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有关档案室纸质档案保护工作的几点思考高智慧

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：高智慧

[导读] 摘要：档案保护工作对促进档案的合理应用，延长档案实际生命周期有着重要的作用，我国各大档案室保存的文件都是纸质的，尤其是一些比较重要的文件都是采用纸质文件形式进行保存。

        河北省承德市平泉市城市管理综合行政执法局河北承德 067500
        摘要：档案保护工作对促进档案的合理应用，延长档案实际生命周期有着重要的作用，我国各大档案室保存的文件都是纸质的，尤其是一些比较重要的文件都是采用纸质文件形式进行保存。在日常保存使用过程中，纸质档案文件很容易会受到环境以及人为因素的影响，如破裂、肮脏、虫蛀以及褪色等。
        关键词：档案室；纸质档案；保护
        一、纸质档案保护工作的重要性
        1、纸质档案是对生产发展信息最真实直接的记录
        纸质档案相当于是所有事件发生的原始凭证。很多单位或部门对一些涉及机密的重要文件都采用纸质档案的方式来记录，事业单位更是如此。纸质档案对国家、单位、企业来说保存的是至关重要的信息，这就要求档案人员做好纸质档案的保护工作。做好纸质档案的保护工作，能够为以后各项工作的开展提供有效的保障。纸质档案在日常的工作开展中有很重要的历史参考价值，为以后的工作提供最科学合理的依据，确保档案信息的真实性。
        2、纸质档案的安全性较高
        尽管说电子档案在检索、利用、输出方面具有一定的优越性，但是运用计算技术很轻易地就能够复制和篡改一些信息，使一些档案的机密信息泄露及改变。还有，电子档案在计算机中很容易被黑客攻击，造成机密信息的泄漏。另外，我国现阶段的法律法规对网络信息的管理尚有提升空间，电子档案的真实准确性缺乏法律保障。而纸质档案的真实性与可靠性完全受法律的保护，具有法律效应。现阶段纸质档案还发挥着重要作用，扮演着不可或缺的角色。因此，做好纸质档案的管理保护工作更是现阶段至关重要的任务。
        二、纸质档案保护过程中存在的问题
        1、易产生污渍
        纸质档案在保存与使用过程中，特别是在整理与查阅时，很容易会造成纸质档案沾上油斑、铁锈以及泥斑等污渍，且很难有效去除，不仅对纸张的外观产生影响，也会影响清晰度，甚至造成档案信息的丢失。
        2、环境影响
        纸质档案在转移过程中，会受到环境因素的影响，如，在运送过程中，会受到灰尘、湿度以及高温等因素的影响。特别是雨水，一旦没有做好防水工作，在被雨水淋湿之后，很容易会发霉、出现破损。如果没有进行处理，便被保存，也会对其他文件档案产生影响。大多数的纸质档案质量相对比较差，一旦遇到雨水的损害，字迹会看不清楚。其次，火灾也是一个威胁，库房一旦起火，造成的损失是极为严重的，且无法挽回。相关部门对档案保存不够重视，缺乏资金投入，导致纸质档案的保存环境比较恶劣，其次，保存人员缺乏技能与专业知识，都是存在的安全隐患。
        3、使用過程中存在的问题
        纸质档案通常都是仅有的一本，一旦被丢失，很难恢复，在档案使用过程中，时常会因为人为因素的疏忽，导致档案出现丢失。纸质档案在被外借的情况下，因为纸质档案特殊性，很容易会受到人为因素的影响。其次，不排除部分用户素质不高，如未及时归还，很可能会导致纸质档案丢失。部分部门缺乏档案观念，未进行妥善保管，这样也会导致档案内容发生泄漏，纸质档案无法完整归档，会对档案信息资源的开发、建设产生直接的影响。再者，档案未进行正确存放，也会导致出现损坏，且无法恢复。
        三、档案室纸质档案保护的措施
        1、稳定环境
        纸张的主要原料是植物纤维素，植物纤维素会随着周围的光合作用、温湿度及氧化程度而变化，反映在纸张上就是拉力、强度、耐折度。而预防这些化学反应，就要严格控制反应条件，也就是把控好档案的存放环境，防止产生酸性环境、光照直射、霉菌滋生，要严格稳定库房湿度，保存环境的湿度过高或过低都会对纸张造成影响。
        紫外线会对纸张耐久度和印刷水墨、字迹造成影响。

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紫外线与植物纤维发生光合作用，使植物纤维素变质。如果文件潮湿，紫外线的破坏作用就会更快，纸张在光的照射下，很快会发脆发黄。因此，要最大限度地减少纸张受光照的时间，查阅纸质档案时要注意曝光时间，避免在阳光强烈照射下翻查档案，凡是用于展览展出的纸质档案，都要尽可能地使用复印制品。
        高温也会对纸质造成影响。在高温下，纸张由于失水量过多，质量、耐折度、抗张强度和白度等指标均有明显下降。
        档案存放应选择通风好、采光好、防火防潮好的楼层。屋内各种防晒、防潮、防霉、防尘、防虫设施完善齐全。放置柜的摆放也要注意建筑物本身的防潮和排水。放置柜不可紧贴墙壁，应与墙壁保持一定距离，摆放规则应遵循方便、整齐、美观等原则，配置不同规格的放置柜，以满足不同类型的档案需求。
        2、规范化管理
        要贯彻落实档案利用规章制度，严格按照标准狠抓严抓违规情况，加强档案管理人员的责任意识，定期培训学习档案保护工作的知识和管理条例的相关制度。实行严格的责任制和奖惩制，制定明确的责任分工和工作考评标准，对档案利用者因违反规定造成的档案损坏或保密信息泄露问题，要根据条例规定进行处罚，情节严重者移送司法机关处理。
        及时完善更新规范制度体系，加强监督与管理，对档案利用情况和档案管理人员工作情况进行如实记录，公正客观地分析档案利用过程中出现的问题和管理人员的失误及不足。主管领导或部门领导要不定期对档案管理人员的工作进行检查，督促管理人员对档案利用者进行严格监督，形成一级对一级的检查链，将档案利用者可能发生失误而导致档案损坏的可能性降到最低。
        对档案利用实行全程监控。通过安装监控设施或人员跟随等方式，对档案利用者进入档案场所的过程进行全程监管，以便查找问题和追究责任。
        3、人员素质培养
        档案管理人员和档案利用者是直接接触档案文件的人员。为防止纸质档案再利用过程中造成的人为破损，必须加强这两类人员的专业素质水平和档案保护意识。
        档案管理人员是整个档案利用过程中确保档案安全利用的引导者，也是纸质档案保养和维护的工作者。所以，档案管理人员要有过硬的专业技术知识和良好的职业情操。要加强档案管理人员的档案保护意识，定期进行专业培训，提高档案管理者的纸质档案保护技能。
        档案利用者是档案利用过程中的主体。档案利用者缺乏档案保护意识也是导致纸质档案损坏的重要原因之一，因此，要对档案利用者进行档案安全利用的宣传和知识教育。可在档案管理场所张贴告示，阐述详细的借阅规定和惩处条例，并在每个利用者借阅档案之前告知相关规定。
        4、推动数字化建设，减少纸质档案的利用
        人为因素是档案保护与损坏的重要影响因素，且对档案产生的破坏是不能挽回的。所以，在档案保护过程中，一定要树立档案保护意识，对档案进行科学管理。纸质档案在使用过程中是极为容易受到损坏的，利用次数不断增多，纸张会逐渐老化，为了最大程度上保持纸质档案的利用率，就必须尽可能减少对其进行直接利用，这样能够有效减少对纸张造成的损耗。
        结束语
        总之，现阶段我国部分地区的纸质档案保护管理工作还不够完善。随着社会的发展进步，纸质档案的工作一定会取得更大的进步与改变。我们在做好纸质档案保护工作的同时，还要对纸质档案的未来发展方向进行研究与探讨，做到与时俱进，运用信息化的技术管理与保护纸质档案。在工作中，要充分认识到纸质档案的重要性，又要明白理解信息化带来的便捷创新，要把纸质档案的管理保护工作与信息化技术相结合，转变传统的档案管理保护的理念，发挥两者的优势，不仅能够为政府和相关部门及企事业单位的未来发展提供科学的规划依据，更能够促进国家经济的发展。
        参考文献：
        [1]陈水燕.纸质档案管理的保护工作[J].低碳世界，2016（34）：260-261.
        [2]张超霞.浅议做好企业纸质档案保护工作的重要性[J].办公室业务，2014（11）：197.