摘要：随着国家的发展，物资采购管理也日趋规范。但规范的采购程序，不一定能完全达到采购目的。笔者认为，采购人和中标人间是合作、共赢的关系，物资采购的目的，是通过采用阳光透明的采购程序，追求采购物资的合理低价供应，为能提供优质、优价产品，信誉好、供应能力强的潜在供应商提供中标机会，并确保采购结果合理履约和工程建设的顺利实施。
关键词：集中采购物资;结算风险;防控策略;措施
引言
集中采购能够降低企业的生产成本，达到合理配置资源的目的。但是集中采购过程复杂，极易受到某些因素的影响，另外，企业的采购和实际应用处于相对分离的状态，企业没有设置相应的奖励机制，负责采购的人员工作积极性不高，采购工作成效较低。
1主要风险
1.1计划欠缺完整性
物资采购计划，先是由各个使用单位根据自己实际需要情况而制定的，在各使用单位的统计工作完成之后，再将相应的材料计划报送至我部门，我部门在确认之后进行汇总报送需求计划给集团公司采购部门。由于整个采购流程较为繁琐，经手人员较多，所以在制定物资采购计划的时候，容易出现纰漏，从而导致整个企业的生产受到影响。物资采购不足，直接导致企业生产停止，如果物资采购过多的话，又会导致资金占用而增加成本。
1.2采购物资型号和实际需求不匹配
集团公司的采购工作人员可能对各生产单位实际生产情况认识不足，而所呈报的物资需求计划中，相关说明可能不够详细，所以可能就会导致所采购的物资型号与实际生产需求不相匹配，进而导致我单位的生产活动受到阻碍。在验收环节，由于到货物资无法满足实际生产需要，所以还需要跟采购部门和供应商进一步进行沟通，提出调货、换货申请，整个过程需要花费大量的时间，会直接影响到企业实际生产活动的效率。而且在物资验收环节，由于验收人员的责任意识不强，没有对物资的质量进行严格的审核，同样需要大量的时间来更换物资。
2主要措施
2.1构建完善的制度
对采购结算过程中可能出现的风险进行深入分析，并在相关讨论下构建有效的信息收集制度；建立完善的风险评估制度，评估各种因素的风险对企业产生的影响；对影响较为严重的突发事件制定相应的应急方案；针对结算风险建立相应的监督机制，对合同结算工作进行长效管理；明确结算工作的任务和要求，防止因为人为原因出现失误。
2.2加强物资采购管理与预算管理的有效融合
预算的拟定首先要对从前的招标结果进行分析，然后认真考察目前的市场行情，最后两相结合预估物资金额，在招标需求审核过程中，对预估价格以及相关事项进行严格地审核，避免预算超支；另外如果预算超出单位设定的范围，应当及时向公司财务部门进行申请，并及时调整和完善最初的招标计划。企业应当最大限度地降低合同并及时签订产生的影响；与此同时加强企业各部门之间的联系和沟通，及时应对此期间存在的风险。
2.3细化招标文件中履约内容
在合同中明确规定物资供应商到现场交货应具备的条件，明确告知物资供应商具体的交货的时间，尽可能避免延期交货的可能性，降低货物无法及时上交为双方产生的风险；另外企业在细化招标文件中的内容时应当选择合理的招标模板，与此同时对合同中的授标比例进行相应的调整和改善。
2.4规范合同签订等相关内容
企业与供应商双方签订的合同必须合乎相关规定，仔细研读合同内容，加深对合同内容的理解；物资采购中重要的信息必须在合同中有所体现，这也是日后履行约定以及结算工作中必备的依据；如果需要对合同进行变更处理，如及技术变更单等，双方必须签署补充合约；若要解除合同，则需要涉及的所有部门共同处理，并了解解除合同的原因以及双方履行的责任等进行严格的审查，为解除合同提供有力的数据支撑。
2.5加强合同管理
企业单位应当建立合理的计划，并按照实际的工程建设需要，向企业的物资部分提交供货申请计划书，然后物资部门会与供应商根据提出的供货需求和时间，从而制定出一个详细的采购方案；另外应当加强企业与供应商之间的紧密联系，随时掌握工程的实施进度；与此同时，对合同实施期间出现的各种问题，物资部门应当本着主动处理的原则对相关问题进行及时处理，督促相关方尽快履行合同中规定的各项工作；项目建设单位以及运行单位要根据合同中的相关规定分别维护投运信息以及质保信息，并签署相关单据。
2.6应用信息技术保障物资合同结算的规范性
（1）超概算的提前预警提示、启动预算调整。项目需求上报环节与设计概算金额、预算划拨进行系统匹配，否则，提出提醒，启动预算调整流程，同步开展招标采购-合同签订-履约流程。缩短超概调整的空耗时间，减少协调成本，反复核查工作量。（2）完善物流宝--现场到货APP功能。避免手工填制验收单、入库单产生的错漏，及时掌握收货的进度，加快后续物资结算方面的工作。（3）全面实现物资款暂停、恢复功能自动控制。物资入库后，履约专责人员通过电商平台提供合同项目履约跟踪环节、完善结算支付与供应商交互业务流程推送功能，如发送供货函、结算函，索赔提醒、限制结算公告等；同时，供应商提交物资款结算申请，发票登记环节，录入合同、项目名称、项目编号等各系统唯一对应信息时，根据系统的履约事件、不良行为模块的记录进行匹配提醒、限制；待整改完成或惩处期限后，自动解除限制，恢复支付业务。（4）质保金的支付条件自动检索。质保金申请支付在信息系统中设置固定的审批流程，如此一来，只要在系统中输入审批信息，便能对审批流程进行自动判断，避免外在因素影响审批流程；与此同时，在系统输入质保单、结算单的物资供应合同、项目名称、编号等关键信息，自动关联该供应商期间的不良行为、运行评价、惩处信息，能够在很大程度上避免因业务信息不对称而产生的数据错误。
2.7加强履约保障金和发票提交管理
对供应商提交的保函以及发票严格检验；检查供应商提交的银行信息，若不符合要求，需要其重新递交信息；针对部分合同预付款金额大于履约保证金的情况，必须对模板中的重要条款进行针对性的修正；若发票存在问题，财务人员需要将问题发票返回至供应商，并要求其提供正确的发票信息；若登记系统中税号信息需要更改，供应商应当及时到屋子部门更改税号信息。
2.8提升相关业务人员的能力
在企业内对相关人员进行定期培训，以提升他们的专业能力和综合素质，并在培训后进行统一考核，检查工作人员培训理论与技能的培训效果；若在日常工作中存在人员调配现象，需要原工作人员与对接人做好对接，并对交接的内容进行记录。提升人才的综合素质是促进企业快速发展的重要手段和措施，能够有效解决企业存在的人才缺口。
结语
物资采购对于企业发展至关重要，物资采购工作质量控制的好，可以促使企业良性发展，但是如果物资采购工作的相关细节没有落实到位，则会直接对企业的形象以及发展造成严重的阻碍。在实际开展物资采购工作的时候，作为集团公司的二级单位，要及时清查库存，并结合物资市场的动向，向集团公司报送准确的物资需求计划，而在验收物资的时候，要准确核对，并对每一类物资都进行详细的记录。
参考文献
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