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在文秘工作中做好保密工作的思考寇静

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：寇静

[导读] 摘要：保密工作随着社会的发展而不断发展，在现代化信息技术手段迅速发展的背景下，文秘工作的保密工作面临着极其严峻的挑战，工作在单位核心枢纽的文秘人员在接触和处理各种文件的时候应当注重自身工作的保密性，严禁将工作内容泄露出去，增强文秘人员的保密意识，提升文秘人员的保密自觉性，确保文秘工作的顺利开展。

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        摘要：保密工作随着社会的发展而不断发展，在现代化信息技术手段迅速发展的背景下，文秘工作的保密工作面临着极其严峻的挑战，工作在单位核心枢纽的文秘人员在接触和处理各种文件的时候应当注重自身工作的保密性，严禁将工作内容泄露出去，增强文秘人员的保密意识，提升文秘人员的保密自觉性，确保文秘工作的顺利开展。本文就文秘工作中做好保密工作进行了分析和探讨。
        关键词：文秘工作；保密；思考实践
        引言：
        文秘工作是与决策中心有着极为频繁和密切的交流，并且，在文秘工作过程中直接对领导负责，为领导提供相应的参谋意见和综合性服务。文秘工作的性质就文秘人员在工作过程中能够更多的接触许多机密内容，掌握领导的决策信息和单位的机密要务等。
        1 什么是保密工作
        保密工作就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。简言之，是指与国家的安全和利益密切相关的保守国家秘密的一切活动。它包括保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密的技术设备，依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件，以及开展保密工作的理论研究等活动。要做好保密工作，就要防止失密、泄密、被窃密的现象发生。丢失秘密文件资料、产品、图纸、实物，无论其找到与否，是否造成危害，均称失密。凡是把秘密泄露给不应知道的人员称为泄密。凡是采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖、提供党和国家秘密的叫窃密。
        2 秘书的保密工作可以分为几个方面
        （1）秘书职责协助范围内的档案文件（包括纸质文档、电子文档、传真件、邮件）等。纸面信息包括利用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息，做好纸面信息的安全，可采用下述方法：1）接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。2）文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。3）在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。4）离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。5）为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。6）复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。（2）秘书工作性质所接触的会议、商务谈判内容以及与其相关的人事情况。特别要做好电子信息的安全。1）计算的显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速关闭页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。2）计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递。3）在提交电子信息之前，应向上级核对，不能给未被授权的人。4）每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换。5）应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换。6）计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序。7）重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方。8）有保密信息的移动设备不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上。（3）妥善辨别处理相关或不相关人员对你所服务范围内的事务的打听，不要在聊天或开玩笑中泄露机密，切记做好口头信息的保密与安全。1）员工在岗前培训时即被告知不要在组织内部和外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属。2）在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。3）只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报。4）遵照会议的要求传达会议信息。（4）秘书工作性质所知的公司未公布的信息（包括计划制定讨论过程中的商业信息、战略决策、人事变动、薪资调整、销售策略、还有领导的外出日程安排等需要保密的）。

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        3 在文秘工作中做好保密工作的思考实践
        3.1 加强保密意识，建立保密制度
        文秘工作人员应当有意识、有目的地加强自身的保密意识，能够在思想上自觉践行崇高的职业理想，坚持职业原则，养成保密为本的职业习惯，这样才能够真正将保密意识落实到实际工作中。同时，可以通过相应保密制度的建立来确保文秘人员在工作中切实践行保密工作。保密制度的建立应当结合本单位的实际情况，建立完善的保密工作制度和保密安全条例，将保密责任落实到每一个人，做到保密责任有分工，并且能够有计划、有步骤、有针对性地开展保密工作。进行文秘人员保密意识的培养学习，让文秘人员的保密工作在实际工作中有规可循，并且进行文秘人员保密意识的跟踪反馈，促进文秘人员之间进行交流，反思工作中的不足。
        3.2 普及保密知识，提升保密技术
        随着现代信息技术的不断发展，外部技术对于本单位秘密的窃取方式也越来越多。因此，应当积极普及保密知识，让文秘人员在日常工作中注重相关的保密细节，提升文秘人员运用信息化科学化的手段做好保密工作的能力。互联网的不断发展为文秘工作中的保密工作带来了极大的挑战，因此，应当积极进行文秘人员的保密技能培训，提升文秘人员的保密技术，让其能够有针对性地进行保密。比如，文秘人员通过上岗前的培训，转变自身的传统保密观念，加强其对信息技术手段保密工作的意识和实际应用的能力。并且，能够通过技术手段切实做好网络之间传输文件、传输数据的保密工作，避免从硬件上出现问题，导致文件泄露。
        3.3 完善保密监督，构建保密体系
        想要真正落实文秘工作中的保密工作，更应当建立完善的保密监督体系，通过这样的监督体系尽可能消除信息安全漏洞和隐患。监督体系的构建可以从人员和计算机两个方面来进行构建：第一，从人员方面，可以通过定期监督和不定时抽查的方式来进行监督，避免保密人员应付检查的情况出现，还可以通过制定严格的处罚规定来让文秘人员自觉地遵守保密规律，并达到警示其他文秘人员的目的。第二，从计算机方面来看，应当建设完善对秘密信息储存载体的详细监督检查。现代化窃密手段的多样化、复杂化让信息更加容易泄露，因此，应当通过仔细的筛选，让技术监督和日常监督相结合，提升保密工作的水平和质量。
        结束语：
        办公室秘书的工作十分繁杂，要处理保密工作与其他工作的关系，一定要有责任心，不断增强自己保密工作的责任感，坚持把做好保密工作摆在重要位置上，合理安排时间和精力，切实履行秘书工作的职责。保密工作是一项长期的工作任务，关心重视保密工作，不能只限于一时一事，要持之以恒，坚持不懈，要形成制度化、经常化的机制，只有这样，保密工作才会不断有所发展，不断迈向新的台阶。
        参考文献：
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        [2]仪晓芹. 关于新形势下做好金融文秘工作的几点思考[J].青海金融，2017.
        [3]陈秀泉. 与职业相衔接的高职文秘学生行为语言培养[J].教育与职业，2010（3）.
        [4]陈佳玲. 浅谈秘书与领导的关系及沟通策略[J].今日财富（金融发展与监管），2011（12）.
        [5]谭海军. 对做好企业办公室文秘工作的几点认识[J].现代经济信息，2018（10）.
        [6]史炜炜. 关于新时期企业文秘工作的若干思考[J].商场现代化，2013（30）.