论核电建设档案管理体系的构建研究

发表时间:2020/5/9   来源:《中国电业》2019年24期   作者:修丽梅
[导读] 随着国家的发展的不断改革和进步,在核电建设里档案管理是非常重要的组合
         摘要:随着国家的发展的不断改革和进步,在核电建设里档案管理是非常重要的组合。它可以为核电建造的过程提供一些记录功能,也可以为一些活动的决策环节提供必要的证据,所以为了核电建设更加完善,有必要建立起一套相对健全的、行之有效的管理体系,以实现对档案的动态进行管理。
         关键词:核电建设;档案管理体系;构建
         引言
         在核电建设的管理中,档案管理可以说是比较重要的一部分,它可以为核电建造的过程提供一些记录功能,也可以为一些活动的决策环节提供必要的证据,所以为了核电建设更加完善,有必要建立起一套相对健全的、行之有效的管理体系,以实现对档案的动态进行管理。
         1档案管理的重要性
         在核电建设企业中,档案能够记录核电建设的相关成果,可以实现对核电工程的工作。对核电建设工程中的档案进行有效地管理和控制,在工程发生变迁时,可以及时执行的移交程序,在档案中,可以实现对核电建设工程的建设情况进行有效记录,也可以不断对过程中的成果或者经验教训进行总结。利用对核电建设企业的文件进行收集以及整理,对档案及时进行立卷处理,可以有效地保证档案记录以及保存的完整性,这也将是未来核电建设企业发展方向的重要参考依据,对于同行业的企业来说,这些整理出来的档案信息都是非常宝贵的历史资料,可以为企业的发展提供一定的推动作用。
         2核电建设档案管理现状
         对于核电建设来讲,档案管理工作的现状主要表现如下:首先,各职能部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程,但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程,最主要的就是合同档案、工程的项目档案等。其次,档案管理工作人员的配置问题,事业部档案管理要有专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员,而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而,导致档案管理工作混乱,相关管理工作无法顺利实施。
         3档案管理体系的构建策略
         3.1档案管理的相关机构设置状态
         以遵照统一标准、分层分级管理为前提,同时核电建设的相关企业也需要充分遵循自己行业的需求以及行业特点,从上到下对档案管理体系进行不断完善,在企业的本部以及各办事处都设置一定的档案管理的部门。在企业内部,一般技术中心是统一管理档案的机构,主要是对企业内部档案管理工作的计划进行制定,并且督促计划的实施,做好一定的跟踪以及反馈的工作,在各办事处,项目部的资料中心主要负责本部门的档案管理工作,对部门内部档案管理工作计划进行制定、对计划的实施进行监督,同时做好记录以及反馈的相关工作。在档案管理的机构中,职能层主要指的是档案管理的设计职层,相关的管理层以及执行层主要是对档案管理体系中的具体工作进行一定的执行。
         3.2档案管理体系的具体内容
         核电建设企业具有集中管理的特点,因此有必要对企业内部的档案管理的枢纽作用进行加强。同时核电建设企业也必须在遵守统一的执行标准、分层级管理的前提,根据不同项目的具体需求,在企业内部建立与档案管理相关的、明确的工作流程以及各部门明确的职责还有权限方面的内容,对档案管理的具体流程进行细化,从而实现档案管理工作的有序进行。按照相关的文件管理的体系架构,档案管理的工作主要分为两个方面,分别是管理的程序以及标准的操作流程,管理的程序主要是描述档案管理的职责、范围等内容,标准的操作流程主要是对档案管理过程中相关的管理内容以及工作的范畴进行一定的补充或者指导,标准的操作流程主要是将管理程序中的内容转化为实际工作的流程。(1)管理的程序。档案管理的程序主要是明确规定了档案管理体系文件中的相关编制的流程,同时包括对档案进行的收集、整理、移交等程序都做出了明确的规定。(2)标准的档案管理操作的规程。

根据相关文件的规定,结合核电建设企业的具体情况,可以将核电建设的档案分为以下8个类别,分别是对文书性质的档案、工程类的档案、设备类的档案、科研类的档案、声像形式的档案、合同类的档案、人事的档案、财务部门等档案内容进行管理。
         4从体系上解决档案与文件的转换问题
         就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言,大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联,并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以,大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的,不仅档案的完整得不到保证,还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作,必须确保时效性和完整性,在工程进行过程中,将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此,必须结合文件与档案的共同点,将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手:
         4.1确定归档的范围
         文件管理工作融入档案管理工作中,首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容,档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况,对档案的类别进行科学的划分,可以分为以下8大类别;文书性质的档案、工程类的档案、设备类的档案、科研类的档案、声像形式的档案、合同类的档案、人事的档案、财务部门。
         4.2确定归档的流程
         要达到档案管理工作细化的目的,需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施,建立适合自身的归档流程。从而,顺利完成对文件材料管理的相关归档流程,确保文件材料的归档完整性。同时,在处理不同类型的文件和材料时,需要对文件材料进行充分的了解,按照文件的先后顺序进行归档,并对归档流程中的要求进行明确,保证具体步骤的实施。
         4.3定期归档制度
         归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时,要考虑的问题很多,既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率,又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面,核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通,制定合理的归档时间。归档时间的确定,需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程,是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本,也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象,保证在核电项目中档案的完整,最终实现文件向档案的方向转化的目的。
         结语
         综上所述,在核电建设的档案管理工作中,虽有一定的操作流程。但是,在实际的工作过程中,还会面对一系列的问题。论文结合核电建设的具体情况,建立相应的档案管理体系,并对文件转化为档案的流程进行设计,从而保证档案管理工作更好地进行,通过档案管理制度的改进,未来我国的核电建设档案管理工作将步入新的阶段。
         参考文献
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