内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗民政局 内蒙古兴安盟 137401
摘要：现如今，信息技术的不断进步，各领域都借助先进的信息技术来改善办公环境。在这样的社会大背景下，基层单位的文件档案管理也试图改革落后的传统管理办法，借助先进的现代化技术来促进档案管理的革新，使自身能够高效运转。
关键词：基层单位；文件档案；管理现代化路径
引言
档案是针对以往发生过的人或事的一种记录，对各行各业有着参考和凭证作用。在基层单位中，档案可对其起规范作用，促进其前进发展。我国基层单位档案管理水平不高，为改变这一现状，需提高档案信息化进程，促进其档案管理工作的现代化。随着信息技术涉及范围越来越广，其技术也在逐步成熟。由此，基层单位可合理运用该技术，对档案进行统一调整、管理，促进档案管理专业现代化的实现。
1基层单位档案管理现代化的内涵
1.1无纸化
档案管理现代化是在计算机信息技术和互联网技术高度普及的基础上发展而来的，由于在档案管理过程中主要借助这些技术手段，因此档案管理现代化区别于传统档案管理的又一个显著特征就是无纸化。在计算机技术的快速发展之下，对于文字进行保存的方式呈现出了多样化，且越来越多的保存方式均趋向于无纸化。随着无纸化文字保存方式的发展，传统的以纸质为存储媒介的档案管理模式必将被彻底的颠覆和改变。因此，档案管理现代化的实现不仅能够使基层单位的档案管理工作更加方便快捷，同时能够使档案资源通过网络进行互联，馆际互借等形式增加馆藏，从而丰富档案资源，使档案管理实现虚拟化。
1.2缩微化和数字化
在缩微化技术和数字化技术的发展推动之下，缩微摄影技术和数码摄影技术渐渐走入大众的视野，并且逐渐得到了广泛的认可和应用，这两项技术的广泛普及为档案管理实现现代化提供了技术基础。在档案管理现代化过程中，融入信息技术和摄影技术，可以把传统档案中的图文信息进行转化，首先将其转化为电子文件，然后再利用缩微摄影技术使其成为占据内存极小的电子文件。在此基础上，利用互联网技术就能够在计算机上实现智能化的搜索和应用。这一转变使得档案管理现代化显著的区别于传统档案管理，很好地克服了传统档案管理中检索不便、占据库存大的问题，也很好地避免了传统档案中纸质档案褪色、虫蛀、腐蚀等弊端。
2基层单位文件档案管理存在的问题
2.1缺乏健全的档案管理制度
从目前的情况看，基层单位在文件档案管理方面，缺乏健全的档案管理制度。具体来说，一方面，档案管理工作比较随意，管理工作缺乏统一的标准，导致管理工作十分混乱；另一方面，一些档案的案卷标题没有填写完整，也没有进行序号编写、组卷不统一，而且更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录，或者编过的卷内目录遗失、不完整，在档案归类上十分随意等。此外，工作人员在进行档案整理时，没有明确的方向和目标，对于档案的搜集、整理和后期维护缺乏关键制度作为支撑。这些问题都反映出基层单位档案管理制度的重大漏洞，没有健全的档案管理制度，会使工作人员因循守旧、不思创新，长此以往，会导致档案管理工作的效率和质量都十分低下。
2.2档案检索系统不健全
档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。
2.3利用效率低
文件档案管理工作能够帮助基层单位回望过去、规划未来，进而有利于基层单位开展相关工作。因而，无论是从经济视角还是从社会视角，基层单位的文件档案管理对基层单位发展都有一定的积极意义。
但是，在过去的相当长的时间里，基层单位档案的利用效率很低，没有得到充分利用，在档案整理工作完成后，除了上级领导检查外，这些档案基本上不会再被翻阅，纯粹是为了整理而整理，没有有效发挥档案管理的重要作用。
2.4缺少专业的档案管理人才
目前，许多基层单位对档案管理工作都不是很重视，因而也不会引进专业人才来管理档案。有很多档案管理人员都是从其他部门临时调过来的，在年龄和学历上都不占优势，导致档案管理人员的专业素质很低，不能很好地完成档案管理工作。
3档案管理现代化的有效方法
3.1加强档案管理制度
紧追时代发展脚步，基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度，从而规范管理人员的工作行为，提高档案的整理清晰度。随着信息时代的发展，互联网的广泛应用为档案管理信息化奠定了基础。档案管理信息化可提高档案的利用率，增强档案的安全性，以此基层单位需建立更加完善的管理制度，促进档案管理工作现代化的有力开展。如：①完善档案管理工作章程，使管理人员重新整理档案案卷，促使其规范化。②结合档案文综内容，规范档案目录、分类序号等内容。③纸质版档案向信息数字化转变，提高档案查询效率。④完善信息技术系统，保证档案信息化安全。⑤单位需定期对档案管理人员进行培训，加强其人员的专业水平。
3.2建立完善的档案查询系统
基层单位需及时合理运用信息化技术，节约人工消耗，提高查询效率。基层单位需建立健全查询系统，使其系统更加科学化和标准化。①利用现代信息化技术，建立数字化查询目录，并根据档案查询条件，完善档案查询系统。②查询系统可完善关键词检索方法，查询人员可以根据自身需要，在查询系统内输入相关关键词，而后查询系统可将对应的文献显现出来，这样的方法可缩短查询时间，提高档案查询效率。③信息化发展速度较快，管理者需及时优化和更新查询系统，完善档案编辑体系，保证档案的有效查询。
3.3增强管理人员专业知识；引进新人才
国家对档案管理工作越来越重视，基层单位档案管理复杂度较高，需提高管理者的相应专业性知识，促进其工作的有效开展。①提高档案管理工作者的专业素养，让其明白档案现代化管理的重要性，使其对工作全身心的投入。基层单位也需加强对档案管理人员的职业培训，如信息技术的应用，促进其专业素养的提高。此外，也需制定相关的奖惩制度，激进管理人员的工作热情，从而提升其专业化水平。②引进新的专业人才；为提高档案管理工作的现代化，基层单位需引进相关专业的人才，使其发挥专业领域知识，提高基层单位档案管理现代化进程。
3.4加强与其他部门的联系
①档案管理部门整理资料前，需搜集相关的文献资料，因此需要加强档案部门与其他部门的沟通联系，促进档案现代化管理工作的有序进展。②为提高档案管理现代化进程，该管理部门需加强与电子信息部的联系，使其为档案部门提供完整的信息技术服务，促进其信息现代化工作的有效开展。
结语
现代化的管理方法和管理手段，对于基层单位的文件档案管理具有十分重要的作用。基层单位一定要充分重视档案管理工作，通过摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的文件档案管理人才，建立适当范围的局域网，促进基层单位实现档案管理的现代化，进而促进基层单位的健康发展。
参考文献：
［1］王丽霞，吴建平.浅议基层单位档案管理现代化的实现路径［J］.办公室业务，2018（17）.
［2］赵晶，秦立民.基层事业单位档案管理现代化路径略探［J］.才智，2019（36）.
［3]廖媛.基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析［J］.现代经济信息，2019（13）.
［4］苍硕.浅议基层单位档案管理现代化的实现路径［J］.黑龙江史志，2019（13）.
［5］张克非.基层事业单位档案管理现代化实现路径［J］.理论观察，2019（5）.