郓城县高级技工学校 山东菏泽 274700
摘要：高职院校档案真实地记录着高职院校教职员工资料、学生资料、人才培养情况、教学、管理、教研、科研、社会服务等有价值的原始记录信息，凝聚着高职院校广大教职员工与学生的奋斗历程。本文阐述了高职院校档案在高职院校管理中的作用、高职院校档案管理的现状，并针对高职院校现阶段档案管理中存在的档案材料收集不全、档案管理手段不够先进、档案管理制度不够完善等问题进行分析，提出了加大宣传力度，强化高职院校师生的档案意识；开创档案管理模式新思路新方法，实现现代化档案管理；不断完善高职院校档案管理工作制度等对策。
关键词：高职院校;档案管理;存在问题;管理对策
高职院校档案蕴含着大量知识的文献，真实地记录着高职院校教职员工资料、学生资料、人才培养情况、教学、管理、教研、科研、社会服务等有价值的原始记录信息，凝聚着高职院校广大教职员工与学生的奋斗历程。
1高职院校档案在高职院校管理中的作用
高职院校档案管理工作数量多，内容涉及方方面面，在教学与管理工作中的作用十分重要。
1.1高职院校档案管理为高职院校管理工作提供依据
高职院校档案除了记录校园精神文明建设情况、师生工作与学习情况、教学实践、教学研究等资料之外，也记载了高职院校从建立到发展的完整历史，记载了每一项高职院校管理工作从开始应用到执行整个过程，记载了高职院校的优秀历史、丰功伟绩、优良传统和宝贵经验。高职院校的管理者以此为基础、为依据，汲取其中的精华，综合分析，科学决策，从而形成正确的发展思路。因此，做好高职院校的档案管理工作对于一个学校的发展是非常重要的。
1.2做好高职院校档案管理工作能在很大程度上激发广大教职员工的工作热情
高职院校档案是高职院校历史文化的重要载体，在高职院校档案中，记载着每一位教职员工曾经为学校所做的贡献，包括他们的教学计划、教学资料、教学总结、教学改革等信息资源，这些丰富信息资源被挖掘出来，让档案鲜活起来看到这些记录完整的档案，会在很大程度上增强广大教职员工的荣誉感和自豪感，激发广大教职员工的工作热情。
随着我国社会经济的快速发展，目前各高职院校都实施了提前单独招生、对口单招、普通高校招生、注册入学等形式的多元化招生形式，高职院校在校生的录取种类愈来愈多，形式在不断增加，在加上近几年各高职院校还招收外省级学生和国际生。这都给当前高职院校档案管理工作带来了挑战，也出现了一些档案管理方面的问题。
2现阶段高职院校档案管理状况
2.1现阶段高职院校档案材料收集不全
档案材料不齐全，经常是工作人员因为疏忽等意外情况的发生导致的，譬如，高职院校的教师、教研人员在申报某项科研、教研以及立项的过程中，往往仅包含申请材料，而没有申报、立项等整个过程方面的材料；档案的形成与归档相脱离，校内各部门各二级学院各自为政，没有进行有效的沟通，负责收集各部门、各二级学院档案形成过程中的工作人员，与整个学校负责档案归档的工作人员，他们在进行移交档案材料工作时，由于档案的形成与归档相的脱离，造成档案材料交接过程其中的部分档案材料发生了流失；高职院校在全面开放实验室时，校内的老师、学生以及工作人员都可以进入，没有设立任何限制，然而在高职院校档案材料中，此类实验室的使用实时记录方面的材料却很少；一些教师的校内实践实训课，在实践实训过程中，布置给学生的作业、实训报告等材料没有留下记录。导致教学过程材料收集不全的主要因素包括高职院校档案管理人员频繁更换，新旧档案管理人员交接过程中，对于档案材料的交接工作重视不够，导致档案材料流失。
2.2高职院校档案管理手段不够先进
高职院校档案种类多，包括学校及各部门制定的文件、各级各类的会议记录和纪要、试卷、学籍档案、科研、教研及师资管理等各方面的档案材料，管理工作烦琐，涉及高职院校档案的记录和存储，需要在这大量的档案中完成快速检索的工作。高职院校大多数档案文件被各部门各二级学院所保留，被保留的档案文件多数是没有日期以及公章等内容的；有的公文在格式以及字体格式等方面存在较多的问题；大多数的数据文件也是由高职院校的各部门各二级学院所上报的，这些数据文件一般对口径缺乏统一性，口径的缺乏极易导致数据的失真。可见，现阶段很多高职院校档案管理手段仍然较为落后，缺乏统一规范以及分门别类的标准，导致出现高职院校档案前后名称不一致的现象比比皆是。目前高职院校档案管理人员已经意识到传统的手工纸质模式已经无法满足数字信息时代档案管理的发展要求，必须积极探索适应学校的档案管理的方法和手段，为学校的建设和发展提供强有力的保障和支撑。
2.3现阶段高职院校档案管理制度不够完善
一些高职院校在管理档案的过程中，各二级单位档案管理人员基本上是非档案专业的人士，几乎没有接受过正规的业务指导，他们所收集的档案材料从纸张大小到归档类目等方面都不规范，导致档案管理工作混乱。纸质档案保存起来不仅容易受损，同时查找还费时费力，而且占据了大量储存空间，管理工作效率低。有些高职院校没有定期对档案材料进行整理，档案材料很乱，给查找档案造成很大困难，需要花费相当时间才能查找到所需档案。有时在整理或者查找档案时居然发现档案材料丢失了的现象。档案管理工作采用人工收集的方式进行，凭借档案管理人员的主观意识进行分类归类，加之没有科学和系统的分类整理制度，导致档案整理经常出现标准不统一、整体信息不够准确完整、杂乱无章，档案信息与高职院校发展出现脱节，上述这些都是高职院校档案管理制度本身存在的欠缺。
3高职院校档案规范化管理的对策
针对现阶段高职院校档案的现状问题，结合现在高职院校的实际情况，笔者认为可以从以下几个方面来规范高职院校档案管理工作。
3.1加大宣传力度，强化高职院校师生的档案意识
高职院校，应当加强宣传力度，强化档案管理工作人员的责任意识，积极组织关于档案管理的相关培训，提高档案管理工作人员对档案重要性的认知，加强其工作责任感，从而保证档案收集、整理工作、归档工作的水平和质量。
档案管理工作的有效推进离不开广大师生的理解和支持，所以高职院校要主动加大力度对档案管理工作进行宣传，在全校范围传递档案对于师生的重要性，对于学校发展的作用，帮助广大师生树立档案意识，全面支持档案管理工作。高职院校档案都是随着高职院校的各项教、学活动的开展随机形成的，只依靠几位档案管理人员随时跟进和收集档案资料是不现实的，因此，应当依靠群众的力量，由广大的师生和档案管理人员互相配合完成。比如学生档案管理，辅导员老师熟悉学生各项活动，可以说与学生打成一片，他们还都具有丰富的实践教学经验，不过其时间和精力却是有限的，也不具备档案管理的专业知识，在档案管理工作中起到的是辅助作用，辅导员老师要与起主导作用的档案管理人员互相配合来完成学生档案管理工作。又如，高职院校的学生，他们在了解了档案材料的重要性之后，就会支持档案管理人员的档案整理工作，及时提交学校规定的档案材料。
4结束语
随着社会经济的不断发展，高职院校档案管理工作制度应做到与时俱进，及时调整与不断完善。
参考文献
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