国家能源集团宁夏煤业有限责任公司甲醇分公司 宁夏银川 750411
摘要：公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是中国石油勘探开发研究院西北分院办公室工作的重点，公文资料实际是基于上级精神、科研生产实践活动逐步归纳总结出来的重要信息资源，对于优化管理决策起到了至关重要的作用。分院办公室秉持灵活与规范统一的原则，以完善制度为保障，以规范化操作为抓手，以信息化建设为重点，持续提升公文处理人员的专业素质，不断提升公文处理工作水平，为各项管理决策和科研生产提供可靠的参考依据，保证决策的有效性、准确性和科学性。
关键词：企业办公室；公文处理；工作效率
1 企业办公室公文处理工作现存不足
1.1 缺乏责任监管力度
办公室工作是否顺利关系到企业的正常运营，任何公文处理都不允许出现一丝马虎和过失，否则会对上级部署的规范与政策造成不良影响，严重时会造成不可挽回的损失。而当下因为企业内部缺乏对办公室工作的监督与管理制度，办公室公文处理工作又较为繁琐，很多情况下因为文秘人员应对问题能力较差、缺乏与上级的沟通，在处理公文过程中也缺乏清晰的思路，很难对上级公文进行高效处理，造成了文件滞留的不良效应。
1.2 办公室文秘人员的综合素质差
施工企业在近年来经济社会的快速发展中对办公室工作要求越来越高，以往很多文秘人员的工作能力和综合素质已经达不到当今社会的要求，同时很多办公室工作人员甚至缺乏专业培训，很难高效的完成公文处理工作。同时办公室工作的特性使得文秘人员很难有机会出去进行工作交流与培训，工作人员不能及时学习新知识和新技能，难以满足当下公文处理工作的要求，此外，有部分人员因为缺乏责任心、缺乏服务意识而降低了整体办公室公文处理工作效率。
2 有效提升企业办公室公文处理工作效率的方法
2.1 规范操作，夯实基础
公文资料具有专业性、机密性和系统性，因此，对相关工作进行规范化是提高公文处理工作质量和效率的基础。经过不断实践，形成了公文处理规范操作的一系列做法：第一，分类管理。根据收文来源不同及发文部门不同将公文按照不同目录分类进行整理。尤其是注意根据科研项目阶段不同所产生的如招标议标、开题、中期检查、验收等不同类型的公文也按照不同目录进行分类，最终形成一个按照“年度—机构—节点”分类的门类清晰的公文处理系统。第二，节点管理。在科研项目、基建项目、管理项目等进行过程中，公文处理工作全程介入其中，按照项目进度细化每一个节点，实时归纳总结重要的信息，并以文件的形式发布，为其他类似项目提供更加客观真实的依据。第三，保密管理。按照国家规定的信息安全等级标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立文件安全防护体系，执行严格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等级、保密期限和知悉范围等内容，严格审批登记制度，指定专人管理。
2.2 应用技术，提升效率
主动引入吸收大数据、云计算等信息化技术，并应用到公文处理工作中，推动了公文处理办公速度的加快、单位内部资源的共享以及信息互动的建设。第一，在公司内部建立局域网，将公司的内网与外网隔离开来，为技术运行提供独立平台。第二，建立完善的公文处理管理系统，包含电子公文传阅系统、公文信息管理系统以及网上查阅系统，涉及收文、发文、整理、存档等多个模块。便捷性、高质量的信息技术的应用，大大提升了公文处理的工作效率。
2.3 以求实、精简、高效的原则提高公文處理水平
（1）处理公文要务实。求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，例如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也要注重依据、注重程序，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。（2）处理公文要精简。精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以企业名义印发；能以函件印发的，不以企业名义印发；对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文权限进行控制以免被滥用。（3）处理公文要高效。效率是衡量一项工作的标准之一。对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现，并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程是否规范，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”；对于不符合规范的公文及时退文重发；要关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办。并借助相关的处理方法，有效提高效率。
2.4 文件办理过程中要注意沟通与协调
（1）沟通协调的重要性。文件的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对文件的要求，有需要报送的、有需要请示批复的、有需要洽谈商务与业务交流的、有需要确定人员的等都需要沟通和协调，才能够保证对文件的办理的正确和执行力。办文工作是企业对外沟通交流的窗口，是对内上报下传的纽带。办理文件从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程序，又有一定的灵活性和创新性。（2）沟通信息要准确。在有些文件需要确定一些具体信息和事项上，一定要做到沟通信息的准确性。例如时间、地点、人物等要素信息，以及为车辆准备和会议准备提供有力的支持，一定要确保准确而详细。（3）提高对公文的重要程度的辨识度。文件的办理需要办公室人员的能力与智慧。如领导出差，或者出现新的情况和问题时都需要对文件进行很好地理解。也就是提高对于文件的重要程度的辨识度，才能够将轻重缓急有一个合理的安排，做到既不耽误又不过急。
2.5 公文处理工作要做好保密工作
公文处理工作中的保密制度是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密和回避的规定。在实际工作中会有很多紧急的、重要的文件需要大家进行保密，这就需要严格执行制定公文处理工作中的保密制度。此外还要严格执行机要文件的四个一：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。除提升文秘工作人员的自身素质外还要严格进行保密检查。增强保密的安全防护设施，做到警钟长鸣，防范于未然。
结束语：
综上所述，在我国企业未来发展的进程中离不开办公室公文处理工作，需要办公室公文处理人员不断提高自身工作能力和综合水平，保持积极认真的工作态度与责任心，企业应当为办公室工作提供严格的管理制度和科学创新的工作方案，为今后办公室工作提供可靠保障，从而全面提高企业的整体发展水平。
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