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水利工程档案管理问题初探布学芝

发表时间：2020/5/14 来源：《基层建设》2019年第34期作者：布学芝

[导读] 摘要：在当前社会发展的形势下，档案管理工作显得越来越重要。

        楚雄欣源水利电力勘察设计有限责任公司
        摘要：在当前社会发展的形势下，档案管理工作显得越来越重要。与一般的文件管理相比，水利工程档案管理比较特殊，主要是档案和文件在水利建设和维护过程中形成的管理对象，这些文件是对水利工程的检查、维修乔护，管理、使用的依据和凭证。然而，由于主客观因素的影响，水利工程档案管理长期存在混乱、档案残缺现象，缺乏系统性及科学性，已严重地影响到水利工程建设管理质量。对此，水利部门不能熟视无睹，应对水利工程档案管理工作引起高度重视，并出台相关规定，建立科学的管理体系。在实际工作中还应根据工程规模大小、技术难易、工期长短等相关特点进行动态化的档案管理，进一步提高水利工程档案管理的水平，确保水利工程建设管理质量。文章分析了当前水利工程档案管理工作中存在的一些问题，并提出了相应的对策和建议。
        关键词：水利工程档案；档案管理；建议
        水利工程档案是在水利工程可研、规划、设计、施工等建设活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。是各个阶段所形成的图表、文字和声像等形式的记录，是全面反映工程建设情况的真实记录，也是全面鉴定工程质量、落实责任的重要依据，对工程建设起着监督和验证作用，对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。
        一、水利工程档案管理上存在的问题
        1.1档案管理制度不健全
        水利工程档案管理上存在问题主要表现为：①单位对档案工作的重视不够，没有完善健全的档案管理制度，一些单位重视技术工作，忽视档案管理，单位各科室及部门忙于各项业务工作，对工程档案管理法规宣传不够，档案资料流向制度不健全，使得工程技术人员调动、变更时，出现人走档案走、人走档案没人管的现象；②资料的收集、整理不及时。一些基础性的水文、测量、地质、气象、土工试验等资料未按时记录、整理，甚至有缺失，影响规划、设计质量；③归档不及时，水利工程档案不同于一般企事业单位的档案管理，从档案搜集到归档整理都具有不确定性。在归档时间方面，我国《水利工程档案管理规定》第二十三条规定，工程档案的归档时间单位根据实际情况来确定，可分阶段在工程完工后向档案室归档，也可在主体工程全部完成后归档，整个项目归档移交工作应在工程骏工验收后三个月内完成，但这规定在目前很多单位都不能严格执行，很多档案是勉强移交，工作中只注重工程现场的管理，轻视工程建设资料的及时归档。④有的水利工程项目平时不注意工程资料的整理，在工程快完工时才开始资料的收集整理，很多隐蔽工程、关键部位的处理情况全靠记忆填写，造成资料失真，对后续水利工程管理缺少参考性和借鉴性。⑤资料的借阅审批、登记制度不健全，未建立专门台账，资料丢失严重。
        1.2档案管理意识不强，缺少投入
        ①单位不重视，随意更换档案管理人员，工程资料归档不及时，资料不全面。②硬件设施投入不足，很多档案室面积小、通风、采光差，受潮严重，且不方便查阅。③保密意识不强，对重要的水利工程档案未加密，未经审批随意借阅。
        1.3档案管理专业人员缺乏
        目前，在基层水利部门尚未设置专门的档案管理人员，不组织专业培训，档案管理员知识结构大都老化，资料索引分类不科学、不详细，不方便查阅；对电脑和网络技术不熟悉，对影像资料不了解，重要资料缺少备份；对档案资料的维护缺少现代化管理手段；对水利专业方面的知识认识、了解不足，也影响档案管理。
        1.4档案管理缺乏有效的监督
        任何一项工程有效的监督都是使得工程可以正常运作的保障，若是没有监督，便容易致使工作人员工作散漫、工作效率不能得到保证。像水利工程这种边缘性的工作，容易被人们忽视，因此，我国水利工程档案管理监督制度的不够健全是导致管理工作效率低下的原因之一。
        1.5对水利工程档案管理缺乏系统的探究
        对水利工程档案管理，应该如何使之更加健全还没有进行深入的研究，国内仍没有正式的档案管理场地。
        1.6水利工程档案管理信息化程度不高
        随着我国信息化、现代化建设的步伐加快，水利工程的建设管理方面需要改进，才能满足现代工程的要求。而计算机和网络的普及，使用网络传输让无纸化办公成为现实，解决了传统的档案管理中滞后和低效的管理模式。

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水利工程的建设与日常的企业单位管理有所不同，一般开发的项目软件并不能适应所有水利工程，并且建设项目管理软件有一定技术要求，由于工期的限制，有部分单位仍旧使用纸质文件，有信息化意识的单位也不过是将纸质文件转换成电子文件的形式。
        二、水利工程档案管理对策与建议
        水利部门应加强档案管理工作，落实岗位责任制，加大检查和监督力度，努力提高现代化管理水平。各单位要切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理，确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。
        2.1建立健全档案管理制度
        为了加强水利部门的档案管理，首先要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格资料的收集整理；其次是建立健全档案管理制度，严格审批手续，设立专门的查阅台账；其三是严格把关档案入库的质量，在归档时需对每份文件清单进行全面彻底的检查，不能疏漏或散失，并做好分类；其四是要做好电脑、网络和影像资料的管理和维护；其五是加大档案室硬件设施的更新和改造。责任化管理当中，必须要对档案管理工作的相关负责人进行明确，确保每一部分档案要有专门的人员进行管理，确保出现档案管理疏漏问题或者其他问题的，可以第一时间做到有责可查、有人可追、有据可循的目的，及时对相关人员进行处理与惩罚，以此来不断提高每一位管理人员的管理意识，树立认真负责任的态度，更好地提高档案管理工作的质量。
        2.2提高档案管理人员的综合素质和管理能力
        随着经济和科技不断发展，档案管理人员需要进一步提高自身素质，相关部门要加大培训力度，要有计划、有目的的对档案管理人员进行业务培训，使水利档案干部不断更新知识，使档案管理人员的管理水平逐步得到提高，掌握扎实的业务技能。档案工作人员要具备一定的档案管理专业知识，不断努力学习水利专业知识、计算机技术等，同时还应具备水利专业基础，用现代化的技术进行档案升级管理和维护。除此以外，在人才的培养中提高每一位管理人员在职压力，减少部分“懒政”行为的出现，确保其能够紧追最新的技术手段以提高管理能力，还要在人才培养与筛选中确保管理人员具有一定的耐心与责任心。
        2.3实现档案的全程管理，充分利用档案信息
        对于水利工程的档案管理工作来讲，相关管理人员要充分认识到档案的价值，重视档案的管理。开发利用好档案信息，是盘活档案资产的重要手段。对一些普通的档案资料要实现资源共享，而对一些重要的档案资料则可以在严格手续的情况下实行有条件查阅，尤其是在一些检查水利工程项目的施工进度以及质量的状况下，也可能在项目建成后的评审与验收工作当中，对于水利档案信息的收集、整理的内容更尤为重要，严格确保其质量性，保证档案信息的完整性，在全程管理工作之中要做到恪尽职守。对涉密档案要严格把关，执行审批制度、采取使用者承诺保密责任制、用后及时消毁等相关措施，确保重要资料外泄。
        2.4实现档案管理现代化
        在一个信息化的时代，信息资源有着重要的战略作用。档案管理现代化是必然的趋势。因此，需要加强对设备的投入，实现日常管理和维护的现代化、智能化。
        2.5资料分类科学，档案管理标准
        为了提高档案管理水平，方便查阅档案资料，应加强档案资料的科学分类，实行标准化档案管理。水利部门需要结合水利工程的特点，严格按照水利工程对档案管理的相关规定，结合实际情况制定完善的标准化的规章制度，坚决做到用制度管人、用制度管事。更要加大力度发展各种多媒体形式的档案，如磁介质档案和电子档案在水利工程中的运用。重视水利工程建设中产生的各种电子文件，对水利工程档案信息进行保存管理。
        2.6建立健全的工程档案管理技术体系
        对每项工程设立专门的档案管理技术人员，组建技术档案工作室，从而形成一个分层管理的网络，让各层级管理好自己的档案。此外，各个层级间应该能够有效进行沟通，从而让档案管理人员各尽其职。
        加强档案管理可以有效提高水利行业的建设管理水平，随着信息时代的快速发展，传统的档案管理已不适应目前形势的发展，需要转变观念，重视档案管理人员的培养，建立完善的管理档案体系，提升水利工程的档案管理水平。
        参考文献
        [1]谢佳辰.现代企业档案管理工作的信息化建设探析[J].财会学习,2018.
        [2]童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].