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论办公室如何搞好会务接待工作

发表时间：2020/4/30 来源：《文化时代》2020年2期作者：陈雪梅

[导读] 会务接待工作是企业、单位活动中一项常规性的工作，形象且具体地展示了一个部门的工作形象，对于加强部门工作沟通、交流具有促进作用。当我国经济在发展的时候，会务工作的接待量开始呈现出上升的趋势，这种情况下更应该在改进和完善的过程中提高接待的质量。基于此，文章首先分析了目前办公室会务接待的主要流程，接着提出了一些有效的接待策略，希望为相关人员提供一定的参考。

摘要：会务接待工作是企业、单位活动中一项常规性的工作，形象且具体地展示了一个部门的工作形象，对于加强部门工作沟通、交流具有促进作用。当我国经济在发展的时候，会务工作的接待量开始呈现出上升的趋势，这种情况下更应该在改进和完善的过程中提高接待的质量。基于此，文章首先分析了目前办公室会务接待的主要流程，接着提出了一些有效的接待策略，希望为相关人员提供一定的参考。
        关键词：办公室；公务接待；接待策略


会务接待工作对协调内部事务具有促进作用，将考察和调查作为会务接待顺利开展的前提，需要相关人员做好接待的安排、协调和准备等工作，避免接待工作过于混乱，影响后续工作的有序进行。因此，要建立科学且合理的标准化接待流程，从承接任务、计划安排、实施到总结归纳中去推进接待活动的顺利运行，在全局的基础上营造出良好的接待环境，着重体现出接待工作的高效、优质的特点。
        一、办公室会务接待的主要流程
        （一）承接任务
        接待前的准备是保证办公室会务接待的基础，在承接任务中要做好接转工作，一定要提前沟通，认识到客人来到这里的目的，根据他们的身份、性别等进行日常安排，编制针对性比较强的接待手册，并将这些安排的内容汇报给上级领导，审核以后发送到客人中，让他们了解到大致的行程。接待人员也要具备丰富的业务的知识，熟知各部门的发展历史和分工情况，确保进接待人员之间的相互联系，真正从各方面去保证办公室内部的协调运行。
        （二）计划安排
        接待方案是会务计划安排的一部分，大量的工作一般都是在这个时期落实，所以在拟定接待方案的过程中，应该将内宾的意图；地方特色和时间、地点等客观因素考虑在内，接着将方案上交给领导，收到接待任务开始实行。接待方案的拟定中要将责任落实到每个人的身上，按照上级的指示，按照准化流程去组织相关活动，真正将各项任务落实到实处。
        （三）接待实施
        在没有出现特殊情况的前提下，一般是不得随意更改接待的内容，尽量严格按照原定的时间和计划去实行接待活动，如若出现了变化的情况，及时通报给领导和各参与的人员，等到工作布置完成以后，做好人员、物品和场地的确定工作。在会务接待中的住宿、饮食和场地衔接等工作都是由办公室协助安排，可对于需要承担全部或者是部分房费的人员，可以让接待人员在获得办公室主任的审判以后到前台进行补充、说明，按照填写的通知单来办理入住手续。而在用餐方面，则是按照座位、桌次的礼仪规范进行合理摆放，提前放置好座签，便于他们进行更为深入的交流和沟通。
        （四）总结建档
        当来宾离开以后，接待人员对于相关的任务进行总结、归纳，定期向办公室主任汇报相关情况，每个接待任务完成以后，参与到的人员都要进行小结，从接待经验中总结出其中的缺陷和不足，寻得一些有效的解决策略，提出最为合理化的整改意见，这样才能提高接待的水平。在接待档案的建设工作中，逐步填写任务通知单、住房、用餐通知单等，内容详细、具体，记录的内容准确，而且接待活动中的相关内容一般都是属于机密性的材料，不得向外泄露，定期对这些材料进行整理、归档。

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        二、做好办公室会务接待的主要策略
        （一）注重细节，体现出接待服务的人性化特点
        针对来宾的工作性质、特点和基本情况，一定要掌握他们的饮食特点和兴趣爱好等，将这些细节点考虑在内，才能保证会务接待工作的科学化、合理化。在用餐的安排中，既要将来宾的喜好、禁忌涵盖在内，又要突显出当地的特色化菜肴，例如某事业单位接待中的用餐安排，如若工作需要，可以安排工作餐，但是要严格控制陪餐的人数，接待对象在10人以内的，那么陪餐人数不得超过3人，工作餐的内容尽量以家常菜为主，不可提供野生动物所制作的菜肴。而在住宿方面，考虑到季节性因素，从房间的湿度、湿度等方面入手，真正做到因人而异，注重一些细节点，这样才能推动整个接待活动的顺利进行。对于每项办公室会务接待活动，从视察、材料的准备、宣传和安全等个各方面入手，将一些简单且琐碎的事情做到完美，体现出服务的人性化特点。
        （二）统筹全局，营造良好的接待环境
        每一次的办公室会务接待任务都需要全体职工一同参与到其中，协调配合的过程中，干部职工也要树立一个全体服务的良好意识，在团结协作中，构建和谐、友善的接待关系，并形成良好的接待程序。在不同类型的接待活动中，相关人员要不断实践和摸索，逐渐形成陪同、送行的全过程服务模式，例如领导在飞机场迎接客人的时候，要向他们简单介绍企业或者是单位的大致情况，到达目的地以后，实现领导对接，接着安排欢迎会，陪同下参观企业，保证来宾活动的充足、丰富。最后让相关负责人送客人到机场，着重体现出企业的良好形象。真正认识到会务接待工作不仅是企业长远发展的基础，也是展示企业形象的一种途径，所以办公室人员一定要认真对待每次的接待任务，创建一个系统且完善的接待网络，真正营造出一个良好的接待环境。
        （三）注重管理，规范各方面的接待程序
        在规范化管理和操作的时候，一定要坚持严格、细致为标准，从接待方案的实施到执行都要制定一套对应的管理规则，根据相关的程序去办事，依靠制度去管理，保证企业各项接待活动的有序运转。例如在接待流程的安排上，按照来宾的地位、身份来确定接待的规格，接着制定与之对应的报告制度，加强与有关单位的合作，做好各方面的有效衔接。最后，立足实际，合理安排，着重突显出当地的特色风情，让来宾可以从中感受到企业的文化特色，实现接待活动效益的最大化。
        结束语：
        新时期背景下，办公室接待工作的内涵更加丰富，无论是服务对象、还是服务范围都在扩大，不要只是局限在吃、住等方面，也要将文化、经济等考虑在内，所以需要办公室全体职工一同参与到其中，协力去完成会务接待工作。另外，也要对接待工作的内容有重新认知，从全局的角度去看待问题，精心安排、认真组织，提高接待的质量。
        参考文献：
        [1]岳法家.高校会务工作标准化管理初探[J].人才资源开发，2016（16）：108-108.
        [2]徐航.做好高校办公室接待工作的创新与思考[J].现代职业教育，2018（11）：231-231.
        [3]李大为.浅谈如何提升高校办公室会务管理工作[J].办公室业务，2018，No.293（12）：105.