黔东南州烟草公司黎平县分公司
摘要：随着时代发展，为了满足信息化的要求，事业单位应该在进行人事档案管理时采取一些信息技术进行科学管理，人事档案处理方式应该符合时代要求，必须具备一定的安全性和科学性。企业应该结合传统的人事档案管理体系，对自身发展提出创新性改革，从而解决多项不合理问题，综合讨论出一项适合自身发展的新型人事档案管理体系，进而更好地实现信息化对于人事档案管理模式创新的目标及要求。
关键词：企业人事档案管理；信息化
1人事档案管理的定义
在当今时代，各种信息传播速度较快，企业在进行人员招聘时，如果不能对一些具体资料进行详细采集记录，就会导致招聘信息延误，而人事档案信息化管理可以很好地解决这一项问题。人事档案管理是一项具有服务特性的工作，涉及一些人事档案收集、存放以及工作调配等多个方面内容，在人力资源管理工作中具有重要地位。
个人发展和单位发展都会受到人事档案管理的影响，受管理对象、内容和工作特点的影响，人事档案管理具有以下几个特点。①精准性和真实性。人事档案扮演着信息承载体的角色，为事业单位的人员录用提供了一个参考依据。因此，信息档案所记载的内容一定要确保真实合理、内容全面，要求事业单位根据实际工作的要求，对员工的全部信息进行一个初步了解，了解他们的学习经历、成长经历和思想方面。②全面性和流动性。管理档案的工作人员在很多时候，能够根据企业发展的要求，产生一些职位变动，所以相关人事档案要随着管理人员进行流动，必须要与档案所有者保持同步。③具备隐私机密性。人事档案记录较为全面，人员的个人信息都记录在册，其中，很大一部分内容均属于个人隐私机密，事业单位不应该对外公开，所以，单位一定要防止信息泄露。从事人事档案管理的工作人员要有高度责任感，尽最大努力确保档案信息的安全性，不可泄露人事档案的重要信息。
2信息化在人事档案管理中的作用
人事档案的信息化对于提高人事档案管理水平，促进单位人力资源的合理配置、促进人力资源的高效利用、节约单位管理成本、减少单位管理漏洞等具有重要作用，具体来说主要有以下几点。
2.1节约管理成本
人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。
房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的电脑中，又可以保护档案信息的安全。近年来随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。
2.2减少管理漏洞
经过信息化处理的人事档案，是由电脑软件和人来共同控制的，通过合理的软件设计可以让人事档案的管理更加严密、审批程序更加科学。人事档案记录着人过去的学习生涯及职业发展，对一个人的未来职业发展至关重要，因此总有人试图通过各种方式来清除自己过去经历中的一些污点、夸大过去的成绩，因而会滋生人事档案管理上的腐败及其它不良作风。而电脑软件是设计好的，很多设定并不是操作人员可以随便就能改的。有些地方操作人员是能修改的，但也往往会有相互的制约，从而形成管理上的制约。此外，电脑日志还会记录下操作人员的每一步修改，因此，如果真有不法事件发生，相关责任人也能被顺利找到。这样就能在人事管理的程序上减少管理漏洞、降低人为因素的干扰，从而提高人事档案管理的质量。
2.3方便档案查找
电脑及软件具有查找的功能，不仅查找的速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能来进行查找，既可以通过查找姓名，也可以通过查找“身份证号”“职位”“工作单位”等来查找。智能查找的速度快、质量高，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。
2.4有助于单位间档案资源的快速传递
随着我国经济的快速发展，单位间的交流、单位人员的流动日益频繁，人事档案的转移、单位间的人员合作越来越多。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于工作效率的提高。
3加强人事档案管理信息化的措施
3.1加强人事档案管理信息化的人才建设
无论是电脑采购、网络搭建，还是软件的调适都是一次性的，而在日常的人事档案的信息化管理中，需要精通人事档案管理的人才，需要能熟练运用人事档案信息化管理相关软件的人才，需要能保证网络安全运行，能保障网络信息不被窃取的人才。这就需要加强人事档案管理信息化的人才建设，培养一批懂业务、通技术、善管理的人才。
这是既保障人事档案管理信息化运行的基础，也是人事档案管理信息化发展的保障。在对人事档案管理信息化队伍的建设中，一方面要加强对人事档案管理人员的招聘，将经验丰富、能力出众、思想品德好的人才请进来。
3.2人事档案的信息要加强制度建设
信息化环境、人才建设是人事档案信息化建设的基础，但要保障人事档案信息化的顺利实施和长远发展，必须要建立人事档案信息化管理制度，使人事档案的信息化管理工作有据可依、有章可循，让制度为人事档案管理的信息化保驾护航。科学的制度有助于理顺工作思路，有助于规范人的行为，因此一定要加强制度建设，使其成为人事档案信息化、科学化、高效化的保障。
3.3建立相对完善的数字管理体系
企业可以建立一个相对完善的数字管理体系，进而促进本单位的人事档案管理更好地进行信息化建设。首先，根据实际情况建立一项比较完善的数据管理系统，借助各项高科技技术，对数字中的一些信息进行定期更新修改。其次，把并不包含个人隐私的信息准确地传送给相关部门，合理科学地提高人事档案信息管理工作的效率和质量。
再次，在进行数据库建设时，还可以依据员工信息种类进行区别，方便后期工作查阅。最后，事业单位的一些管理人员可以依据数据库传达的信息，全方位地了解工作人员的工作态度和情况，从而很好地确保人事档案信息管理的协调一致性。
3.4创新档案管理的思路
管理具备服务属性，传统的档案管理模式只是把一些简单的工作进行整合。随着时代发展，这些较为机械的模式并不能很好地适用事业单位的发展要求，尤其是一些信息共享和运输工作，对于管理工作提出了更高要求。因此，档案管理部门一定要结合自身的实际情况，革故鼎新，把工作性质逐渐转向服务层面。在实际情况中，事业单位可以借助于信息化的诸多优点给需求者提供一些较为准确和科学的档案资料。这些经过专门区别的档案，很大程度上方便了需求者的信息查询，是一项高强度、高质量、高要求的服务工作。档案管理部门应该努力提升自己的工作质量和效率，不断扩大自己的服务范围，深入到各个行业和领域中。
3.5构建一个高效的人事档案信息化管理平台
为了提高人事档案信息化的管理速度，企业单位可以利用一些网站和新媒体来构建一个比较全面的人事档案管理平台，更好地实现人事档案管理工作的自动化和信息化发展。借助于互联网技术可以很好地把多项管理功能相结合，可以对一些信息进行实时更新和评价，大幅度降低人力物力资源浪费，合理提升工作效率。此外，最为主要的一点是加强信息化人事档案管理，进一步提高管理工作的精确度和高效性，全面提高人事档案管理工作的服务水平，实现人事档案管理工作的效益最大化。
结语
随着经济及社会的发展，信息技术的运用面越来越广。人事档案管理作为单位重要的管理组成部分，原有的以纸质档案已经越来越无法满足时代发展的需要，运用现代科技改变原有的人事档案管理方式已经势在必行。