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摘要：办公设备管理是企业固定资产管理工作的一项重要内容，也是企业成本管控的重要方面。大型施工企业为完成建设工程施工设立众多项目经理部，办公设备面临着存放分散、流动性大、临时性强等诸多问题。动态管理是企业在经营管理过程中，通过外部环境的预测、内部数据分析，对经营策略、管理手段进行适时调整和对计划进行修改和补充的一种管理模式。利用信息化技术动态管理办公设备，根据工程进展情况，对办公设备的购置、使用、维修、报废等进行全周期管理，节支增效，降低成本，提高企业效益。
关键词：施工企业；办公设备；信息化；动态管理
办公设备是企业固定资产的重要组成部分，是企业从事生产经营活动的重要物质基础，办公设备管理是企业固定资产管理工作的一项重要内容，也是企业成本管控的重要方面。大型施工企业为完成建设工程施工设立众多项目经理部，项目经理部随着工程成立、搬迁、撤销，因此施工企业办公设备面临着存放分散、流动性大等问题。动态管理是企业在经营管理过程中，通过外部环境的预测、内部数据分析，对经营策略、管理手段进行适时调整和对计划进行修改和补充的一种管理模式。现代信息化技术高速发展，利用信息化技术动态管理办公设备，根据工程进展情况，对办公设备的购置、使用、维修、报废等进行全周期管理，节支增效，降低成本，提高企业效益。
一、施工企业办公设备管理面临的问题
大型施工企业根据工程建设需要设立众多项目经理部，使得办公设备种类多、数量大、存放地点分散。工程竣工后项目经理部需要搬迁或撤销，使得办公设备流动性大、临时性强，在管理中存在很大难度。
（一）重购置轻管理，产权观念淡薄
施工企业在实际工作中广泛存在重购置轻管理的问题，对现有办公设备种类、数量不清楚，忽视现有办公设备的使用管理，不注重现有办公设备的使用维护和再利用，造成不必要的浪费。很多管理人员产权观念淡薄，没有严格的管理措施。随着项目部搬迁或撤销、管理人员工作岗位调动，办公设备没有办理移交、调拨手续，容易出现私自挪用办公设备、办公设备遗失等现象，造成企业固定资产的流失。对于报废或损坏的办公设备，也存在项目经理部擅自定价或随意处置的现象。
（二）有制度无落实，管理职责不明
企业虽有管理制度，但对办公设备管理的重视程度不高，制度不能得到有效地贯彻执行。一些项目经理部没有经过相关流程审批自行采购办公设备，导致出现很多问题，例如价格超标准、数量超计划、以次充好等等。在办公设备日常管理中，管理人员不懂如何管理或落实不到位，都使得办公设备处于无管理状态。管理人员无办公设备报废意识，很多不在用或不能用的办公设备，依然存在财务账目上，造成资产账面价值与资产实际价值不符，产生账实不符风险。
二、施工企业办公设备信息化动态管理
（一）前期办公设备标准化配置
1.健全管理制度，明确管理职责。制度不健全，职责不明确，往往造成管理不到位。结合工作实际，完善现行办公设备管理办法，管理办法应注重实用性和操作性。明确责任人及岗位职责，只有明确岗位职责，才能更好落实责任制度。提高管理者的产权意识、责任意识，规范管理，细化办公设备管理流程，强化管理落实。
2.统一管理，标准化配置。施工企业统一管理项目经理部办公设备，根据项目经理部规模、人员数量，统一制定合理的办公设备配置标准和数量。办公设备配置标准坚持经济实用、性价比高的原则，一方面要注重实际工作的需求，另一方面要考虑产品技术迅速发展的实际情况。
办公设备配置数量应根据必需性及使用频率确定，积极实现各部门合理共用和资源优化，避免办公设备的闲置。根据配置标准和数量进行采购，既避免办公设备购置时方案比对的繁琐又能节省不必要的费用。
（二）中期办公设备信息化动态管理
1.利用信息化技术进行办公设备动态管理。现代信息化高速发展，利用信息化技术建设办公设备管理系统，详细记录办公设备种类、品牌、价格、购置日期、使用人、维修情况、闲置情况、使用年限、报废日期等信息，通过信息管理系统对办公设备进行动态管理，管理系统涵盖办公设备的购置、调拨、报废审批等业务流程。通过信息管理系统进行办公设备购置、调拨、报废等业务流程审批，可以大大提高审批工作效率。利用信息管理系统进行办公设备信息登记、统计、查询，企业管理者既可以全面、实时掌握办公设备使用状况，又能解决资产信息量大、资产台账信息跟踪不到位等管理难题，为管理者的计划、决策提供准确详细的数据支撑。
2.提高办公设备利用率。科学、合理的维修保养办公设备，可以延长办公设备的使用寿命，减少办公设备消耗，提高办公设备使用效率。在办公设备的管理与维护中，利用信息管理系统对每一台办公设备建立详细的电子维修档案，掌握每台办公设备的日常状态。电子维修档案主要记录设备每一次的维修时间、维修费用、故障原因、维修方案等，根据各项维修信息针对性地进行维修保养。对于闲置办公设备，积极利用信息管理系统平台及时进行闲置资产地调拨、产权转让等，盘活设备资产，减少重复购置，提高设备投资效益。
3.慎重办公设备更新。若办公设备暂时出故障就选择报废，或是片面追求最先进设备，过早地进行办公设备更新，会造成资金的浪费。若办公设备老旧易出故障，会造成维修成本增加。通过信息管理系统全面了解现有办公设备的性能、维修次数、服务年限、技术进步等情况，综合考虑设备是否需要更新，选用哪种设备更新，确定办公设备的再利用或报废。
4.加强办公设备转移管理。工程项目完工或新增工程项目，项目部随之撤销或搬迁，办公设备也随之转移，转移中容易出现办公设备遗失、丢失等现象。利用办公设备信息管理系统加强办公设备转移管理，及时将办公设备信息转移至新项目。在转移前做好清点工作；在转移过程中，确保办公设备无碰撞、无损坏；在转移后，再次清点办公设备，确保无遗失、丢失问题发生。
5.建立实物盘点制度，确保账物相符。建立办公设备清查盘点制度，信息管理系统详细记录了办公设备情况，利用信息管理系统定期对办公设备进行盘点。办公设备保管落实到具体责任人，特别是像笔记本电脑、照相机、摄像机等移动性大的办公设备，应由专人负责，发现私自挪用办公设备、办公设备遗失等现象，应严肃追责。
（三）后期办公设备严格报废
通过信息管理系统加强对办公设备的报废管控，严格办公设备报废评估。项目经理部报废的办公设备在转让、出售过程中，不能擅自定价或是作废品随意处置，应按照规定的程序，通过信息管理系统办理相关审批手续。信息管理系统详细记录了办公设备的使用情况，便于企业资产评估小组，对项目经理部报废或损坏的资产进行评估。项目经理部处置后及时进行账务处理，确保无账无物；处置后的资金及时上缴财务部门，确保国有财产无损失。
办公设备在施工企业固定资产中占有重要的地位，利用信息化技术进行动态管理，合理配置、科学管理，企业可以全面、实时、准确掌握资产信息，实现办公设备效用最大化，对降低企业成本、提高企业效益有着积极的作用。
参考文献：
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