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论国企办公室管理的重要性和提升途径李斌

发表时间：2020/5/9 来源：《电力设备》2020年第2期作者：李斌

[导读] 摘要：在新形势背景下，国有企业的发展面临了巨大的挑战。

        (国网阳泉市荫营供电公司山西阳泉 045000)
        摘要：在新形势背景下，国有企业的发展面临了巨大的挑战。而办公室作为一个企业的中枢机构，要想使企业更好地发展，必须对企业办公室管理这一块进行创新改革，打破陈旧的管理观念，不断创新，在实践中取得发展。本文主要就国企办公室管理的目标和含义以及提高办公室管理工作的对策进行了分析。
        关键词：国企；办公室管理；重要性
        引言
        办公室作为企业发展中不可或缺的组成部分，其工作质量的好坏会直接影响企业效益的获取，所以企业管理人员在进行办公室管理时，应当依据办公室管理中存在的问题制定相应的解决措施，不断提升办公室在企业制度决策中所起到的辅助作用。
        一、国企办公室管理的重要性
        1.1有利于简化国企办公室的工作流程
        因我国相关政策扶持和我国特殊的国情，我国的国有企业都具有相对较大的发展规模，这就注定了国有企业办公室管理工作具有多方面的职能，涉及得内容较多，如战略目标、行政管理和文化宣传等工作。换言之，我国国企办公室的工作量都相对较大，除了一些针对性强的工作，还需要处理一些琐碎的工作，突发事件也经常遇到，这些情况增加了办公室管理的难度。因此，加强对办公室管理工作的认识是当前工作的重点。实际中，办公室管理工作就是将一个任务分解成几个任务，并且根据工作人员的特点，来分配相关任务，最终完成整个任务。这种分解任务并分配专人负责的工作流程大大简化了日常管理工作的无序性，简化了工作流程，提高了工作效率[1]。
        1.2决策的依据形成
        对于国企办公室而言，每天需要处理多方面的事务和工作，这就需要掌握大量的信息，如实际经营状况，这样能够为领导层和决策层提供相关信息和数据，这项工作能够保证国有企业正常运行，具有实际的意义。办公室管理采用分层管理的模式，在处理整体工作时会有具体性和针对性，分配安排工作人员获取相关信息时，比较便利，同时也能为决策者提供比较有效的解决方案和建设性的建议，这样更能保证企业朝着积极健康的方向发展。
        1.3有利于提升办公室整体工作效率
        对于国有企业办公室来说，相关管理工作比较繁杂，因工作量大势必会出现问题，工作上的疏漏和疏忽不可避免，这就需要对整体任务和工作进行有针对性的划分，这就需要办公室成员能够熟悉和清楚自己的工作任务和职责。其中各项工作的办公流程和相关规章制度的建立和内容，企业管理人员和工作人员要熟练掌握，这样的氛围和环境下，势必提高了办公室整体工作效率和工作能力。
        2国企业办公室管理方法的创新策略
        2.1完善国企办公室的人力资源配置，提高工作效率
        想要提高国有企业办公室人员的工作效率，就必须从办公室人员结构开始优化和完善。以统一精简的原则对办公室人员结构进行优化管理，对一些职员的变动进行规范处理，对办公室内一些重要职位和内部结构进行合理调整，时办公室能够适应时代的发展，另外，国有企业不能进行照搬别人的管理模式，要以企业的自身发展情况和政策为基础，霸气吃办公室原有的优点，对缺点进行改善，树立各方面等工作，协调办公室内部和外部的关系[2]。
        2.2国企办公室的工作理念内容要不断改良
        要改革和促进办公室工作的进行，就必须从改变工作观念入手，需要对国企办公室的相关权利和实际价值进行重新标定，这就需要从以下几个方面入手：1.办公室人员要从自身出发，意识到自己工作的重要性，意识到办公室在国有企业的决定性和关键性地位，在调节工作时能够积极主动，发现问题能够及时解决和协调。

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2.从基层角度出发，办公室人员要了解和掌握企业发展的状况和对相关事件上，企业员工的看法和想法，这样能够进一步维持工作效率，能够进一步激发办公室的内在潜能。
        2.3注重教育内容和教育方法的改进与创新
        我党经过98年的发展，在党内形成了许多先进的理论和思想，这些都是党员教育的重要内容。与此同时，在开展教育的过程中，还应当注重引入新的理念和思想，注重与时代发展相结合。如：深入贯彻党的十九大精神，加强对“中国梦”内涵思想的学习，这些都将作为党员教育内容中的重点。其次，应当了解地勘党员在岗位中的实际性需求，然后在教育内容上尽可能满足他们的这些新需求。除此之外，还应当利用当前先进的大数据技术，广泛收集社会中的热点性问题，然后以此展开探讨和学习，既能够增强教育内容的生动性，又能够提高教育的实效性，更有助于提升教育的实际效果。单纯的说教方式，会让教育变得枯燥乏味，同时取得的教育效果也十分有限，因此对地勘党员的教育工作需要注重教育方式的多样性。如：定期组织地勘党员观看具有一定教育意义的影片，通过教育来提升地勘党员的思想认识；通过微博、微信公众号发送具有较强教育意义的文章，实现对地勘党员思想的定向提升；结合地勘实际工作，开展相关的主题活动，让党员在实际工作中得到启发，变抽象的理论教育为实践培养[3]。
        2.4及时对办公室工作人员的责任进行细分
        在当前企业办公室管理中出现的重要问题就是办公室没有责任划分，这样就使得企业工作人员在工作中不能够明确自身的职责。因此企业要想在发展中发挥办公室的作用，就需要根据办公室人员的职位性质细分工作人员的职责，只有这样才能够保证办公室工作人员日常工作的有序进行。例如，企业在进行办公室管理时可以规定“办公室管理人员的主要职责就是对办公室日常工作进行管理，确保办公室各项职能的顺利完成。”也可以规定“办公室文职人员的主要工作就是将公司发展有关的档案进行整理收集”又或者规定“办公室的电脑技术人员主要职责就是，保证公司电脑运行安全以及及时将公司的发展策略进行电子文档录入”等等。企业通过对办公室各个职位职责的划分，就能够使得办公室人员在进行工作的过程中明确自身职责，了解自己应该干什么，进而提升办公室的工作效率。
        2.5做工作开展的“指挥棒”办公室的一项重要工作
        职责就是沟通协调，特别是集团处于混合所有制改革的关键时期，对办公室如何有效协调各项工作高效开展提出了更高要求。为此，办公室将重点放在了“三快”上，即：1.工作传达快。对于集团重要决策、重点工作要求、临时部署工作，要求当天传达到承办部室或单位，对于未明确责任的，则办公室主动承担牵头部室职责，确保各项工作不落空档、无缝衔接、第一时间传达到位。2.工作落实快。已经部署的工作，均建立“工作配档表”，明确工作内容、目标、要求、责任部室、办理节点等信息，确保各项工作第一时间落实推进。3.信息反馈快。对于部署工作的开展情况及遇到的问题，第一时间汇总整理报领导审阅，以便其及时掌握动态、调整部署[4]。
        结束语
        新时期，我国各项社会事业都处于一个高速发展的时期，随着各种信息量的增加以及各项方针政策的传达和执行，这在一定程度上增加了办公室的工作量，而且对其办公室工作水平也提出了一些崭新的要求。为了更好地适应时代发展的需求，同时也为了更好地服务社会各项事业的发展，因此，十分有必要提升办公室工作水平。
        参考文献：
        [1]周健.新时代办公室行政事务管理策略探讨[J].科技经济导刊,2019,27(19):218.
        [2]刘阳.浅谈办公自动化在办公室管理中的创新[J].现代经济信息,2019(13):53-54.
        [3]王磊.办公室档案管理规范化对策研究[J].办公室业务,2019(13):86.
        [4]王笑宇.新形势下如何全面提升办公室管理工作[J].办公室业务,2019(13):161.