摘 要：办公室文书档案收集与归档工作涉及众多信息的交流，在这个有价值信息等于有价值资源的时代，对许多单位与企业有举足轻重的影响。正是因其具备的重要性，如何做好办公室文书档案收集与归档工作管理，发挥信息资源的价值，成为值得思考的问题。文章从办公室文书档案收集与归档工作中切实面临的问题出发，对其进行剖析，并针对这些问题提出建设性意见，以期为做好文书档案收集与归档工作管理提供帮助。
关键词：文书档案；收集；归档工作；管理
1 办公室文书档案进行收集与归档工作存在的问题
1.1 管理人员重视程度不够，管理意识淡薄。
现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。管理人员的管理意识淡薄，同样也加大了查阅与管理的难度，无法切实发挥出文书档案的积极作用。
1.2 收集与归档文书档案的力度不强
首先，归档的方式不合理。从现阶段监狱归档的文书档案情况来看，依然有用文字形式归档的，对于无纸化与自动化办公的情况来说，这种方式无疑跟不上监狱发展的步伐，使得归档的效率与质量下降。其次，收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。
1.3 收集与归档文书档案工作不全面
因为监狱文书档案资料的内容繁杂，且涉及较多领域，并且一旦被遗留到其他部门或其他人员的手中，则无形之中加大了收集与归档文书档案的工作难度。与此同时，很多文书档案管理人员都是身兼数职很容易在工作中分心，不能支配更多的时间投身于收集与归档文书档案的工作之中，因此也就无法有效全面地完成收集与归档的工作。
2 针对上述问题，提升办公室文书档案管理质量的几点意见
2.1 提高相关工作人员对文书档案收集与归档工作的认识，完善相应的观念
为避免因对文书档案收集与管理工作认识不足，观念欠缺导致的相应问题，应把提高相关工作人员的相关素质提上日程。在这个过程中，要针对文书档案收集与管理工作中职责不同的工作人员，制定不同的提高、完善计划：
2.1 针对相应信息资源提供者
文书档案的内容必须具备简洁明了、真实可靠的特点。要保证其内容真实可靠，那么要求信息资源提供者在一开始提供资料时，资料中包含的数据、事项等内容就必须具备真实性与可靠性。并且为保证文书档案收集与归档过程顺利，那么在提供相应资料时，提供者必须具有积极主动的思想，认真配合提供资源。因此，加强提供者对文书档案收集与管理工作的认识，意识到自己负责部分的重要性十分有必要。关于加强的具体措施有两点：第一，可通过向提供者科普文书档案收集与归档的基础流程，向提供者阐述他负责部分的重要性；第二，可设置相关衡量与管理标准，对不同部门工作人员提供的资料进行质量衡量，并对负责提供资料的人员落实管理，若提供者不负责任，提供的资料存在虚假、残缺等情况，可对提供者采取一定的批评、惩罚措施并追究相应责任，若提供的资料质量非常好，则可进行褒奖。
2.2 针对负责文书档案收集与归档工作的领导或工作人员
对负责文书档案收集与归档的领导和工作人员，应当要求这部分人员着重了解文书档案收集与归档工作的内容和具体步骤，并对自己负责的工作有清醒认识。对这部分人员观念、能力欠缺的情况，其应对措施如下。
第一，在文书档案收集与归档工作的内容分配与职责划分前，就应当注重人才挑选，对相应人员进行基础培训与考核，在培训效果较好且考核过关、对自身工作内容与步骤有一定了解后再安排任职，从最初就尽量避免观念、能力欠缺的情况发生。
第二，相关领导必须做好职责划分，并对工作情况进行不定期抽查核实，以抽查方式控制文书档案收集与归档工作的质量，对抽查不合格的文书档案进行重返改进，并设置一定规则，对某些高频率出现工作失误（如文书档案存在明显错误、归档错误）的人员采取一定处罚，并对造成严重后果的人员进行开除处理。
2.3 为满足工作需求可结合当下科技发展，对文书档案收集与归档工作方式进行优化改良
目前，在多数单位或企业依旧是以人力为主导，来进行文书档案收集与归档工作。这种工作方式一个是人力资源投入大、挤占办公空间，另一个是收集与归档工作效率较低，且存在一定失误率。对于明显存在缺陷、较为落后的文书档案收集与归档工作方式，可结合社会科技发展，紧跟时代浪潮进行一定优化与创新。例如，互联网技术中的云技术与文书档案收集与归档工作契合度较高，完全可利用该技术，把该技术引入文书档案收集与归档工作，对现存的工作方式进行创新改进，在减少人员投入的同时提高收集与归档效率，并减少失误率。利用互联网中的云技术改进文书档案收集与归档工作方式，可在存储大量文书档案的同时，不挤占空间资源，亦不需大量耗费纸质资源，并且在调用相关文书档案时，只需通过账号密码登录云端，即可随时调出档案内容，让文书档案在发挥其价值的过程更加快捷简便。总的来讲，结合社会科技发展，将更具优势的新兴技术应用于文书档误。通过培训，使档案管理人员认识到自己的不足，改善工作方法，强化管理意识，提高工作能力，从而积极投身到收集与归档的工作中，提高文书档案管理的质量与效率。
2.3 建立健全文书档案收集与归档的相关制度
关于制度的建立，首先要注意明确收集与归档文书档案的时间、范围、保管期限、注意事项以及规范化流程，这样才能让单位档案管理人员做到有章可依，有例可寻。其次要结合单位工作的实际情况，积极遵守相关的法律法规，建立明确的职责分工制度，明确归档的范围。再次对于归档的期限，要出于集中保管，以免留作私用，减少文书档案信息资料失真、丢失与不完整的情况发生。
2.4 创新文书档案收集与归档的方式
在传统管理模式下，收集与归档文书档案的过程中容易出现资源严重遗漏的现象，因此我们要加强创新文书档案收集与归档的方式。首先，文书档案管理人员要加强与事业单位相关部门的联系，依照相关的规章制度定期对文书档案进行收集与归档的工作，保证文书档案资料的历史性与连贯性，避免出现文书档案资料不真实或不完整的情况。其次，要及时处理收集与归档过程中遇到的问题，避免问题越来越大，失误也越来越多。最后，要积极引入先进的档案管理方式、经验、管理设备与管理软件，来提高收集与归档文书档案资料的效率与质量，减少人为的失误，让文书档案为研究单位工作的规律提供有力依据，从而继承和借鉴单位的历史经验，开创单位发展的新局面，面向社会提供更优质的服务。
3结语
总之，办公室文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，它在办公室档案管理中所发挥的作用受到了各单位的一致认可，我们应尽可能确保监狱文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源，提升监狱文书档案服务社会的作用，实现档案信息资源的最大共享。
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