山东省菏泽市鄄城县房产服务中心 山东省菏泽市 274600
摘要：近些年，随着社会的发展，我国的经济水平不断提高，带动了我国各企业领域的发展。档案是一种记录性的工作，其通过将人类的行为活动以文字、照片、视频等方式记录下来，可以供人们在之后查阅，对于家庭、企业、社会都具有重大意义。科学合理的档案管理能够帮助人们或企业发现自身发展过程中的缺陷，进而为之后的改善提供较为可靠的依据。而在我国逐渐迈入信息化社会后，规范化管理渐渐引起人们重视，档案的规范化管理也属于规范化管理的一种，也是比较重要的组成部分。随着社会的不断发展，各种现代化技术在不同领域内广泛应用，档案管理领域也不例外，但同时档案管理的某些层面和应用上还存在许多问题，本文基于此探讨档案规范化管理的关键性及优化对策。
关键词：档案管理；规范化管理；思考
引言
新形势发展下档案管理工作也需要符合社会发展要求，适应社会发展新形势，保证档案管理的科学性和规范性，发挥档案管理工作价值。但是从当前事业单位的档案管理情况来看，其中仍然存在很多不足，大部分单位对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作可有可无，没有从长远发展看待档案管理工作。档案管理工作的规范化发展中需要做好资金投入、成本平衡以及人力资源管理等方面的工作，提升档案管理效果。
1档案管理工作存在的问题
1.1人员流动频繁导致档案经常处于动态变化中
在计划经济体制之下，机构繁复以及人员闲置等问题在各个企业当中都有所体现，在改革工作进行的过程中，闲置的工作人员经常会被大量裁员，而后在空闲的岗位上引进更多专业技术人才，这实际上是一个人员频繁流动的过程。但是在我国社会主义市场经济体制逐渐完善起来的背景之下，人员的流动除去是会为企业提供一定发展动力之外，也是市场经济发展过程中不可避免的一个趋势。首先和人员流动速度进行相互比较，培训的效率其实是非常低的，因此也就会让档案管理人员培训难度不断提升。其次，很多岗位职责都需要档案管理人员承担，从而档案管理人员实际工作的过程中，就难以将全部的精力都集中在归档这一项工作上，在此背景下想要对档案管理工作的效率及水平做出保证，自然是一件十分困难的事情。
1.2档案制度不健全
档案管理制度制定的过程中大部分单位没有引起重视，没有形成系统的、独立的档案管理制度，同时从内容方面来看不够全面，与办公室管理制度相混淆。还有部分单位在档案管理制度建设中虽然是独立存在，而且各项条款比较细化，但是与当前社会发展以及档案管理形式不符，存在严重滞后的情况。此外，还有部分单位没有制定档案管理制度以及专门的档案管理人员，导致档案管理情况不乐观。
2新形势下档案管理工作规范化发展对策
2.1切实提升档案管理意识水平，保证企业档案工作的地位
在数字化及网络化发展速度不断提升的背景下，档案载体逐渐从以往可视化记录识别型转换为依赖机器是被的代码型；档案管理模式逐渐从传统手工模式、单机数据管理模式转变为知识管理模式，在管理模式不断发生变化的情况下，其管理流程及措施也发生一定变化。企业档案部门实际运行的过程中，一定是需要解放思想，切实转变自身的观念，施行有效性比较强的措施，让各个岗位上工作人员都养成一定档案意识。首先应当切实提升宣传力度，让企业领导者养成一定档案意识，科学合理的利用各种类型的媒体，切实提升档案宣传力度，让企业领导者不重视档案这一情况发生转变，依据依法档案管理及依法档案使用案例进行宣传，将档案工作划归到日常性重要工作事项当中，使其在企业发展规划中占据更为重要的地位。
其次，施行各种有效性比较强的舆论模式及培训措施，让领导者可以对档案工作的内含及重要性形成清晰的认识，在档案管理领域中投入更多的资金，让档案工作和企业管理、生存及发展相互融合起来，在此背景下自然是可以让本企业走上一条全面发展道路上。
2.2增强档案管理意识的宣传力度
实施档案规范化管理最重要的工作部分就是要增强档案管理意识的宣传力度。为此，各单位、组织或企业都要先确认档案管理部门的正确的档案管理意识，在平常的档案管理工作中，直接将规范化的相关内容添加进去，先由单位、组织或企业的领导和管理层对现代化的档案管理有正确的，全新的看法，继而可以真正认识到规范化对档案管理的关键性。在此之后，由各单位、组织或企业的领导和管理层将档案规范化管理模式与自己的工作特质相结合，不仅会起到一定的带头示范作用，也能为本单位、组织或企业的后续档案规范化管理模式提供良好的发展环境。而在宣传档案管理意识的同时，可以通过整合单位、组织或企业的档案信息，并结合实际的档案管理工作现状和特征，进行更有效的宣传。这也表明，先从领导和管理层人员规范档案管理的意识，也能够为整个单位、组织或企业的档案规范化管理奠定良好的基础。
2.3建设完善的档案管理机制
完善、健全的档案管理体系是保证企事业单位档案管理工作规范化发展的指导。不同企事业单位的经营模式不同，因此在档案管理内容以及形式等方面也会存在一定差异。这要求企事业单位在档案管理中必须要以本单位的实际情况为基础，加强对档案管理工作的规范化管理。首先，严格按照国家的规定，对档案管理机制进行创新，同时做好流程的细化；其次，加强对档案文字书写工作的重视，在档案管理中需要保证字迹的清晰性以及墨水颜色的标准化；再次，在档案信息记录过程中，需要保证所有信息的真实性和准确性，提升档案的利用效率；最后，在档案管理中需要做好防护工作，加强对信息化软件的加密工作，并设置严格的登录限制，保证档案资料的安全性；此外，制定档案管理工作人员行为规范制度，如果在档案管理工作中管理人员一旦出现违规情况需要给予一定的惩罚，提升档案管理人员的责任心。
2.4切实提升档案利用率
在各个企业当中，无论是哪一种类型的档案，其实都有十分重要的价值，可以在实际工作的过程中起到一定借鉴性作用，甚至在某些情况下还会发挥出十分重要的作用，因此企业管理人员实际工作的过程中，需要纯属的去使用档案本身的功能，妥善完成档案的维护工作，尽可能让原本死板的档案转变为活泛的资料，更好的在企业发展的过程中提供服务，促使企业可以在实际运行的过程中获取到更多的经济效益及社会效益，最终也就能够在我国构建可持续发展型社会的过程中，起到一定推动性作用。
结语
综上所述，档案的规范化管理无论是对于机关的工作顺利地进行还是对于社会持续稳定的发展都具有重要的意义。档案的规范化工作并不是一天两天就能完成的，这是一个系统的过程，我们都应该耐心的一步步地去实现。对于各级工作人员都应该重视档案规范化管理的重要性，明确自身的责任，积极的发现在档案管理中出现的问题并及时的上报，遵守档案管理制度，确保文档的安全规范，更好的发挥档案在日常工作中的作用，为机关持续稳定的发展做出积极的贡献。
参考文献：
[1]王茜.档案规范化管理与加强管理制度的研究[J].赤子，2019（13）：147.
[2]刘庆华.实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析[J].办公室业务，2017（7）.
[3]欧阳风华.新形势下档案管理工作规范化的探讨[J].陕西档案，2019（4）：43-44.
[4]全俊芳.浅谈如何做好新形势下档案管理工作[J].科学与财富，2019（21）：396.