摘要：档案信息化管理指的是在管理档案的过程中，结合先进的管理方法，采用智能化的技术手段，实现档案信息的科学性管理。随着信息化时代的到来，需要运用智能化的档案管理模式，节省人力、物力，有效的提高资源利用率，体现出档案的作用。基于此，本篇文章对档案管理信息化的科学管理进行分析，以供相关从业人员参考。
关键词：档案管理；信息化；科学发展；路径；创新
引言
对于档案信息化建设而言，其是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况，新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。
1当前档案信息化建设存在的问题
1.1对档案信息化建设的重要性认识不足
现如今，一些单位对档案信息化的建设认识不够充分，对档案信息化建设及信息技术的应用缺乏系统的深入研究。认为档案管理仅仅是一项辅助性的工作，其基本任务主要是接收、保管档案，提供相应地保管措施。而且还忽视档案管理工作的潜在价值。在档案的信息保存量上，不注重信息资源价值的开发，并且错误地认为档案信息化建设将相应地纸质档案通过各种手段转变为电子档案。因不够重视，造成档案管理信息服务水平、信息化时代对于当下的管理要求并不适应。
1.2档案管理机制不完善，跟不上新时代档案事业发展的需要。一是档案管理机构不健全，管理职能不明确。受机构编制及人员因素制约，有的只是设置了综合档案室，对重要的文书档案、会计档案、业务档案和音像档案等由综合档案室集中统一保管；对短期工作记录、临时性文书档案资料等，更缺乏专责保管，很容易造成档案管理职能不明确、分工不细、专业不精，影响档案管理工作的规范化水平。二是档案管理制度不完善，检查督促考核落实不到位。目前，行业主管部门对涉及档案管理方面的制度、职责规定较少，有些单位的档案管理相关制度是结合本单位情况，参照或借鉴其他规章制度自行制定，档案管理工作制度依然不完善。三是缺乏专职档案管理人员，档案知识储备不足。随着信息化社会的发展，档案种类和信息载体的多样化，对档案管理人员的素质要求越来越高。有些单位在档案管理人员培养培训上缺少投入，档案管理人员的管理水平仅停留在传统经验和习惯做法上，跟不上时代发展且手机整理的档案由于是传统及习惯的模式，不利于保存长久。
1.3三是档案信息化管理缺乏安全意识
档案信息与其他信息资源存在一定的区别，档案信息中包含非常重要的文件，有些还是机密文件，因此，对档案信息进行管理是非常重要的一项任务。在档案网络发展大背景下，如果档案信息没有一个实时监管的管理系统，那么档案信息非常容易出现复制和盗取情况。一旦档案信息被不法分子盗取，那么就很容易造成档案信息中的重要信息丢失，这样也会间接影响社会各个领域的有序发展。
1.4档案管理中运用到的信息化设备更新缓慢
从实践来看，我管理站建筑工程档案信息化建设发展比较缓慢，信息化设备更新缓慢，难以达到档案的信息化管理的实际所需。另外，更新信息化设备需要投入一定的资金，为了有效控制成本支出，很多单位只为档案管理工作配备了最为基础的信息化设备，人力、物力投入非常有限，不能满足越来越多的工程档案管理的实际需要，因而，很大程度上制约了工程建筑档案管理工作的信息化建设的进程和实效。
2档案信息化建设的重要意义
近年来，随着我国社会的快速发展，信息化建设程度越来越高，档案管理融入信息化也是必然的趋势。首先，对于档案管理而言，其不同于一般的资料，在信息化发展下，纸质原件档案也是必不可少的，比如说土地证原件、财务凭证原件等。其次，在进行信息化查询时，查阅的速度也会更快，更加准确，不仅仅可以节约大量的时间，同时也会提高相关人员的工作效率。
最后，其可以方便快捷的查询到相应的档案资料，例如有的人想查询多年前的设计图纸，可以在档案管理软件上进行搜索，浏览到相关内容，有相应权限的领导可以看到相应的财务、人事等等方面的档案内容等。根据以上分析，信息化就是希望越来越多的人可以快速、有效的利用档案，让档案的存在发挥其应有的最大化价值。
3提高档案信息化管理的策略
3.1、把握关键，建立数字化的档案信息数据库
档案信息化管理的目标和重点在于能够让档案的查阅者、利用者从广泛的档案资料中直接、快速地找到自己所需要的档案。建立数字化的档案信息数据库能够实现这一目标、突出这一重点。因此，实现档案资料的共享是档案资料信息化管理的关键所在。首先，档案管理部门和人员需要利用信息技术和计算机技术来促进纸质档案向数字化的转变和录入；其次，按照科学的标准和依据，对经过信息化、数字化处理的档案资料进行优化处理，建立数字化档案的基本目录数据库，使档案信息一目了然，保证档案资料的利用者能够明确查找方向，提高查找效率，也能够有效减少办公系统运行期间对内存的需求；最后，根据数字化档案的主要内容来大致分类，主要划分为几个不同的专题，在此基础上建立数据库，保证数据库的开放性，以方便不同部门间的档案互通和共享，提高档案资料的利用效率。例如，为了完善信息化档案管理，档案资料管理人员应建立数字化的档案信息数据库，对纸质档案完整地进行电子扫描，并将所有文件都输入到新建立的数据库中。在数据库的建设过程中，档案管理人员要根据档案的时间、种类及不同的任务进行划分。待使用、查找时，查阅者输入关键词便可查找到相关内容。
3.2不断丰富档案信息服务的形式
大数据时代，建筑工程档案管理服务要紧跟时代的发展变化，实施信息化建设，借助信息技术，不断优化档案信息资源，进一步丰富档案信息服务的形式。其一，利用微缩技术服务。在工程档案管理中，必然会有一些非常重要或者非常珍贵的档案资料，对这些资料的保管要非常谨慎，既要防止损坏，也要防止丢失或者被盗。这时可以利用微缩技术，将这些资料进行缩减，进而妥善保管。另外，在工程档案管理中，资料信息非常多，而且繁杂，加强信息化建设，利用信息技术的强大功能，能够极大的提升档案管理的效率和质量。
3.3提升素质优队伍
信息化档案管理中人才队伍建设是关键，需要重视对工作人员的培训和绩效考核，依据考核结果进行相应地奖惩，激发员工工作积极性。此外，应该重视培训，提高员工的业务水平，确保各个部门和档案管理部门能够形成一个较为统一的、有机的协调系统。部门（单位）在推进档案信息化建设中要督促检查、指导并推动此项工作开展。
结束语
档案信息化管理模式的有效运用，可以将档案这一非常重要信息资源的价值，最大程度的在实践工作中加以体现。当今的档案信息管理工作，应不断在完善中创新管理模式，进而有效的促进档案管理工作的发展，最大程度上体现出档案的可利用价值。
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