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论创优工程资料的编制与管理林小清

发表时间：2020/4/30 来源：《基层建设》2020年第1期作者：林小清

[导读] 摘要：工程资料编制工作及管理工作的开展效果能够在一定程度上影响项目评估结果。

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        摘要：工程资料编制工作及管理工作的开展效果能够在一定程度上影响项目评估结果。但由于创优工程的规模往往较大，且所涉及的施工内容较多，导致其所包含的工程资料也较多，这种情况下工程资料在收集、协调、整理、执行等过程中存在较大的困难且比较复杂。所以需要项目决策者能够制定有效管理措施，要求工程资料管理工作人员能够按照所制定的措施和相关要求对工程资料进行编制和管理，为工程创优提供有力数据支持。本文就创优工程资料的编制与管理作出分析，提出几点建议，以供参考。
        关键词：创优工程；工程资料；管理策略
        工程创优不仅需要具备合理的工程设计方案、施工方案以及工程施工过程中较高的施工质量，还需要做好工程资料的编制、管理等相关工作，这样才能最大程度上降低对工程评优所产生的不良影响，进一步提高工程整体建设水平和创优能力。所以需要项目工程相关人员能够分析现阶段工程资料在管理过程中存在的问题，了解资料编制注意事项，结合工程的实际情况等要求制定最佳的管理策略，促进创优工程资料相关工作的顺利开展。
        一、创优工程资料编制注意事项
        （一）确保资料的完整性
        从项目施工开始至建设完成，此阶段中任何环节或工作内容所涉及到的资料都应合理妥善保管，如施工单位的消防施工许可证、环保部门相关检查资料等[2]。只有确保资料具有较强的完整性，才能为创优工程资料提供有力保障。
        （二）提高资料的时效性
        工程资料应与项目工程的进度保持一致，不得出现先进行施工建设，后补交相对应的工程资料。所以在进行工程资料编制时需要提供资料的时效性，相关人员应严格按照相关要求对工程资料的形成、审批等多项环节开展工作，保证各环节工作都能在规定时间和要求内合理完成。
        （三）保证工程资料签字齐全有效
        工程资料字迹清晰、内容完整、结论明确、签字（盖章）齐全、有效，严禁随意修改工程资料，当确修改时，先行划改，再由划改人签字。项目资料管理工作人员在接收工程资料时应严格检查资料的签字问题，避免出现漏签、误签等问题。针对于工程资料无原件时，提供单位应在复印件上加盖单位公章、注明原件存放处，由经办人签字并注明签字时间，提供单位应对资料的真实性负责。
        （四）做好资料交圈工作
        项目工程在建设过程中涉及到的专业和部门类型较多，为规范各部门管理，加强各个部门、各个专业之间的相互配合协调，保证资料社交圈工作顺利进行，各个工程资料之间存在一定的关联性，若两个部门之间的工程资料间存在不符或矛盾之处，就难以保证资料的真实性和可靠性，更无法达到工程创优目的。
        （五）加大检（试）验资料管控力度
        项目工程检（试）验资料能够为工程施工质量提供有力支撑和保障，为了提高检（试）验资料的可靠性和实效性，项目部按照现行国家规范，有关技术标准及公司要求，结合工程实际情况，做出工程检（试）验计划。试验室应具备相应国家资质等级，送检范围符合法定受理要求。现场同时协调监理单位、建设单位做好旁站见证工作。原材进场，核查进货单及相关的质量证明书、使用说明书等质量资料。试件的取样、数量、复试性能必须满足要求，合格后方可进入工程使用。工程施工过程中及时完成工程各项试（检）验工作，施工试（检）验记录，要求检测项目齐全，各责任主体签字盖章完整，能真实反映工程质量情况。
        （六）完善资料目录
        创优工程资料应使工程资料在查找过程中更具快捷性和准确性，项目资料管理人员应对工程资料做好资料分项目录工作，并对工程资料的每一页设置页码，便于相关人员查询资料。除此，还应根据工程资料分类及编码做好总目录编制工作，这样不仅能够使每册工程资料都能以合理有序的方式进行排列收放，还更利于需要查找资料的人员清晰查询。
        （七）做好工程监督和监管工作
        有了标准统一的可行计划，比较关键的就是将其落实到具体生活中，工程资料的编制、收集和整理以及归档工作都较为繁琐，配上上抢进度的需求，很容易让标准和计划成为摆设。

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为了规避这种现象，需要发挥总承包的督促、监管作用，让每个月都定期进行检查，发现工程资料中存在的问题，并且分析出现错误的原因，做好整改工作，保证各项计划和标准都能够顺利实施。
        二、创优工程资料管理措施
        （一）建立资料编制标准，保障工作顺利开展
        创优项目工程在施工过程中，各单位及部门应明确创优目标、充分了解达成目标所需开展的相关工作内容，意识到工程资料是工程验收和工程评优的必要条件，是否决项目之一。进而加强工程资料编制标准、相关要求的完善力度[4]。同时，针对于未按照要求或标准开展编制工作的相关人员或工作内容应制定对应的责任制度，并按照制度内容进行相应的惩罚，为项目工程资料管理工作的高效开展提供有力帮助。
        （二）填写资料样板，加强分包资料管控力度
        一方面，项目工程各环节在施工过程中所涉及到的首份工程资料应填写资料样板，并根据不同类型的工程资料做好对应的样板格式，这样不仅有利于工程资料编制工作人员更好地了解工程资料编制的相关内容及标准，还能大幅度降低资料返工的现象发生。另一方面，项目工程在施工过程中总包相关人员应提高管理能力，加强对分包资料的管控力度，定期或不定时对分包相关工程资料进行检查，以便于及时发现不合理之处和不足问题，有利于实现及早整改、保障工程资料的真实性和准确性。除此，还应制定奖惩制度和相关规定，以进一步提高对分包的管理水平[5]。
        （三）制定相关制度，完善工程资料检查工作
        项目工程管理人员根据工程的实际情况等相关因素制定合理的资料管理制度，并制定工程资料检查计划，要求项目资料管理人员能够定期对工程资料的收集、整理进行核实检查，同时工程管理人员也应定期对工程资料进行自查自纠，不仅能够及时发现潜在隐患和存在问题进行改正，还利于全面完善工程资料检查工作。
        （四）规划资料管理流程，确保工作进行的合理性
        工程资料在编制、报审、收集、归档等过程中涉及到多个部门及工作人员，若部门与部门之间在传递过程中出现误差，会对工程资料的完整性和真实性造成一定的影响。所以为了保障工作进行的合理性和有序性，需要根据工程资料的不同类型规划对应的资源管理流程，严格把控各个工作环节工程资料的传递情况，确保工程资料在整个传递过程中安全、有效和完整。
        （五）强化管理意识，提高工程资料管理效率
        项目工程管理人员应要求工程内所有人员参与到工程资料的整理收集工作中，共同监督和推进工程资料管理工作的稳定进行[6]。同时还应加强对项目资料管理工作人员的管控培训力度，不断强化工作人员的资料管理意识，为工程创优做好充足准备工作。
        结语
        综上所述，工程资料的编制及管理工作的有效开展对工程创优有着十分重要的作用，所以需要项目工程相关人员能够提高对工程资料编制和管理的认知水平，充分意识到工程资料编制与管理的重要性。首先做好和牢记完善工程资料、交圈工作、提高工程资料时效性等注意事项，其次通过建立工程资料编制标准、加强分包资料管理力度、有效开展工程资料检查工作、强化工程资料管理意识等方式进一步提高项目资料管理工作的整体水平，为做好创优工程资料提供有力保障。
        参考文献
        [1]王兰英.创优工程资料的编制与管理[J].城市建设理论研究（电子版）, 2015,5(34):264.
        [2]庞鲜.创优工程资料的编制与管理[J].商品与质量,2016,(3):19-19.
        [3]王春生.浅谈怎样做“好”建筑工程资料管理[J].建筑工程技术与设计, 2017,(13):4690-4690.
        [4]马文学.建筑工程资料编制管理中注意的问题分析[J].建筑工程技术与设计,2019,(8):4319.
        [5]白亚君.建筑工程资料编制管理现状及优化策略分析[J].建筑工程技术与设计,2018,(30):2670.
        [6]黄建科,赵永,王灿.工程技术资料管理及竣工资料编制[J].建筑工程技术与设计,2019,(36):147.