摘要：随着我国改革开放的深入发展，信息技术自动化逐渐融入了人们生活中的方方面面，在办公领域，文书档案的管理是单位发展的重要关键所在，而过去老旧的文书档案管理方式已经无法满足我国现代社会的需求，因此，在办公文书档案管理中，要重视办公自动化在其中的应用，增加文书档案的安全系数，提高文书档案管理人员的素质。下文将重点阐述办公自动化在文书档案管理工作开展中的重要作用。
关键词：办公自动化；文书工作；档案管理；重要作用
在档案管理工作中，文书档案的管理是其中的重要因素，起着记载单位的发展历程和便于查询利用的重要作用，为单位的可持续发展能够提供关键的指导。而随着我国科技技术的不断发展，传统的文书档案管理方式较为老旧，无法满足现代社会的发展需求，因此，要积极在文书档案管理中引入办公自动化，通过先进的办公技术，采用科技设备，更好地实现对文书档案内容的整理，从而进一步提高办公的效率。虽然，办公自动化已经在文书档案管理中有一定规模的应用，但在实际应用过程中，办公自动化应用仍存在一定的问题，需要不断完善。
1 办公自动化在文书档案管理工作开展中出现的问题
1.1 文书档案管理者的综合素质不够
想要在文书档案管理工作中引入办公自动化，对文书档案的管理者的素质有一定的要求，引入办公自动化需要一定的技术作为支撑，要求文书档案管理工作人员不仅仅需要有较高的专业素质，还要有一定的专业技术基础，能够在短时间内学习理解办公自动化的操作，在实践过程中更加清晰地了解文书档案管理工作相关的概念，并积极了解办公自动化的技术，更好地适应办公自动化在文书档案管理中的应用，提高本单位文书档案管理工作人员的工作效率。但近些年，大部分的单位文书档案管理工作人员很难做到及时学习领悟办公自动化的专业技术与知识，导致在文书档案管理工作中的并没有发挥办公自动化的应有效果，大大降低了文书档案管理的效率。
1.2 文书档案的保密特质
单位在进行文书档案整理的过程中，通过应用办公自动化，能够更加高效地完成文书档案管理工作，但在实现高效的工作效率的同时，在保密性存在一定的不足，运用办公自动化进行管理，使得他人也能够更加轻易地实现对文书档案的修改，并且很难发现他人进行修改的痕迹，大大降低了文书档案的保密性。
2 办公自动化在文书档案管理工作中开展的重要意义
2.1 提高工作效率
在过去的文书档案管理工作中，往往是采用人力进行管理，这样的手工整理方式，大大降低了档案资料的收集查阅效率，不仅浪费大量的人力物力，也降低了工作效率，这样的档案管理方式无法满足单位的需求。而在档案管理工作中采用办公自动化的方式，合理利用计算机对档案内容进行分析处理，能够大大降低在文书档案管理中消耗的人力，在短时间内完成对文书档案的管理，使得单位在往后的信息收集、资料处理、查询利用方面能够更加得心应手，高效快速地完成任务。
2.2 优化相关服务功能
在传统的文书档案管理工作中，单位中档案资料在共享方面存在一定的不足，在应用查找的过程或者需要耗费较大的时间与精力，服务功能相对较差。而在文书档案管理工作中合理应用办公自动化，则能够实现对相关服务功能的进一步优化，通过办公自动化系统，能够将过去的纸质版资料转变为现代电子形式的资料，并构建出高效的文书档案数据库，当单位或者部门需要收集相关资料时，能够快速地通过检索完成任务，很大程度上提高文书档案管理工作的效率，从而提高了服务功能。在改变传统档案管理方式的同时，将粗放式管理转变为精细化管理，进一步实现对服务功能的多元化处理。不仅如此，在文书档案管理中应用办公自动化，能够实现信息载体的分离，加深信息的深度，真正实现信息共享，进一步优化文书档案的相关服务功能。
2.3 提高文书档案的存储质量
在我国现代飞速发展的背景下，办公自动化技术逐渐在文书档案管理工作中有更广阔的应用，电子档案的信息资料形式逐渐代替传统的纸质档案形式。单位在实际运营的过程中，往往会生成较多的文档资料，而相比较传统的纸质版文档，电子版文档有较为明显的优势，方便储存与搜集。不仅如此，在实际需求的过程中，还可以将电子文档与纸质文档进行相互的转化，进一步提高单位的工作效率。在传统的文件传递过程中，由于纸质版的文档传递较为麻烦，很有可能会出现传递丢失与损坏的情况，而在现代发展中，通过办公自动化技术的合理应用，能够由过去的纸质版文档传送转变为现如今的电子档案传送，更好地实现对文档完整性的保护，使单位在进行文档传递的过程更加方便高效。
3 在文书档案管理工作中应用办公自动化的策略
3.1 加强网络的管理应用
在文书档案管理工作中，办公自动化技术的应用载体是计算机网络，因此，为了更好地保障文书档案数据的安全系数，在进行档案管理的过程中，要加强对计算机网络安全的管理，通过对内网、外网的研究，通过施加内外网隔离，展开一定的隔离防护措施，保证只有允许的地址才能进入到办公室自动化的网络中，真正实现对网络管理应用的强化，保护档案数据的安全性。不仅如此，单位还可以应用防火墙进行档案保护，防火墙能够对网络数据进行过滤，并及时检测到网络攻击，及时给予相应的警告，更好地实现对文书档案的保护，提高档案资料的安全性。
3.2 加强对电子文档的技术管理
将办公自动化应用到文书档案管理工作中，为了提高电子文档资料数据的准确性，进一步提高单位人员的工作效率，还要加强对电子文档的技术处理。为了进一步提高单位的工作效率，相关工作人员要始终抱有学习的理念，不断加深对文件资源的研究，工作人员要及时研究分析，真正实现对电子文档的技术管理。像是对文档的接受、存储等操作，要在保证文档中内容资料的完整准确性的基础上，对电子文档进行有效的管理，进行电子文档的处理，转变为只读文件，保证在往后的应用查阅中，能够对文件进行查阅，但无法对文档进行修改，使得文档的准确性与原始性不遭到破坏，从而实现对文档可靠性的保证。由于电子文档大多数存储与计算机，而计算机出现故障是生活中非常常见的情况，因此，为了预防由于计算机故障，导致文档丢失的情况出现，对于部分重要的文档，要对其进行备份，而为了保证安全性，要加密计算机，避免出现文档流失的情况。
3.3 提高档案管理人员的专业素质与能力
在档案管理工作中，由于管理人员是工作的主要力量，因此，档案管理人员的工作专业素质对工作效率有着最为直接的影响，因此，为了保证办公自动化能够在文书档案工作中顺利展开，要重视对档案管理人员专业素质的提高与培训。单位可以加大对档案管理工作人员的投入，像是提高工作硬件设施质量，能够使档案管理工作人员更加熟悉办公自动化设备的应用功能，从而提高工作效率。单位也可以在档案管理工作人员的培训方面加大投入力度，也可以制定单位奖惩制度，在业绩考核中加入工作质量，从而督促单位工作人员保持积极学习的态度，提高自身的专业素质与能力，更好地进行文书档案管理工作。单位在运转过程中离不开内部各个部门之间的合作，因此，单位要加强内部部门之间的联系，结合实际发展情况，提高文书档案管理工作相关工作人员的专业素质与能力。
结束语
随着我国技术的不断发展，办公自动化逐渐被应用到文书档案管理中，单位要重视在文书档案管理中出现的问题，并采取相应的措施策略进行解决，更好地提高相关工作人员的工作效率与专业素质，提高文书档案管理的安全性。
参考文献
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