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探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径张婷婷

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：张婷婷

[导读] 摘要：档案信息是社会发展期间非常重要的信息资源，为了更好的为人们提供档案服务，一定要顺应当前的发展形势，改变以往的档案管理模式

        山东滕建投资集团有限公司山东滕州 277599
        摘要：档案信息是社会发展期间非常重要的信息资源，为了更好的为人们提供档案服务，一定要顺应当前的发展形势，改变以往的档案管理模式。提高档案工作管理水平是企业发展期间的主要目标，要加强对档案管理工作的重视，并利用现代化技术手段来提高整体的管理效率，实现信息化建设，为工作的开展提供便利，保证档案管理工作开展期间的科学化、规范化。
        关键词：档案管理；工作水平；科学化
        1 档案管理工作现状
        1.1 管理理念较为落后
        人们普遍对档案管理工作的认识存在许多误区，认为档案管理不产生直接的经济效益，只要做好档案的收集、整理、保管、编目和统计等工作，不丢失、不遗漏保障其安全就可以
        了。这种对档案管理工作缺乏足够的认识和重视的态度极易造成档案管理工作的敷衍甚至是消极怠工，直接导致许多档案管理工作还停留在比较原始的方式方法并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。
        1.2 缺乏完善的档案管理制度
        目前档案管理还没有形成标准化和制度化完善的体系，现有的档案管理的规章制度对很多细节都没有做出明确的规定。由于档案数据的庞杂又没有完善的管理体系很容易造成卷宗混乱、档案丢失以及档案无序等不规范问题，这为档案的查找和使用带来了极大的不便。
        1.3 工作人员的综合能力有待提升
        档案管理工作的开展效果与档案管理工作人员的专业能力和技术水平有着密切关系，需要档案管理人员具有良好的综合素质，才能满足工作的开展需要。目前许多企业档案工作人员的业务能力比较低，对现代化信息技术和设备知识掌握不到位，并受到传统思想理念的影响，还是采用以往的工作方式开展档案管理工作，管理水平得不到提升，影响新技术和新方法的应用。
        1.4 档案管理信息化水平低
        虽然信息技术在各个领域都得到了普及应用，但是许多企业在开展档案管理工作的过程中，还是采用传统的工作方式，现代化管理水平比较低。部分企业引入了先进技术和设备，但是却无法将技术和设备的作用充分发挥出来，也无法实现档案信息资料的共享应用。企业各部门工作人员在对档案资料进行管理的过程中，缺乏有效的沟通交流，采用各自的设备和软件进行管理，影响企业整体档案工作的标准化和统一化管理，阻碍了这项工作的进一步发展，管理效率较为低下。
        2 提高档案管理工作水平的有效途径
        档案管理工作在企业发展中起到了重要作用，是各项工作顺利开展的基础。信息化发展进程在不断加快的过程中，档案管理工作也需要与时俱进，对档案管理工作方式进行创新，改善以往档案管理工作中存在的不足，转变传统的思想理念，优化管理手段，对档案资料进行合理的开发与利用，将档案资料的作用和价值充分体现出来，通过制定切实有效的管理方案来提高档案管理工作水平，促进企业进一步发展。
        2.1 转变档案管理理念
        要想提高整体的档案管理工作水平，则需要对档案资料的作用和价值进行了解，改变以往单纯进行档案资料整理和保存的思想理念，要对档案资料进行充分的开发与利用，实现档案资料的灵活运用，这样才能更好的为人们服务，将档案资料的价值展现出来。要改变服务方式，要让服务方式更加开放，也要拓展服务对象，为更多的人提供档案资料服务，满足不同群体的应用需求。那么在实际进行档案管理工作的过程中就需要不断提高管理质量，改变以往的服务理念和思想观念，确保能够为用户提供更加全面、细致的服务。在收集和整理档案资料的过程中，根据档案资料的性质进行分类管理，同时对档案资料的内在价值进行深入挖掘，建立完善的档案管理系统，实现资源的共享应用，为使用者提供更加便捷的服务。

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        2.2 建立完善的档案管理制度体系
        制度体系的建立与完善能够为工作的开展提供有力支撑，在提升整体管理工作水平方面起到了重要作用。要根据当前档案管理工作的实际情况建立完善的法律法规，利用规章制度去约束档案管理行为，实现这项工作的规范化和制度化开展，有利于促进这项工作的创新发展。企业需要加强对这项工作的重视，将提高档案管理工作水平纳入到整体发展规划中，要根据档案管理工作的特点对制度内容进行完善，同时也要对企业内部控制体系进行深化改革，让工作开展期间有所依据。同时，也需要建立电子档案管理体系，便于档案资料的应用和管理，将档案资料的综合效益体现出来。
        2.3 重视复合型人才的培养
        在新时期的发展环境中，档案管理工作内容发生了改变，应用的管理技术更加先进，要想保证各项工作的科学化开展，档案管理工作人员也需要不断完善和充实自身，学习多种新知识和新技术，提高技能水平，同时也要提高自身的道德素养，在工作中能对自己的工作负责。这就需要重视对人才的培养，定期开展培训活动，提高工作人员的管理能力，建立一支高水准的档案管理队伍。复合型人才培养属于一个系统化工程，需要长期进行知识技能培训，注重思想教育，培养成先进性人才，这样才能满足现代化档案管理工作的开展需要，为工作的开展提供基础支撑。
        2.4 加强信息化建设
        加强信息化建设，提高档案管理工作的信息化水平是这项工作发展的必然趋势。当前是信息化时代，档案管理工作的手段和方式发生了较大变化，电子档案的应用是档案管理现代化建设的重要途径。由于时代发展对档案管理工作提出了新的要求，那么工作开展期间则一定要顺应时代的发展形势，利用信息化技术手段来提高工作水平。首先，要强化基础设置，根据档案管理工作的开展需要配备齐全的软件设施设备，促进工作的多样化开展。其次，要建立计算机管理系统，利用计算机设备来管理档案信息资料，实现资源效益最大化。最后，要通过网络平台进行档案资料信息的传递，实现资源的共享应用。但是在提高档案资源使用效率高的同时也需要保证档案资料的应用安全，建立完善的规章制度对档案资源的共享应用进行监管，防止出现档案丢失和被篡改的情况。
        2.5 提高管理水平
        管理水平在一定程度上体现了企业档案工作管控模式的优劣。它是多方面的体现，涉及到管理平台、制度建设、人才培养等多方面。要想切实调高管理水平，需从多方面努力。完善并优化制度建设。制度是工作的相关依据，有了制度，工作人员办事才能有所循。制度可以包括多方面，如平台构建、人才培养、考核机制、工作流程。通过对制度的构建，有序地推动档案工作的开展。而制度不是一成不变的，当出现改革或流程优化时，制度要随之发生变化。对于“现行文件的开放利用”这一服务，开展前就要做好相关制度建设，否则将会影响用户的使用，甚至造成严重的后果。同时，要将档案方面的制度渗透到各职能部门的制度当中来，促使企业全体参与到这一基础工作当中。构建信息资源平台，运用信息化技术来管理档案。对于企业而言，构建信息资源平台不是一蹴而就的事，要有选择有针对性地进行构建。“数字化档案管理系统”也是一个信息资源平台，但是对于企业而言，生产数据、质量数据等更为关键，档案工作人员在对资源进行管控时，要结合具体实际，在构建其他信息资源平台时，要有预见性地提出相关要求，为后续资源整合做好准备工作。
        结束语
        要想提高档案管理工作水平，则需要建立健全相关的规章制度，档案管理结构要严格执行相关制度规定、更新硬件软件设备等。工作人员必须要转变传统的管理理念树立适应知识时代运作的新观念，增强服务社会服务人民群众的意识，探索服务工作的新模式和新方法，充分掌握现代信息技术，不断提高服务水平，才能更好地满足社会需求，把握机遇跟上时代的步伐迎接新的挑战。
        参考文献：
        [1]孙延光.试论如何提升档案管理的科学化水平[C].决策论坛——地方公共决策镜鉴学术研讨会.
        [2]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018.