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加强事业单位档案管理信息化的几点方法关向卫

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：关向卫

[导读] 摘要：档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。

        吉林省白山市浑江区委党校吉林省白山市 134300
        摘要：档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入，事业单位传统档案管理方法严重滞后，与新时期事业单位对信息资源的需求不相适应，这也是档案管理创新的根本原因。基于此，要将信息化作为档案管理发展的方向，以期更好地服务于事业单位的长远发展。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化；有效途径
        1导言
        随着档案事业的不断发展，事业单位中的档案管理已经进入到信息化建设的时代。在新形势下开展档案管理工作，具有重要的意义。对于档案管理人员来说，要按照信息化建设的要求采取扎实的措施加以推进。
        2事业单位加强档案管理信息化建设的重要意义
        2.1进一步提升档案管理人员的工作水平
        目前，随着档案事业的不断发展，事业单位在档案的管理上将不断地强化，无论是管理的内容还是形式都面临着新的形势和要求，这就对档案的工作管理人员提出了新的要求。在传统时代，档案管理人员主要对档案管理的业务进行不断的研究和细化。在当前信息化突飞猛进的情况下，传统的档案管理方式已经不能够适应档案事业的发展，档案管理人员在信息化时代开展档案管理，既能够学习到最新的档案工作业务，同时也要学习到最新的信息技术，并将两者结合起来，提升了档案管理人员的综合素质。
        2.2迎合信息化发展的工作趋势
        在事业单位中，不同的工作业务都需要信息化建设的有力支持。在信息化建设的重要推动下，可以让事业单位的各项工作都得到整体的推进，并最终提高工作的总体质量。随着事业单位中各项业务工作的不断开展，将信息化建设融入其中并充分结合已经成为一种必然的工作趋势。
        2.3推进档案管理的不断优化
        在信息化建设的过程中，计算机技术、信息技术等在其中所起到的作用是非常重要的，通过这些技术的有效使用，可以对档案的内容以及形式都进行优化和整合，便于更好地从事管理。这种利用信息技术来管理档案的优点包括很多方面，例如档案资料便于储存，可以非常方便地进行查询，将档案资料中的有关资源进行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都显示出信息化管理方式的优势。
        3事业单位档案管理信息化问题
        3.1改革机制问题
        目前部分事业单位依旧遵循传统档案信息化管理要求及问题，统一调整和安排档案管理系统，随后从其他路径入手改良和完善事业单位管理内容，最终研究出一种新型档案管理模式。但是对于档案管理机制而言，其漏洞还是非常多的，尽管档案机制已开始创新，然而效果却不明显。基于信息化背景下，事业单位非常重视信息资源，特别是档案管理，而电子信息是部门管理的核心对象，尽管管理活动灵敏性强，但其改革机制落后问题还是非常明显的，很多工作人员没有经过专业培训，导致管理工作效率不高。
        3.2档案管理人员知识与能力有限，综合素养亟待增强
        从整体上看，一些事业单位档案管理工作系统性不足，呈现零散状态，缺乏专门的管理部门，未安排专职人员，兼职情况较多，制约了档案管理的系统性与整体性。从技术与能力角度分析，人员兼职多、专业性不足、缺乏全面的档案管理技术与能力，受飞速发展的信息技术的影响，很多人的知识结构与知识储备落后、更新不及时、信息素养匮乏、无法有效融合档案管理与信息技术，不利于档案管理效率与质量的提升。
        3.3应用信息化的手段以及工作载体还不够丰富
        新形势下将信息化建设和档案管理工作相结合起来，需要对信息载体进行不断优化，但是有的事业单位在实际的档案管理中，没有对信息载体进行多方面的利用。

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例如仅仅将计算机作为档案管理的方式，没有综合开发运用信息管理平台，也没有综合运用手机等其他的载体作为档案管理的新形式。另外，档案管理在应用信息载体时没有完全将保密性作为基础工作，没有安装保密工作软件，使得档案管理容易出现信息泄露。
        4加强事业单位档案管理信息化的几点方法
        4.1明确建设目标
        加强事业单位档案管理信息化方法之一是明确建设目标，为其提供精准的推行计划，表明管理目标和内容，充分展现档案管理效率，为其长足建设和发展奠定坚实基础。所以，在经过详细且全面的对事业单位发展趋势和情形展开讨论后，认为其应熟悉和掌握信息化发展要求并进行严谨筹备，在明确档案管理技术的同时进一步优化内容，加快档案管理信息化建设速度。另一方面，针对档案设计来说，部门之间要积极配合，彰显工作的实用性和活跃性，扩大管理规模，加大信息化建设力度。对此在开展此项工作之前，需提前布置好，将更多信息资源渗透其中。
        4.2培养信息化技术人才
        对于档案管理人员来说，仅具备高尚的道德和优秀的职业准则是远远不够的，还需要有较好的专业技能。不同的事业单位，其管理模式也不相同，要求管理人员的专业技能水平也不相同。因此，各事业单位在培养管理人员时，需要根据自身单位的需求培养信息化技术的管理人才，从而促进事业单位档案管理水平的进步，对于整个事业单位具有积极影响。
        4.3建立完善工作的制度体系
        信息化建设下加强档案管理，要不断地建立健全工作制度，使制度成为档案管理的重要保障。在建立档案管理的工作制度时，首先，要明确工作制度的内容，要对制度的各项条款加以明确，并征求事业单位相关部门对该项制度的意见，使得档案管理的制度得到不断的完善，并最终加以实施。其次，要认真贯彻落实工作制度。档案管理部门要将制度的执行以及管理进行细化，制度中的内容按照部门的权限进行落实，共同将信息化建设落实到底。最后，对档案信息化建设的相关制度落实情况进行检查。要认真检查制度的贯彻情况，如果存在落实不到位的情况，要进行及时的整改，确保各项制度能够执行到位。
        4.4调整网站系统
        自从在事业单位档案管理中融入信息化内容，从根本上提高了管理工作效率，赢得了大家的认可。随着新时代的到来，相关责任人需全面分析信息站点的资源，结合档案管理信息化服务要求，做好网站盘查、检阅和资源共享等性能。在推动档案管理信息化建设同时，优化相关管理体系，提高管理水平，保障后期工作的顺利实施。在建设信息化的过程中，需联结档案管理体系和事业单位系统，以一体化管理为基础，更好的实现资源共享目标，提高企业收益。
        4.5增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式
        从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。
        5结束语
        总之，在信息技术飞速发展的时代，事业单位的发展面临新环境，档案管理也面临新的机遇和挑战，应积极推进事业单位档案管理创新，加快档案管理信息化建设，从规划设计、服务、机制等多方面努力，切实提升事业单位档案管理水平，为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。
        参考文献：
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