青海省格尔木市公园管理处 青海格尔木 816000
摘要：现如今，园林工程实际开展的过程中对于人们的生活质量会有着一定的影响，因而相关的工作都有着重要的意义，但是实际运行的过程中由于种种原因，园林档案的收集和管理存在诸多不足，在一定程度上影响了单位的工作效率。所以有关部门在实际管理工作的过程中需要充分关注的工作内容，确保花园文件管理能充分满足社会发展的需求和人们的特殊需要。
关键词：城市园林绿化；档案工作；有效管理
引言
园林绿化档案是在建设园林绿化时形成的具有保存价值的照片、图纸、文字等不同载体的文件材料，是园林绿化工程进行竣工核定和竣工验收的前提，为工程进行使用、管理、维护、扩建、改建等提供了重要依据。将园林绿化档案管理好可以有效保障工程质量，与城市的可持续发展有着十分紧密的联系，但是在快速发展的园林绿化建设中，尽管园林绿化工程档案管理工作取得了一定进步，但是仍存在了诸多问题，需要运用有效措施进行解决。
1园林绿化档案管理的意义
1.1有效保障园林绿化工程建设经济效益
对于园林绿化部门来讲，无论是园林绿化的新建工程还是改建工程，都离不了园林绿化档案的利用。园林绿化工程建设投入大，成本核算严格，充分参考已有的园林绿化工程建设成果，根据园林绿化种植条件和方案所需制定新的改扩建方案，可以节省非常可观的建设资金。
1.2提供保证园林绿化工程建设质量的重要参考
园林绿化档案管理，从根本上讲是为了记录生态文明的发展历程，提供可供借鉴参考的园林绿化建设成果，努力提高园林绿化的建设质量。
2当前园林绿化档案管理工作中存在的问题
2.1档案资料信息化程度较低
目前很多单位对档案信息化缺乏足够的认识，档案管理工作仅仅停留于收集、保管与整理等层面，导致无法推进档案资料的信息化。当前，从园林工程来看，并未对施工前期的建筑旧貌、施工过程、开工仪式以及隐蔽工程等声像资料进行整理建档，未建立起规范的数据库，查找过程相对繁琐、录入任务重。
2.2档案资料利用率不高
现阶段，园林绿化工程档案的利用率较低，具体表现为绿化管理科学研究中未发挥出园林绿化工程档案的价值，除此之外，在查找相关的技术资料过程中主要是通过询问当时的参建人员，依赖于个人的回忆，忽视对绿化工程档案的使用，与此同时，一直以来对于园林绿化工程档案采用封闭或者半封闭的管理方式，无法实现对其充分利用，过度重视档案的保护，无法实现档案的对外开放。
2.3重视不够，相关保障欠力度
一些园林绿化部门在档案管理工作方面表现出明显的不够重视，未能真正认识到档案管理工作是园林绿化工作的重要内容，是一项重要的基础工作，对档案管理工作的投入严重不足，档案管理设施简陋，档案室“八防”“三分开”更是无从谈起，甚至有的没有设立专门的档案室，档案处于分散管理、安全堪忧的状态。此外，档案管理人员的配备问题也十分突出，不少园林绿化部门未配备专职档案人员，身兼数职的档案人员真正花在档案工作上的精力十分有限，大量的档案资料也因此得不到有效的管理，档案资源作用得不到充分发挥。有的单位即便配备了专职档案人员，也是非专业出身，业务素质不高，不能满足新时期档案工作的要求。
3加强园林绿化档案工作有效管理的策略
3.1引入信息技术开展现代化档案管理工作
现阶段，人们的生活水平得到了显著提高，而园林绿化工程的规模也变得越来越大，所以相应的增加了各种档案资料，同时我国现阶段的档案主要使用的是纸质档案，但纸质档案的整理工作具有十分大的劳动强度。而借助计算机对文件进行整理，可以省时又省力。在传统的人工立卷工作中，立卷人立足于自己的理解分类文件，尽管都依照统一的标准，但是由于每个人的理解都有所不同，对同一个文件的分类也不一样，那么分类不准确的现象也就在所难免，从而使案卷的质量受到影响，不便于今后利用工作的顺利开展。所以应根据新的《归档文件整理规则》，不用对案卷标题进行拟定，将单位制定为件，不仅把人为因素对文件归档工作的影响降低了，同时还能使计算机管理优势得到充分发挥，将工作效率有效提高，实现了深化检索、简化整理的目的。
3.2着力提升园林绿化档案管理的贡献力
与传统园林绿化档案价值相比，大数据时代基于各种先进技术的园林绿化档案管理工作价值能够更为突显。传统工作中，档案形式古板，缺乏灵活性，极大地阻碍了共享、利用价值的发挥，而与此相对应的大数据时代下的园林绿化档案能够从宏观上为民生改建工作服务。基于现有的档案数据，大到其他相似环境绿化工作的类比、类推工作，小到某一棵苗木生长情况的评估（虫害、浇水等）及维护措施（修剪、施肥等）的制定都能够得到切实落实。
3.3强化全程监督，做好整体控制
在园林绿化档案的管理工作中要重视对归档过程的整体控制与跟踪监督。文件材料收集工作贯穿项目施工全过程，为保证形成档案的准确完整，要密切关注工程进度，进行动态跟踪。比如，在施工前施工团队要对施工现场进行精准的勘察与测量，随时可能出现设计方案的变动，园林绿化档案管理部门只有参与其中，才能做到有效把控。在此过程中，档案管理部门尤其要明确工程各阶段的档案收集重点。施工准备阶段：施工许可证、开工报告等；施工阶段：土方登记单、苗木出圃单、标高复核记录、施工图与技术交底、施工组织设计与操作记录等；竣工验收阶段：竣工报告，整个工程的成本核算、验收等工作中所产生的影像资料、会议记录、文件以及变动记录等。同时，档案管理部门要配合保管单位将全部档案资料进行科学的分类，并根据其价值实行分级管理。
3.4档案的全面收集
第一，及时地收集各个施工环节的作业信息，并采取科学的方式筛选与整理材料，而后由档案部门全面审查，确定材料无误后方可办理相关手续，从而满足实际应用的需求。第二，根据工程生产部门考核需要，收集相关资料内容，确保各类工作的落实。此外，针对各个园林项目的差异性，安排不同的档案管理人员分类管理，全面落实收集与整理信息资料的工作，并完整地制定工程方案。为保证质量，档案管理人员要坚定正确的立场，对各类档案及时进行审核、处理、检查与调整等，及时发现并解决档案管理中的问题，从而满足新时期档案管理工作的要求。
结语
园林的完善文件管理归根结底是人类发展的进步，它提供了一个坚实的基础为城市化的发展，城市文明和进步。自改革开放以来，快速发展的国家、地区建设也在紧张有序的状态。由于地区差异的概念和文化的差异，各单位的档案管理在这一领域也不同，但文件管理意识不强。为了提高管理水平园林文件，各单位应加强景观管理，注意全面、准确、完整和完善档案。规范园林档案管理，提高员工素质，加快档案信息的景观建筑。
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