节约25万元人工成本。
2.3引入工作流管理方式,缩短报销审批周期
采用工作流的推拉结合管理模式,通过工作流的逻辑定义、发起、控制等方式,规范并加快信息的传递。例如在电子审批的动态流转过程中,可以通过实时事件驱动信号与非实时控制信号相结合的审批方式提高流程效率;在多层级的审批过程中,采用电子数据流转方式下,经办各环节人员均可以通过系统查找出停留的环节进行有针对性地催促办理;同时也可以通过系统设置实现定期自动发送催办信息方式,提高待审批事项的处理时间;并且各环节人员均可根据自身时间安排,定期登录系统采用批处理方式完成所管辖范围的审批业务,从而避免工作期间被不断地打扰的现象发生,大幅降低报销业务的审批成本。此外,可以根据不同业务类型特点设置规范报销系统的审批流程,如顺序审批经、同步审批、远程交互等,使流程更具有灵活性。在此基础上,与OA办公系统、IE网络等远程办公系统相结合实现移动办公更可优化员工工作效率。
2.4固化关键控制点,实现审批环节的刚性控制与相互牵制
将申报、预算、审批、核算各数据源高度统一融入报销系统,一方面可避免审批环节之间的数据孤岛现象;另一方面通过系统固化报销流程的关键控制点,可以较为准确地落实企业集团的内部控制体系,避免监控点的脱节。首先将工作流的控制结构引入报销系统;然后把集团内的最新版授权指引直接具体地细化设置到系统内,从而把员工报销执行的线路自然固化;最后在内控制度执行检查时直接调用监控程序核实授权指引的执行情况与例外事项。这样集团的内部控制制度、授权批准范围、业务流程、岗位职责就能有效地融入财务报销审批系统,确保了内部控制制度执行的一致性、员工执行的规范性。
2.5提高财务报告的质量，杜绝虚假报告
建立一套成熟有效的监管机制，以合理保证最终公开披露的财务报告的真实性，主要做到以下几点。
2.5.1完善财务报告法律体系，规范会计信息披露行为。目前我国在规范财务报告编制和披露方面制定了一系列行之有效的法律法规，如已颁布实施的《会计法》、《公司法》、《会计制度》、《会计准则》、证券监管办法等法律和法规性文件，基本形成了财务报告规范体系。但是，不可否认其是还存在着不同行业、不同性质经济主体间的信息披露方法不尽一致，会计主体能通过一些技术手段调节报告信息等许多漏洞。因此，要杜绝产生虚假财务报告，就必须首先要保证财务报告编制的主要标准符合相关法律、法规和准则的要求，有关信息的披露要真实、完整。因此，只有进一步制定出系统的、科学合理的财务报告规范体系，才不会给造假者以可乘之机。
2.5.2建立企业内部有效制衡、约束制度。要建立企业内部有效制衡、约束制度，一是要运作内部控制制度原理，二是要建立严格的会计核算制度。三是要在国家政策、法规的指导下建立健全严格的内部管理制度，提高制度基础审计的效果。
2.5.3建立全面的信息交流制度，疏通信息沟通渠道。要彻底打破目前各部门之间信息横、纵向交流少，企业可以针对不同的目的报送不同的财务报告的做法。应由政府部门或政府授权的几个单位牵头。建立专门报送财务报告的网站或信息渠道。
2.5.4提高会计职业道德和业务素质，从根本上防范虚假财务报告。目前，随着会计人员职业技能不断提高的同时，会计人员的职业道德教育却成了空缺。在管理当局的操纵下，在利益诱下，会计人员很容易成为管理当局的帮，通同作假，粉饰财务报告。因此，必须要建立相应的职业道德管理监控机制，对会计人员违规、违法行为严惩不贷，形成“高压线”和“防火墙”，真正做到责、权、利的有机结合。
3结论与建议
综上所述,在信息化环境下,企业财务报销流程需要与时俱进,通过业务流程重组与工作流优化,提高财务管理效率,支持企业战略目标的实现。对报销流程的整合、优化可以提高企业管理的效率与质量,加快企业信息化进程,促进可持续发展。限于本文所探讨的主题,未来财务管理还应进一步关注以下方面:
3.1注重持续改进
由于企业集团面临的内外部环境在不断地变化,因而财务流程的改进是循序渐进、永无止境的,相关的流程标准、控制方式和控制方法也应适时调整跟进。一旦企业改进了自身的财务报销流程并采用网上报销系统完善财务报销的申报、预算、审批、支付流程,则企业还需进一步跟踪执行的效果、收集反馈意见、改进优化等后续工作,使系统的上线推广不仅仅流于形式,而是真正带动企业集团管理控制水平的提升。
3.2强化信息风险控制
当企业采用了信息系统的电子化审批流程,则应进一步关注IT环境下的信息风险控制,如系统安全控制、用户授权、系统权限设置、操作规则控制、CA数字电子安全证书认证管理等安全管理措施,确保系统运行的保密性、安全性、完整性,以及授权的合法合规性。
3.3提高人员素质
通过改进财务报销流程将信息集成化只是优化企业管理的工具之一。现代企业信息化管理成功的关键更重要的还是于管理人员的有效运用,管理人员只有转变观念跟上信息环境的变化、不断地提高自身素质,企业的管理水平才能得到提升。
参考文献
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