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办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：高颖

[导读] 摘要：新形势下，我国办公室文书档案管理工作取得了一定的进步，但还存在一些不足之处，因此，全面优化办公室文书档案管理工作，提高文书档案管理工作水平，具有非常重要的现实意义。

        山东滕建投资集团有限公司山东滕州 277599
        摘要：新形势下，我国办公室文书档案管理工作取得了一定的进步，但还存在一些不足之处，因此，全面优化办公室文书档案管理工作，提高文书档案管理工作水平，具有非常重要的现实意义。基于此，本文分析了新形势下办公室文书档案管理存在的问题，并提出了五项优化策略，希望本文对提升我国办公室文书档案管理水平提供借鉴。
        关键词：新形势；办公室文书档案管理；优化
        前言：
        文书档案管理是对有保存价值的资料文件进行全面记录和保存的一项工作，该项工作较为繁琐，在管理过程中需全面做好各种文件的流转记录和等级划分，过程复杂。在新形势下，办公室文书档案管理工作面临新的更高要求，因此，优化办公室文书档案管理工作势在必行。
        1 新形势下办公室文书档案管理存在的问题
        1.1 文书档案管理重视不足
        办公室部门工作人员对文书档案管理工作的重视程度不足，存在认识不全面、不充分等问题，不能正确理解这项工作的科学性、逻辑性和实践意义。一些办公室单位领导认为该项工作无法创造经济价值，因此管理中存在疏忽懈怠的情况，导致办公室文书档案的利用率低，管理效率低下。
        1.2 文书档案收集不全面
        目前，很多办公室部门的文书档案收集及管理工作都是由部门人员兼任完成，并未安排专职的文书档案管理人员。由于办公室工作繁杂，兼职人员缺少足够的精力和时间来做好这项工作，有时还会因其他原因导致文书档案收集整理不及时，使得一些文书档案遗落在个别部门或其他人员手中，最终导致文书档案信息收集不完整、不全面。
        1.3 文书档案管理衔接不畅
        文书档案管理工作不单单是文书档案管理部门一个部门的工作，还会涉及单位其他部门。而目前，我国很多单位的领导并未认识到这一点，导致各部门的文书档案管理工作各自为战。有些文书档案由于受其他相关部门的影响而衔接不畅，很难在第一时间完成整理归档，从而导致文书档案的归档延误。
        1.4 档案管理人员素质偏低
        目前，部分办公室文书档案管理人员年龄偏大，并且缺乏对现代信息技术学习的积极性，特别是一些兼职的办公室文书档案管理人员工作敷衍，很难达到文书档案管理工作要求。另外，由于对办公室文书档案管理工作重视程度不足，很多年轻的文书档案管理人员都“流失”到其他部门，造成整个文书档案管理队伍的素质偏低。再加上部分档案管理人员没有职业责任感和工作积极性，学习热情不高，缺乏对收集、归档工作的重视，从而导致了在文书档案的收集归档上容易出现差错，对文书档案的有效利用造成了一定的影响。
        1.5 电子文书档案管理进展缓慢
        尽管现代信息技术已逐步在档案管理领域得到普及应用，但是很多单位仍在使用传统的方式进行文书档案检索，这种做法费时费力，大大降低了文书档案管理工作的效率，无法体现档案管理工作的便捷性，电子文书档案管理工作有待于进一步加强。现代技术的发展给传统的档案工作带来了一定的冲击，过去的管理模式无法满足新时代档案工作的需要。例如，办公自动化（OA）当前在办公室工作中获得了较为广泛的应用，一些原本靠人来完成的工作逐渐转移到了各种设备中完成。一方面，档案文书的收集和归档的部分工作可以通过计算机来进行，效率大大提高，大大减少了文书档案收集归档的劳动强度和部分重复性工作。但在同时也带来了信息密度的大幅度提高，信息形式的多样化，对于档案收集、归档的技术性提出了更高的要求；另一方面，由于受到事业单位性质的影响，其仍无法实现“无纸化办公”，文书档案往往以纸质、数字两种形式并存，增加了档案工作的难度。此外，部分单位在档案信息化建设上的支持力度不够，相关设备落后、性能较差，也对信息时代档案处理的效率造成了一定的影响。

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        2 新形势下办公室文书档案管理的优化策略
        2.1 提高对文书档案管理的重视程度
        首先，积极在单位内部开展对文书档案管理工作重要性的宣传工作，定期组织单位领导学习有关知识，增强领导对该项工作的重视程度。其次，加大法律法规的宣传力度，充分调动各部门参与的积极性，提高他们对文书档案管理工作重要性的认识。再次，通过年度会议等途径，重点强调该项工作的重要性，并加大对其经费预算，全面支持该项工作的开展。
        2.2 加大文书档案收集管理力度
        一是要提高文书档案信息记录的准确性，确保后续收集工作的顺利开展。二是科学合理地对文件进行整理分类，借助电子技术编纂文件目录，规范操作流程，进行正确编档。三是对工作细节进行完善，制定统一规范的板式、格式等。四是加强档案审核，减少遗失、错漏现象。
        2.3 加强相关部门的配合与协作
        只有各部门间密切配合和协作，才能更好地完成文书档案管理工作。因此，各部门领导要高度重视文书档案管理工作，提高对文书档案工作重要性的认识，同时，各部门间应加强配合与协作，积极做好文书档案交接工作，以保证文书档案工作的顺利开展。
        2.4 加强文书档案管理队伍建设
        一是尽量避免由兼职人员管理文书档案，尽快抽调专业人员组建文书档案管理队伍，并定期进行技能培训，提高文书档案管理队伍的专业化水平。条件允许的情况下，要尽可能抽调年轻人员从事这项工作，并督导其不断开展再学习、再教育，有计划地提高文书档案管理人员的专业素养及现代科学技能。二是注重培养文书档案管理人员细心和耐心的良好品质，并加强人文情怀的培养，以提升文书档案管理人员的综合素质，全面提高文书档案管理水平。
        2.5 加快文书档案管理信息化进程
        提高文书档案管理信息化程度，利用信息技术构建电子文书档案管理体系，通过批量作业、批量审核方式，缩减工作时间，提高工作效率。另外，应加强电子档案加密制度与审核制度建设，保证合规合理操作，同时，要注意对电子档案资料进行时时备份、时时保存，以避免造成不必要的损失。
        2.6 完善文书档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质
        首先，要在事业单位领导的带领下，提高各部门人员、档案管理人员对档案工作的重视程度，积极配合档案收集、归档工作的开展，并保证档案管理人员与各部门的有效沟通联系和良好合作，在单位内形成良好的档案管理氛围，保证档案收集和归档工作顺利进行。其次，要对文书档案的收集、归档相关制度进行完善，提高档案的规范性。例如，按照相关的公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对文书的起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，从源头开始保证档案收集质量。严格按照相关制度做好文书档案收集的登记工作，并对档案内容进行核对，做好文书档案的分类、保管、保密工作，避免档案资料丢失和外流现象的发生，提高文书档案的效率和质量。最后，要重视对文书档案管理人员的培训工作，可以通过鼓励相关人员在业余时间自学，或组织开展继续教育网络学习培训、参加各种档案建设项目、学习《档案法》等相关法律，从而提高其专业素质、政治素养，使其能够在工作中保持较强的程序意识、责任意识以及逻辑思维，促使文书档案收集、归档的高效化、程序化、合理化。
        结语：
        在新形势下要高度重视办公室文书档案管理工作，做到实践与理论相结合，不断提高办公室文书档案管理工作水平。在实际工作中，要不断优化办公室文书档案管理工作措施，勇于创新，强化部门间协作配合，充分发挥办公室文书档案管理工作的价值。
        参考文献：
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        [2]黄银莲.浅谈办公室文书档案管理的改革发展与创新[J].办公室业务，2018（3）.
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