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探索地勘行业档案信息化建设的必要性刘立娟

发表时间：2020/5/6 来源：《基层建设》2020年第1期作者：刘立娟

[导读]

        辽宁省地质勘探矿业集团有限责任公司 110013
        随着互联网技术特别是现代信息技术的兴起和快速发展，在对大量信息进行处理过程中产生了大量电子文件，信息化已经成为地勘行业档案建设的必然趋势。所谓的档案信息化是指技术工作者运用计算机和网络信息技术，将其运用到档案资源管理，用科学手段处理档案管理工作，提高效率，保证质量。此外，档案信息化技术也可以在实际中整理收集和利用相关信息[1]。地勘行业的特点是技术人员长期在野外一线工作，点多、面广、分散，很多时候时间紧、任务重，如果能通过网络利用档案资料，就可以大大提高工作效率。
        档案信息化建设对于地勘行业未来的发展意义是重大的。一、可以提高档案的准确度。传统纸质档案从收集到最终归档，需要投入大量的人力，因为是人在操作，难免在归档中产生各种失误。互联网则是信息存储变得十分方便，将档案以电子的方式存储于计算机中，档案可以以多种形式进行存储归档，便于档案的分类归档管理，提高了归档的准确度，同时也降低了管理成本和工作强度。二、电子档案可以异地备份，应对各种自然灾害和人为事故。传统的纸质档案在固定的档案室保管，整体可移动性比较差，一旦发生自然灾害可能会导致所有档案的消失，档案本身具有不可复制性，大型自然灾害对档案带来的毁灭性打击是不可修复的，与此同时，近年来我们屡屡看到一些干部档案造假的案件，如果电子档案原始扫描异地备份，就可以有效的避免一些问题。三、众所周知，地勘行业的技术人员长期在野外项目第一线，很多时候一些技术上的攻坚克难是需要查阅相关资料，从以往类似的项目或者技术上寻找突破点，这时电子档案就显得尤为重要，网络电子信息化档案管理方面，通过权限设置，采取分级管理的方法来阅读和使用档案，就能很好的第一时间解决这种档案利用上的物理空间难题。四、地勘单位由事业转为企业的过程中，为了加强管理，推进企业化进程，会对一些经济效益不理想的企业进行合并重组，在这个过程中会涉及到档案的搬迁问题，因有的单位成立时间久，以往对档案没有鉴别销毁，工作量很大，一旦有疏忽就可能导致档案的遗失，如果档案信息化建设的步伐加快，可以对搬迁过程中遗失的档案采取相应的补救措施。五、档案管理信息化的实质就是对传统的纸质档案进行信息化处理，以电子档案的形式提供档案服务。通过对传统纸质档案的信息化处理，对这些档案信息资源再分类和再整理，从而提高档案的使用效率。而且档案信息化处理以后，其存储也更为高效和安全，直接降低了地勘单位档案管理的成本，是地勘单位档案管理水平快速提升、规范管理、高效利用的重要途径。

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        地勘行业档案信息化建设推进和提升对策。档案信息化建设是一项利于地勘行业长远发展的重要项目，也是与时代和信息现代化相适应的发展趋势，应该从以下几方面做好这项工作：一、从思想上高度重视。一是地勘行业的各级领导要从根本上转变传统理念，运用科学的档案管理信息化思维，正确引导员工重视档案管理信息化技术，营造优秀的内外环境来适应信息化技术，培养档案管理人员新的档案管理技能；二是档案管理人员要与信息时代相接轨，要加强软件学习，加强工作流程学习，通过权限设置，限定对本单位电子档案信息资源的查询和利用，同时也要做好电子档案的保密工作，在计算机内设置防火墙安全技术，防止档案信息资源被破坏和丢失等问题；三是我们地勘行业的技术人员要主动学习如何利用信息化进行归档，如何在档案信息化的背景下更好的利用档案资料。二、地勘行业要加强档案信息化专项资金投入，必须严格按照现代信息技术的要求，配置专门的档案管理信息化设施和设备，而且还要定期对这些设施设备进行维护保养，从而更好地满足现代档案管理信息化建设在硬件方面的需求，要专门购置相应的档案管理信息化软件，根据本单位实际情况和工作需要，引进特有的符合单位实际、满足档案管理信息化建设需要的档案管理系统，便于档案资料的搜集、整理、存储和利用。三、档案行政管理部门要有专门配套的档案信息化服务团队，档案管理信息化的发展需要高技能的团队，档案行政管理部门要加大力度培养一大批既擅长档案管理又精通信息化技术的团队，并积极组织档案信息化方面的培训，为地勘行业档案信息化建设提供强有力的指导和帮助。四、要加强与档案信息化建设相配套的制度建设。要提高档案信息管理工作的现代化发展水平，最为关键的工作就是要加紧建立健全和优化目前的档案管理制度，只有完善的制度和规范体系才能进一步加强管理和控制的能力，从而为实现档案管理的信息化以及现代化发展提供坚实的制度保障。
        在当前信息社会发展背景下，各种先进的科学技术手段也得到了充分发展，同时对于人们的生活也有着较显著的帮助作用，极大程度上的转变了人们生活与工作效率[2]。在信息化水平不断提升和发展的大背景下，地勘行业对于档案管理工作的科学化、规范化也提出了更高的要求。因此，档案管理和信息技术在发展中也需要充分发挥相辅相成的作用，只有这样才能全面推进地勘行业档案信息化水平的稳定提升。
        参考文献
        [1]刘丽茹.探讨档案管理信息化的含义与发展趋势[J].赤子(上中旬)，2014(17):159.
        [2]周雪眉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2016(7):43-44.