摘要：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的历史记录。进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。因此从两者利用需求的共性与差异进行系统的比较，对建立与发展档案信息网络共享有重大意义。
关键词：档案利用；需求比较；探讨
1电子档案利用与纸质档案利用的需求一致性
1.1档案利用需求的多样性与动态性。一是档案利用需求的多样性。电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等不同而显现出千差万别。档案利用者需求可以划分为许多种类，如：根据需求表达与否，可分为表达的和未表达的需求；根据需求和客观要求是否一致，可分为实际需求和非实际需求；根据需求表达方式，可分为主题和指名需求；根据档案利用者的不同类型，还可分为管理人员，科研人员和公民个人需求等。档案利用者需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展，社会所拥有的职业越多；生活文明程度越高，人们的爱好会越多，爱好的层次会越高，也就更加多样化。二是需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和水平，是由其所处的历史条件所决定的。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性。
1.2档案利用需求的重复性与可诱导性。一是档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复出现。二是需求的可诱导性。档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用，使利用不方便变为方便等等。档案利用者需求的可诱导性，是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力，又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。
2电子档案利用与纸质档案利用的需求差异
无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求差异有：
2.1档案利用需求载体的差异。从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取。
2.2电子档案与纸质档案管理方法不同。
纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。在计算机作为办公设备的情况下，电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷，案卷这一基本单位也不存在了。电子档案的接收工作比纸质档案来说更为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交，在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。
2.3档案利用需求方式的差异。纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具，界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室即可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。
2.4档案利用需求原始属性的差异。档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。
2.5档案利用需求途径的差异。纸质档案利用的需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品。其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享。档案收藏部门应用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源。在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用实践活动。电子档案利用下的电子网络的传输，能够迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者，又不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。
档案资源的社会共享，是当今电子时代“档案信息高速公路”的热门话题，也是建立与发展“档案信息网络”一项复杂的系统工程，需要我们档案管理部门以社会信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求各自优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，正是我们探索纸质档案利用需求与电子档案利用需求的共性与差异的根本所在。
参考文献
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