摘 要 如何在保证技术标标书质量的前提下，在有限的时间内降低投标工作强度，是摆在广大投标人员面前的共性问题。本文通过对招标文件组成部分及关键信息的梳理，标书编制前准备工作的简介，专用投标系统与辅助工具的推广应用，实现标书编制工作提质增效目标，可为投标人员日常工作提供有益帮助。
关键词：信息梳理；投标准备；标书制作系统：辅助工具
1 概况
投标工作往往需要在短时间内通读并把握招标文件的要点，按照发包人要求及企业综合技术实力编制标书。编标过程中，由于招标文件中信息量繁多，参与编标的人员能力参差不齐、流动量大，利用常用办公软件编标费时费力，难以满足实际工作需要。根据本人参与投标的经验，以及个人对于投标工作有关流程及辅助工具的积极探索、运用，在招标文件中梳理投标文件所需信息，通过参考资料筛选及编标分工，标书基本格式设定，标书制作系统运用与辅助工具操作，既可降低投标工作强度，又可提高专业技术人员业务水平。
2 招标文件技术条款信息梳理
一般情况，一套完整的招标文件由商务条款、技术条款及招标图纸三大部分组成。如果没有针对性逐页、逐条阅读，不仅费时费力，而且收效不佳。通过对几个大的能源投资公司招标文件分析，技术标投标文件所需的信息主要集中以下几个方面：
（1）投标人须知前附表：可查项目名称、工期、质量目标、现场踏勘、分包及标书编制格式及装订要求等信息；
（2）评标办法：可获知发包人对评标内容要求及侧重点，是投标文件章节划分，标书涉及内容及要求的依据；
（3）专用合同条款：对于工程质量、安全目标，工期节点，工程施工材料和机械设备供应等详细信息及调整内容的说明；
（4）工程量清单：显示项目结构、部位、技术指标及数量，是投标文件施工方案及施工强度指标确定的重要依据之一；
（5）施工组织设计附表：明确投标文件需提供的施工设备、试验和检验与监测设备、劳动力等施工资源和施工规划等资料；
（6）工程概况：详细介绍工程特点、工程水文、气象，工程地质，施工条件，本合同项目及其工作内容，本工程与相邻标段的工作界面等信息；
（7）施工辅助设施：明确发包人（承包人）提供施工风、水、电、场地、砂石料及混凝土系统情况，以及承包人承担的相应施工责任；
（8）招标图纸：对于工程所处位置、结构型式的可视化表达，明确重要部位设计、施工技术指标要求，是投标文件中施工方案的确定的重要依据之一；
（9）澄清文件：发包人对于招标文件中表述模糊或错误的内容进行明确或修改。
投标人员在翻阅招标文件时，把握住招标文件中上述内容，穿插浏览标书其它部分，能够快速抓住招标文件关键信息，为编标工作赢得充裕的时间。
3 参考资料筛选及编制标书分工
3.1 参考资料筛选
在标书编制前，投标人员一般会在本单位资料信息库中搜集相关资料。要想在短时间内找到满足需要的参考资料，不仅需要在日常的工作中多收集以往标书资料，而且应在电脑安装快速搜索引擎如Quick Search。在初步进行参考资料归档后，利用Quick Search软件可快速实现同一字段的资料检索，节省查找资料时间。在找到相关资料后，应按照与本工程施工内容、施工方法的适用原则，甚至同一地域、同一发包人等条件进行二次筛选。如此以来，能够避免重复性工作，有效节省时间。
3.2 编制标书分工
在领会发包人提供的招标文件要点(主要为评标办法和投标文件编制及装订要求)后，根据招标文件要求对编制的标书进行章节划分，并明确各章节编制人员责任分工、阶段工作目标。分工表中除注明各章节名称、编制人员外，还应对各章节的侧重点（响应招标文件评标办法中打分项）、注意事项及总负责人进行说明。
4 投标文件格式
一般情况下，投标文件格式需投标人自行确定（发包人对投标文件有要求的除外），为便于前期编标以及后期汇标、排版，需起草相关投标规定，规范投标文件格式。例如，对Word文档中对页边距、标题编码，正文及标题行间距及字体，页眉、页脚设置，表格及插图要求，以及常用资料引用、单位符号书写等应作说明；对AutoCAD图纸中对图框、标题栏、图纸标题及字体类型及大小，材质颜色，出图效果等应作说明。
5 标书系统在投标工作中的运用
为提高编制标书功效，近年来各个专业公司相继开发了标书制作系统，其中比较具有影响力有中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所开发的《PKPM建筑施工整体解决方案软件》中的《PKPM标书制作系统》、杭州品茗安控信息技术股份有限公司开发的《品茗标书快速制作与管理软件》。本文以中科院开发的《PKPM标书制作系统》为例，简要介绍软件在投标工作中运用。
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PKPM标书制作系统不仅可以实现与Office软件的联动操作，而且可根据标书编制需要，利用软件相关功能插入施工资源及材料表格。此外，软件中包括素材库、模板库，便于投标人员随机调用参考资料和投标文件模板。在最终生成标书前，通过格式设置，完成封面样式、目录页眉页脚样式、章节标题样式、正文样式设置，可生成一套完整的投标文件。系统默认文件（扩展名?pjf）保存路径：pkpm20XX/SGGL/BSZZ/LIB/Projects文件夹中。
6 标书编制辅助操作
6.1 Project文档与P6文档互转
以Project文档转换P6文档为例，具体操作步骤：（1）将Project文档保存为?XML格式，（2）在P6软件导入格式中选“Microsoft Project（XML）”项，按软件提示执行一系列操作就可将实现Project文档向P6文档转换，（3）执行“显示”→“栏”→“栏标签”系列操作，将转换的P6文件进度条开始/完成时间类型与对应的左侧列表中的开始/完成时间类型设置一致，（4）在日历对话框中进行工作日（含日工作时）设置，确保资源分配后强度指标准确性。相应的，可利用P6软件的导出功能实现P6文档向Project文档转换。
6.2 进度计划横道图转换网络图
现在多数招标文件规定需附施工进度计划网络图，通常利用Project、P6软件编制的进度计划转换的网络图效果不尽人意。易利项目管理软件可实现Project、P6软件进度计划横道图根据用户需求快速转换网络图，且转换的网络图便于编辑，导出文件格式多样化。
6.3 理论计算的引入
在有限的时间内，针对重大、关键施工项目进行理论校核计算且图文并茂，不仅能够确保施工方案的可靠性、合理性，而且提升标书的质量。笔者建议在施工方案论证中引入国内可信度较高的《PKPM建筑施工整体解决方案软件》中的《安全计算系列》、《岩土系列》或《品茗建筑安全计算软件》软件理论计算成果。以品茗软件为例，软件安全计算涵盖脚手架工程、模板工程、临时工程等13个模块工程安全计算。在选择对应项目后，通过系统提示输入符合要求的技术参数，软件不仅可以自行测算假定技术参数是否满足安全规程要求，而且能够自动生成计算简图和计算书。该软件计算速度快，生成的理论计算结果准确率高，应用优势明显。
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6.3 施工图块调入
在绘制投标图时，对于特殊的图块如塔吊、混凝土拌和站、钻爆机具等专业设备及建筑物标识，既可通过《PKPM建筑施工整体解决方案软件》中《施工现场平面图》、《三维现场平面图》模块插入，也可通过《品茗建筑安全计算软件》中的《施工图》模块插入。其中PKPM软件插入的图块主要用于施工布置图，品茗软件插入的图块主要用于计算书简图或施工工艺图。
6.4 获取CAD图形
在招标图纸仅提供纸质版或pdf格式版情况下，获取CAD图形，可通过两种方式获取：（1）pdf格式图纸利用pdf2CAD软件转换成CAD图形；（2）无法利用pdf2CAD软件转换的pdf格式图纸或JPG格式图纸，可利用Able Software R2V for Windows软件矢量化进行提取。
7 其他工作
7.1 专业技术资料收集
日常工作中应注重对土石方、混凝土及施工规划布置等典型施工方案的收集，尤其是对工艺流程、特种设备性能参数、施工资源选型及配置计算、“五新技术”等资料的收集整理，并及时整理工作心得体会，以便在后续编标工作中快速调用。
7.2 标书合规性检查
标书汇稿前后，应根据投标文件要求，对标书内容、格式及装订要求进行全面、细致检查，发现问题及时更正，避免由此引发的标书质量问题甚至废标情况。
8 结语
通过对招标文件信息的梳理，投标文件编制前后各项工作的准备，标书制作系统及辅助工具的运用，重视日常工作的经验积累，不仅节约编标时间，而且提高标书质量，为企业参与竞标并成功中标奠定坚实基础。
参考文献：
⑴ 中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所.标书制作管理软件操作说明（BSZZ）.2007.
⑵ 中国建筑科学研究院建筑工程软件研究所.施工安全设施计算系列软件（SGJS）.2016.
⑶ 王全杰，张西平.标书制作软件实训教程.J.中国建材工业出版社,2013.
⑷ 杭州品茗科技有限公司.品茗建筑安全计算软件操作说明.
⑸ 北京国电联合商务网络有限公司.P6软件操作手册.2010.
⑹ 解海军.浅谈几种常用软件在日常工种中的运用技巧基层建设.基层建设杂志社,2015(27):428-429.