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试分析企业文秘职业素养的养成寇静

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：寇静

[导读] 摘要：企业文秘工作人员主要负责协助领导对日常信息及事务进行处理，为领导决策提供对应的服务，在企业发展中发挥着辅助决策、综合协调、沟通信息及公共服务的重要作用。

        国家能源集团宁夏煤业有限责任公司生产安装分公司宁夏银川 751400
        摘要：企业文秘工作人员主要负责协助领导对日常信息及事务进行处理，为领导决策提供对应的服务，在企业发展中发挥着辅助决策、综合协调、沟通信息及公共服务的重要作用。文秘工作人员不仅要具备较强的语言和文字表达能力，而且要具备较强的综合协调能力，这是对文秘工作人员的基本要求，也是其办文、办会、办事的必备专业素质。一名优秀的文秘工作人员还要同时具备持之以恒的学习力，敏锐的业务洞察力，较强的辨别是非能力、分析综合能力以及随机应变能力。企业文秘工作人员承担大量信息和事务处理工作，经常会遇到一些问题，只有遵循“五个坚持”，注重素质和能力培养，明辨是非，看清本质，正确选择，工作才能又好又快。这些问题解决得好与坏，往往直接影响企业工作质量和工作效率，甚至直接影响企业的形象，所以文秘工作的好坏在企业发展中极为关键，文秘工作人员职业素养的高低至关重要。
        关键词：企业文秘；职业素养；养成
        1 分析文秘工作人员工作问题
        1.1 未能充分认识文秘岗位的主要职能
        企业实际工作中，虽然很多文秘工作人员的岗位职责和从事的具体工作不同，但是对待文秘岗位存在这样一种看法：文秘工作为跑腿及打杂工作，领导要求自身工作怎么做，文秘工作文员就怎么做。这种认识上的不足会导致文秘工作人员缺乏干好工作的主动性，不利于企业发展。随着现代企业进步，文秘岗位职责发生了较大改变，其辅助决策的作用更加凸现。文秘工作人员不仅限于对办公室日常工作事宜进行处理，同时要求其能为领导决策提供更高质量和更高效率的辅助服务，为企业各项工作的正常开展发挥作用。
        1.2 文秘工作人员自身业务能力较低
        主要表现在以下两点：第一，文秘工作人员思想上放松了学习，行动上安于现状，业务能力止步不前。第二，文秘岗位对其学历、经验、素质以及能力要求较高，存在着“无人可用”的尴尬局面，导致聘任的文秘工作人员的业务能力达不到企业的基本要求，在办文、办会、办事的工作实践中，容易出现严重影响企业工作质量、效率和形象的问题。第三，企业未对文秘工作人员进行必要的培训和教育，导致文秘工作人员的思想、行动、素质和能力跟不上企业快速发展的步伐。
        1.3 文秘工作人员工作积极性差
        现阶段，企业中还存在文秘工作人员积极性较低的问题，主要表现在以下三点：第一，文秘工作人员自身素质较低，上进心不强，工作兴趣不大，将会使文秘工作沦为跑腿及打杂工作，严重影响企业发展及文秘团队建设。第二，岗位管理制度未制定、不落实、不严不细或者脱离实际，对文秘工作人员的约束力不强。第三，对文秘工作人员实际工作的全面性、深入性了解不够，仍然使用传统观点看待文秘工作人员，认为文秘工作人员就是写材料的，对企业发展的直接贡献不大，将会导致文秘工作人员不受重视，严重影响工作积极性。
        2 文秘人员职业素养培养方法
        2.1 企业要重视岗前培训及后续教育
        在文秘工作人员入职之前，需要企业组织人员开展岗前培训，让新进文秘人员能够充分了解企业对文秘的要求、企业发展历程、工作内容等，并且开设职业素养相关的如“形象设计”“职业规划”“职业素养”等课程，让文秘工作人员明确工作素养指标，只有这样，才能让文秘人员尽快适应企业工作岗位。另一方面，在文秘上岗工作之后，需要为工作人员提供后续教育机会，在市场发展愈发快速的情况下，企业的发展也逐步加快，对于文秘的要求也在逐渐变化，因此，需要给予文秘工作人员进修的机会，让文秘人员能够跟上企业发展，拥有先进的文秘工作理念，完善自身职业素养。

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        2.2 文秘人员不断提高对自身的要求
        不能仅依赖企业对文秘人员的培训，也需要提高对自己的要求，加强学习，提高自身职业素养。在工作之余，可以报名参加培训，进一步系统性学习，在“职业环境”中，提高自身对文秘岗位的认同，反省工作中是否依照工作规范办事，明确自身责任标准。而在工作之中，则可以向优秀的文秘工作者学习，向企业老员工请教工作经验，从而提升自身专业水平及职业素养。另外，在工作中需要有主动意识，将领导交办的事情积极主动完成，强化自身创新服务意识，要求文秘人员做到“为领导服务、部门服务、员工服务”等意识，在领导询问时大胆指出问题，独立思考，并提出具有创新性的解决办法，让工作高效优质完成，充分发挥自身工作能力。
        2.3 企业激发员工工作积极性
        目前，企业文秘工作人员往往存在工作热情不高等情况，导致工作效率严重受到影响。因此，为了能够有效提高文秘工作人员对职位的热情，需要企业针对现有状况采取相应措施，建立完善员工激励机制并合理应用，从而提高文秘的工作积极性。首先，应当建设温暖包容的工作氛围，让员工能够感受到企业的人文关怀，给予员工精神上的鼓励。其次，构建完善的文秘工作人员考核制度，规范各项工作要求，以文秘工作人员工作完成情况为基准进行考核，将薪资待遇与考核结果相结合，并且纳入岗位提升标准之中，让文秘工作人员更加积极主动提升自己。最后，完善奖惩制度，对于表现优秀的员工，适当给予物质及精神奖励；表现过差以至于损害企业利益者，则给予相应惩罚，让文秘工作者认识到自身职业素养的重要性。
        2.4 建立完善的考核激励制度
        企业抓好文秘工作人员自身工作的积极性，要从制度建设出发。第一，建立定期交流制度。企业应加强文秘岗位之间的沟通，通过交流产生碰撞，通过碰撞产生智慧，激发文秘工作人员的爱岗热情和工作激情。第二，建立全面考核制度。企业应对文秘岗位各项工作进行全面考核，并将考核结果与薪酬挂钩，激发文秘工作人员干好工作的内生动力。第三，建立相应奖惩制度。企业应对表现优秀的文秘工作人员，给予其升职加薪等奖励，反之，进行必要处罚，激励其好上更好、持续提升。
        2.5 文秘工作人员需要将自身素养全面提升
        只有依靠学习才能走向未来。文秘工作人员要把学习作为一种长期追求，向书本学，向标杆学，向实践学。第一，向书本学，突出加强知识储备。积极学习新政策、新知识、新业务，建立完善的知识库、资料库，适应新时代综合素质和能力要求越来越高的文秘岗位需要。第二，向标杆学，突出赶先进、超先进。明确学习目标内容、工作措施以及完成时间，通过对标学习，努力追求卓越，实现自我提升。第三，向实践学，突出提升服务质量和效率。从细节出发，切实把公司和领导安排的每一项工作当成自己的事情去做好，更高标准地完成任务，既让领导放心，又让员工满意。
        结束语：
        办公室工作地位重要。干好企业办公室文秘工作永无止境，必须做到“三高”，即高度的责任感、高效率开展工作、高水平服务。在企业发展中，企业需要明白文秘工作的重要性，对文秘工作中存在的问题进行分析，制定符合企业发展的措施，提升文秘工作质量和效率，为企业实际发展提供便利性条件，真正发挥出文秘工作的重要作用。
        参考文献：
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        [3]王希钰. 浅谈中职文秘专业综合职业能力的培养研究[J].课程教育研究，2019（44）：41-42.
        [4]王维炜. 浅谈企业文秘岗位职业素养的养成[J].现代国企研究，2017（10）：47.