云南金鼎锌业有限公司组织人力资源部 671401
摘要：本文首先阐述了人事档案在企业人力资源管理中的作用，接着分析了人事档案在人力资源管理中的应用及发展进行了探讨。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。
关键词：人事档案管理；企业人力资源管理；作用
引言：
人力资源档案管理工作是一项长期的工作，做好这项工作是优化企业人力资源管理工作的关键所在。因此企业一定要对其人力资源档案的管理进行优化，发挥其真正价值。同时相关管理人员应该加大对人力资源档案管理工作的重视程度，加强其中的信息化建设，不断培养出具有高水平的专业人员，从根本上实现对人力资源档案管理水平的提升。
1 人事档案在企业人力资源管理中的作用
1.1 提供最基础的信息参考
人事档案作为职工个人基本信息的储存单元，集中反映着职工个人的基本信息和主要社会关系，能够真实完整地展示职工的学习履历，是组织人力资源部进行人力资源配置的基本依据。组织人力资源部通过查看职工个人档案信息，可以全方位、准确了解职工的基本情况，对其履职能力进行初步的预估和评价，将职工安置在与其现有能力和潜力相适应的工作岗位，以充分发挥职工自身优势和岗位平台优势，最大限度地发挥人才和岗位效益，实现人才和岗位“双赢”。
1.2 有助于实现人力资源优化配置
职工初入职场，对于组织人力资源部来说，对职工的了解仅限于外围了解和浅显了解，无法对职工进行全面深入的了解。完整的人事档案信息不但储存着职工的基本信息，也记载着职工的履历信息和奖惩信息。这些履历和奖惩信息客观地反映着职工以往的工作履历以及职工与岗位的匹配性，也是职工履职态度和履职能力的真实反映。有助于组织人力资源部对职工的履职能力和履职方向有个大致明确的判断，有助于组织人力资源部合力安排工作岗位，实现人力和岗位资源的优化配置。
1.3 有助于管控潜在风险
人力资源配置除了要实现单位人力、物力资源的合理配置，同时也要管控职工的履职风险。人事档案中记载的职工基本信息和主要社会关系，有助于组织人力资源部在职工职位配置的过程中，准确掌握职工个人的出生地、成长地和主要社会关系等信息，进而在安排工作岗位或者分配工作任务的过程中，正确处理履行公职与履职回避、公务回避、亲属回避等风险管控事项，降低人力资源配置中可能出现的潜在风险。
2 人事档案在人力资源管理中的应用及发展
2.1 人才招聘
招聘就是国家或企业吸引应聘者并从中选拔、录用企业需要的人才的过程。求职者可以通过互联网平台了解用人单位公开和透明的招聘信息，了解应聘工作岗位对自已的符合程度，寻找恰当的平台来施展自身的才华。企业也可通过网站平台了解应聘者的知识、技能、能力、人格、兴趣、偏好，找到适合企业发展的急需人才或挑选适合的候选人。招聘成功后，招聘单位的人事档案管理部门会接收应聘者完整齐全的人事档案材料，这是原始人事档案材料，它记载应聘者基本情况和本人经历、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料，以往工作和学习单位对应聘者优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的考核材料等等。
2.2 人才培训与开发
员工培训可以提高员工的知识和技能水平，提高他们的工作绩效，使用人单位能够在激烈的竞争中保持自已的人力资源优势和竞争力。用人单位可以根据自身的实际情况选择购买或量身定制专业培训机构开发的网络培训软件，或与大学合作，会针对单位的实际情况开发网络课程，放置于单位内部网上，为本单位的员工提供定制的课程学习，让员工随时随地学习。
这个阶段最后会生成培训考核的成绩、更高层次的进修毕业证明或结业证明等文件材料，这些材料都属于归档范围的人事档案材料，必须经有关部门审查签字盖章后，方能送入人事档案室归档。这些证明材料会与今后的奖励、晋级提拔等挂钩起来，属于本人在用人单位的新建人事档案材料。它们真实记载员工充实自已、完善自已的成长经历。
2.3 人才测评和人员使用
用人单位的组织人力资源部门经有关领导批准后，可从人事档案管理信息系统调入员工的个人档案信息：工作具体内容、工作成绩、人员绩效考核、人员岗位、继续再教育信息、调薪调职信息等各种数据，利用大数据的各种技术手段，可以准确计算出员工能力、工作态度、忠诚度、进取心和出现风险的概率，用人单位将社会评价和个人评价相结合、实地调查和考试考核相结合，不断完善人才选拔机制。科学合理的人才竞争选拔机制，能够促进单位人才素质的整体提升，优化人才结构，使单位的各个岗位能够找到最佳适合的人才，同样也能够让员工找到最合适自已的工作岗位，从而可以不断增强单位新产品的研究开发能力、业务拓展能力，提高劳动生产效率，节约材料和能量消耗，降低成本等，使企业得到长期的可持续发展。
2.4 绩效与薪酬福利管理
组织人力资源部门进行绩效考核时需要搜集与每个员工的工作状态、工作行为、工作结果等有关信息，并将其转化为对员工工作的评价，据此为人力资源开发与管理提供信息支持。员工只有充分了解自已的工作绩效，才能对自已有一个正确的认识，逐步在工作中提高。用人单位通过大数据的职位分析，可以更准确地评价出不同职位价值，通过与考核紧密结合，企业给不同职位标出不同的薪酬金额，员工就可以在互联网技术的支持下，认真地选择自已最喜欢最能满足个人需要的薪酬职位，从而也使单位获取最佳的经济效益。人事档案室管理人员要及时做好每年度或一个阶段的绩效考核和薪酬变动材料的收集工作，督促组织人力资源部在规定期限内，把单位签字盖章的材料归入档案室保存。
2.5 职业生涯规划
有关于职业生涯发展规划方面的问题，还需要结合自身实际情况进行分析，尽量择取适合自己的发展路线，可以通过人事档案信息管理系统，对员工职业发展进行精准化的分析，具体方法就是通过分析大量的员工信息资料，通过大数据的方式从兴趣、专业、业绩、意愿、职业规划等进行人物判定。同时这对于用人单位来说也是一件好事，使用大数据的方式能够更好地发掘人才，为员工提供更好的职业生涯规划，在招聘时重视应聘者的职业兴趣并提供较为现实的发展机会。人力资源管理系统在这个阶段会产生个人自我评价书和个人定期职业计划书，这些文件材料对今后绩效与薪酬福利管理、人员测评和使用管理等起着重要参考作用。根据用人单位需要，也可作为人事档案材料归档保存。
2.6 劳动关系
劳动关系是人力资源管理中极为重要的一个研究的实践领域，也是一个法律概念，具有明确的法律内涵。如果你与单位签定了劳动合同、用人单位就有了你的人事档案管理权限，单位就必须为你免费办理、保管你的人事档案。劳动合同是人事档案材料中重要的材料，它包括劳动者享有诸多法律所赋予的权利以及企业如何履行的社会责任，具体包括工作时间、休息时间、劳动报酬、劳动安全卫生、劳动纪律与奖惩、劳动保险、职业培训，还包括劳动行政部门与用人单位、劳动者在劳动就业、劳动争议和社会保险等方面的关系。一份科学合理的劳动合同，有助于发展健康的劳动关系，它既能让劳动者权利受到保护，又能够帮助企业实现其基本使命，完成其社会责任，还能提高企业的盈利能力。
结束语：
现如今，我国的人事档案管理高度已经适应不了当今社会发展的需求。因此，探索人事档案管理新思路是当前第一重任。回顾以往，我国传统的人事档案管理在各领域都发挥了重要作用。现在人才资源的比较越来越透明，作为承载人力信息资源的庞大系统，人事档案管理工作正呈开放式管理方向发展。
参考文献：
[1]刘俊伟.论述人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].东方企业文化.2018(S2)
[2]何磊.人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J].管理观察.2019(09)
[3]代小娟.人力资源管理中人事档案管理的有效运用探讨[J].办公室业务.2019(08)