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新时期高校档案利用服务工作初步研究黄泽晶

发表时间：2020/5/7 来源：《基层建设》2019年第33期作者：黄泽晶

[导读] 摘要：档案对于高校工作来说，具有不可代替的作用。新时期，档案管理也有了新的改革。

        湖南医药学院继续教育学院档案员 418000
        摘要：档案对于高校工作来说，具有不可代替的作用。新时期，档案管理也有了新的改革。将新技术运用在高校档案中，能够收集海量数据信息，实现档案数据信息的共享，还能够促使高校档案工作朝着电子化和数字化方向发展。因此新时期，如何才能有效提高高校档案的管理利用服务工作水平，这是今后高校档案管理人员的新的探索方向。
        关键词：新时期；高校档案；档案管理；服务工作
        引言：由于传统的纸质档案工作存在着很多问题，直接影响着档案资源的利用效率。因此在今后的发展中，可以结合电子信息技术做好高校档案工作，实现资源的优化配置。因为将新技术运用在高校档案中，是一种切实有效的促使档案利用服务工作，不断提高我国高校档案管理水平。
        一、新时期高校档案利用服务工作的基本内容
        在21世纪，随着互联网信息技术与科学技术的飞速发展，大数据技术、云计算技术、物联网技术也相继诞生。随着时代的不断改革和变迁，我们的生活发生了翻天覆地的变化，但同时也为我们的生活与工作带来了很多便捷。新时期高校档案的特征表现为数据体量巨大，数据类型众多，但是因为，新技术的使用数据的处理速度快，数据价值利用率高。因此在现阶段的高校档案工作中，新技术的使用给予了档案管理工作的快捷和便利，为高校档案的记录和保存提供了新的思路和工作模式。
        二、传统高校档案中存在的问题分析
        （一）对档案的重视程度不足
        长期以来，很多高校档案工作人员以及领导人员对于高校档案工作的认识都存在一些误区，无法认识到其重要性，更无法积极主动参与到工作中。很多工作人员认为档案工作就是简单的抄写、保管，属于一种事务性工作，不是高校的主要工作，也无法对高校的发展创造经济效益。只要在工作中做到档案的不丢失、不泄密，就是其主要责任。由于工作人员对高校档案工作缺乏全面认识以及充分了解，才会出现思想意识上的不够重视，导致高校档案工作无法适应现代的管理需求。
        （二）管理力量薄弱，管理水平较低，管理手段落后
        现阶段很多高校档案人员都偏老龄化，思想意识比较陈旧、顽固，无法紧跟时代发展的潮流与步伐，做到与时俱进。而新进的高校档案人员又缺乏丰富的工作经验，实践操作能力较低，因此导致高校档案的力量薄弱。同时很多高校对于档案工作都没有制定相应的管理制度，导致高校档案工作无章可循，无法可依。再加上工作人员没有经过专业的教育培训，无法认识到高校档案的重要性，对高校档案业务了解的不够充分，更不会在管理制度的约束下开展管理工作。当然，在现阶段很多高校档案人员都并非专业工作人员，大多数工作人员身兼数职，无法投入更多的精力与时间参与到管理工作中。在日常工作中，也只是单纯的重复将材料放入档案盒中的工作，没有做到及时整理归档，严重影响着高校档案水平，导致高校档案手段落后。
        （三）高校档案硬件环境与设施有待健全
        在高校档案工作中，还需要一个安全、可靠、设备齐全的硬件环境，这样才能做到档案数据信息的及时收集、及时整理、及时归档。然而很多高校都没有专用的档案室，很多高校由于档案资料较多，档案室较小，档案室环境潮湿，设备配套不齐全，就会出现档案霉变、丢失的情况发生。

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        三、提升高校档案管理利用服务工作的建议
        （一）加大对高校档案工作的重视度
        档案对于企业、社会以及个人都非常重要，因此在高校档案中就要加大对其重视程度。在档案工作管理开展的时候，就需要工作人员积极利用大数据、大档案以及大资源的观念，以高校师生的切实需求为导向，充分挖掘和利用各方面的档案数据资源，来满足高校师生的不同需求。从存储到查阅，从归档到拓展，从收集到共享，都要实现数字化、电子化。
        （二）健全档案硬件环境以及设施
        在信息技术如此发达的时代下，健全档案硬件环境以及设施也格外重要。因此高校就要积极利用新技术，做到从档案数据资源的收集到保存的全面覆盖，为高校师生的发展提供坚实可靠的依据。首先需要做好存量档案的数字化，将传统的纸质档案全部转变为数字化档案进行存储，并且做好记录和归纳工作。其次需要做好增量档案的电子化，在归档过程中，需要做到格式规范、整理有序、收集齐全、资料合理有效。
        （三）构建信息化的档案资源平台
        高校档案工作就是对数据信息进行收集、整理、归纳以及利用，因此利用环节也非常重要。为了促使资源的优化配置，充分利用数据资源，就需要积极借助新技术，构建信息化档案资源平台，进而提高资源利用效率。现阶段很多高校已经建立了全国开放的档案信息资源平台，也实现了数字化管理。因此各高校就要紧跟时代发展的潮流与步伐，和企业之间保持密切的合作，积极运用自身优势，将高校学生的档案数据建立档案资源共享平台，但同时要保证档案的安全性，吸引企业的目光，为高校学生的就业做好保障，
        （四）提高管理手段
        在新技术的应用下，对管理人员与管理手段也提出了更高的要求。要求管理人员不仅仅是档案数据信息的被动保管者，还要具有扎实的业务知识、数据信息的采集、整理和分析能力。因此就需要高校档案人员积极借助新技术，不断丰富自身的专业知识和工作经验，提高自身的工作能力，要与时俱进，提高自身的综合素质。在管理方式中，需要积极借助新技术，确定档案信息化建设的重点，与信息开发专业人员进行沟通交流，结合高校发展的实际情况与档案管理工作的特点，开发出适合的高校档案数据分析的工具，方便档案工作的管理和查阅。
        （五）拓宽宣传方式
        互联网信息技术作为一个非常重要的载体，为档案提供了丰富多样的宣传方式。互联网信息技术的出现还促使更多新兴媒介的出现，正在悄悄的拓宽着档案的宣传方式。如互联网信息技术下的微博、微信、网站等，高校档案工作人员都可以借助这些形式来进行宣传，通过人才市场、毕业生、企业等的关注，与其进行线上交流互动，增强外界对档案管理的认识。此外，高校档案工作人员也不能摒弃传统的宣传方式，要将传统宣传方式与新媒介宣传方式进行有效融合，充分发挥各自的优势，促使两者共同为高校学生档案宣传效力，增强档案意识。
        结语
        综上所述，新时期的档案管理服务工作尽管拥有新的机会，但同时也面临着巨大的挑战。高校的档案管理服务工作必须跟紧社会发展潮流，进行改革，因此对高校档案的问题要及时的改正，同时档案工作管理者要加强服务工作，促进档案的利用。
        参考文献
        [1]罗文婧灵.新时期高校档案利用服务工作初步研究[J].宿州教育学院学报,2016(3期):87-88.
        [2]庞丽媛.新时期高校档案利用工作的创新服务[J].辽宁工学院学报(社会科学版),2004(01):61-62.
        [3]周兵.新时期高校档案管理和服务工作的创新研究[J].青年时代,2016 (15).