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摘要：档案管理事关机关事业单位的人事调动，其对于机关事业单位是否能够有效发挥职能效用有着较大的影响，当前各行各业的档案管理早已实现了信息化管理，对于机关事业单位来说亦是如此。在信息化背景下，机关事业单位档案管理工作该如何实现规范化和标准化呢?本文将对其进行详细分析和论述。
关键词：机关事业单位；档案管理；规范化标准化
一、档案管理工作的意义
档案管理工作是机关事业单位工作中重要的环节，是一项集服务性质、政治性于一体的工作，它的意义在于对有用信息、历史文件等的管理。档案管理的工作质量反映了各机关单位的综合水平，是一个单位健康发展的需要，也是衡量业绩与管理水平的尺度，可以为高层决策者提供最直观的整体运营情况，以便在调整战略和决策时有所依据。做好档案管理工作，不断更新档案管理的理念和方法，探索和发展新的管理手段和模式是管理人员的工作重点，因此要加强机关事业单位的档案管理。
二、档案管理工作现状
随着社会的快速发展，就当前机关单位实际现状来看，日常管理工作上产生的各类文件资料数量越来越多，同样面临的问题也层出不穷，已经不能适应快速的社会发展，对工作开展造成一定的制约。现如今档案种类多样化、电子公文、软课题越来越多，加之我机关单位对职能部门越化越细，档案工作要求越来越专业、细致。档案很多时候归档不及时、丢失，对工作造成很大的制约。而一些部门档案工作人员自身对档案工作没有高度重视，缺乏责任感和工作态度，造成档案管理工作进度受到约束、缓慢。为了便于之后在工作上各方面的利用，我机关单位对著录、分类也更精细化。而部分传统档案里面著录方式过于简单、分类过于混乱，导致很多档案利用效果大大降低。因此，为了机关单位能够紧跟社会发展的脚步，必须采用合理的手段，做好机关档案管理工作。
三、现阶段机关事业单位档案管理存在的问题
1、档案管理方式滞后
当前，很多机关事业单位在进行档案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是纸质档案管理，把其放到特定工作场所中，要是需要用到这类档案，再到有关场所查阅资料，但是要想查阅资料需要花费很多的时间，这样的工作方式显然已经无法满足当前发展的要求。随着社会的不断发展，档案管理的内容也变得更加细化，档案数量日益增加，以往的工作方式会严重影响到工作的效率和效果，给机关事业单位的工作效率带去消极影响，这就急需要进行转变。
2、对档案管理缺乏全面、正确的认识
现阶段通常机关事业单位会注重一些实际的工作，但是对于档案管理则不够重视，缺乏全面正确的认识，这就影响到档案管理工作的实际开展和效果，很多机关事业单位中的领导都会忽略档案管理工作，认为这并不重要，所以，在安排人员时通常是以一线工作为中心，会把一些年龄较大或水平较低的员工安排负责管理档案，这样的员工缺乏工作积极性，自己的工作能力有限，不能够在档案管理工作中全面投入。且上级部门的考核中对于这项工作也不重视，这并不在考核的范围内，自然会使得管理工作的热情受到影响。工作人员在填写档案时也存在不规范的问题，如字迹不工整、内容简单，这就会影响到档案的价值，无法有效地给实际工作提供帮助。
3、档案管理的科学水平不高
当前信息技术在高速发展，这就让其在很多领域得到了有效的运用，机关事业单位的档案管理中广泛运用了信息技术，这极大提升了管理的效率和效果。单位需要运用信息技术本身的特点构建一体化的电子档案，其中包括办公信息以及文檔，利用电脑对档案进行相关的操作，这对档案的管理技术以及模式而言是一种挑战，虽然电子档案有明显的优势，然而因为受到入侵的影响，会导致档案丢失的情况。
所以，当前管理工作急需要解决档案的稳定以及安全问题。
四、机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施
1、落实档案管理方式的改革升级
在新形势下，为了更好地解决档案管理工作中存在的缺点和不足，我国政府部门经常会对各地机关事业单位的档案管理数据及其他各项信息不定期地进行治理和调查，在这样的背景下，如果依然采用传统的档案管理方式，可能会增加管理人员的工作量和压力。因此，做好档案管理方式的改革升级就显得极为重要了，在改革升级档案管理方式，重点在于借助现代化的信息技术，构建档案管理信息共享平台，借助该平台实现对档案分门别类的管理，这样即便是上级政府部门要临时检查机关事业单位档案管理情况和效果，也能够快速地从电脑上调用这些档案，减轻工作人员的压力和工作量，提高管理效率。同时，以信息技术为基础的档案管理还可以实现管理的多样化，如其可以将文字、图片、影像等集中到一起实施档案管理，丰富了档案的内容，使得档案信息内容更加的丰富翔实。当然，要落实机关事业单位档案管理方式的改革升级，还需要有充足的设备作为保障，做好档案管理设备维护工作，如使用各类信息设备时要避免计算机被病毒入侵，及时地查杀病毒，做好重要档案文件的备份工作，妥善保管重要档案，保证档案管理的安全性，实现档案管理的规范化与标准化。
2、做好档案案卷的精细化管理
对于机关事业单位来说，部分单位的成立时间比较久，因此，经常会有一些陈旧、没有使用价值的档案，如部分早期纸质档案的制作比较粗糙、简陋，在当前要做好这些档案的管理与整理工作，难度之大可想而知。因此，在当前的机关事业单位中要实现档案管理的规范化与标准化，还需做好档案管理的精细化管理，针对一些制作简单、缺乏价值的档案可以及时地将其剔除，避免大量资源被占用。而针对一些有价值的纸质档案，则需要及时的实现档案的电子化管理，保证单位档案的全面性，不断对档案信息管理系统进行完善和补充。
3、优化档案管理队伍人员综合素质
机关事业单位档案管理人员是档案管理工作的执行者，其综合素质的高低直接影响着档案管理质量的高低。因此，笔者认为要真正地做好档案管理工作，实现其规范化和标准化，还需不断地优化档案管理队伍人员的综合素质，保证单位内所有从事档案管理工作的员工，对于信息化档案管理信息熟悉且能够灵活的应用，更新他们的档案管理意识和观念，使他们切实认识到档案管理对于单位发展建设的重要性。同时，还需做好档案管理人员的技能考核，保证他们熟练掌握了档案管理操作技能与方法，对于在工作中积极认真、负责的工作人员，可以及时地给予其物质和精神上的奖励，调动工作人员积极性。
結束语
综上所述，档案管理是机关事业单位管理工作中一个重要组成部分，对单位的发展具有重要的辅助作用，要想全面发挥出档案的价值，提升档案管理工作质量，就需要采取有效的措施，让管理工作实现标准化和规范化，促进机关事业单位的发展。
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