临沂市技师学院
摘要：在信息时代，电子档案在各行各业表现出了极大的使用价值，尤其是在学校中，电子档案更是促进了学校档案管理的进步。在现实中，由于学生的入学、升学等活动，档案管理一直是学校工作的重点和难点。相较于传统纸质档案，电子档案拥有操作便捷、易于存储等特点，能够有效减少学校的档案管理工作难度。因此，在现实中，学校需要重视探索电子档案的应用探究，提升学校档案管理的水平。
关键词：学校；档案管理；电子档案管理
近些年，信息技术不仅应用在学校的课程教学之中，还被广泛的应用在学校的管理工作之中。在信息化、数字化校园的建设过程中，电子档案的应用与管理成为了学校档案管理发展优化的主要方向。在现实中，学校需要提升档案管理人员的信息技术，为各种档案管理活动做好住准备[1]。比如：做好新生入学以及学生毕业的档案建立、迁出工作，做好档案的保存工作，配合其他部分对学生档案的应用工作。
一、提升工作素养，充实人才队伍
在现实中，档案管理人员负责整个学校的档案信息管理，需要有较高的道德操守以及工作素养。在传统的纸质档案管理工作中，档案管理人员需要具备的工作能力主要倾向于对纸质档案的保存。而在电子档案管理工作中，档案管理人员就需要具备一定的电子信息技术，以便做好电子档案的入库、管理工作，保障电子档案的储存、调用、安全[2]。因此，学校需要从人才数量、工作人员素养两个方面入手。
在学校事务管理过程中，学校需要同时开展两方面的工作，其一是提升管理人员的工作素养，其二是招聘人才充实人才队伍。所谓工作素养，包括信息技术能力、职业操守两个方面。学校需要将职业操守作为档案管理人员的工作最根本原则，定期对员工的职业操守进行考察，确保校内的档案管理人员在工作中能够坚守原则。并且学校可以将职业操守与信息技术一同作为学校为档案管理人员提供的培训内容，通过定期的培训不断强化管理人员的信息技术能力与职业操守，增强他们的工作素养。其次，学校还需要引进具备高素质、良好信息技术能力、电子档案管理能力人才，充实人才队伍，提升学校档案管理人才队伍的平均水平，也为原有的管理人员提供激励。
二、制定管理制度，重视档案安全
相较于传统的纸质档案，电子档案是一个新的领域，虽然电子档案有其独特的便利性，但若没有良好的管理制度指导管理人员的工作，那么电子档案的便利性与价值也不能得到体现[3]。因此，在现实中，学校管理层应当组织了解电子档案管理的工作人员制定电子档案的管理制度，以此保证电子档案在学校档案管理工作中的有效应用。
电子档案管理制度应当重点关注电子档案的建档、调用、存储等方面。在建档方面，学校应当保证电子档案的全面性、有序性、兼容性。所谓全面性及有序性，是指电子档案应当与学生、校园工作人员的档案一一对应，避免出现疏漏。并且，电子档案在建档时需要做好排序工作，使得档案的调用更加方便。而所谓兼容性，是指在建档时，工作人员应当保证电子档案的格式是统一性的，并且应当选用能够适应不同系统的格式，避免出现不同系统格式不兼容的现象。在调用与存储方面，学校应当制定行为、技术两个方面的制度。在行为方面，每次对学生的档案进行管理，都需要报备给档案管理的直接负责人，取得授权，并且留下纸质及电子的记录。在技术方面，是指档案管理人员应当做好对同事管理行为的监督，及时指出其中的操作失误。或者，在发现电子档案出现异常时，及时向上层报备，尽量解决问题，并做好相关的记录。
通过确立这些方面的记录，电子档案的管理能够得到完善。
三、关注设施安全，防范危险因素
传统纸质档案的管理需要关注的是保存的环境，避免纸质材料因为自然因素或者人为因素受损[4]。而电子档案的管理同样有需要注意的地方，如电子档案的储存环境、网络备份的安全性等。
在现实中，需要电子档案工作人员以及学校从各自的角度关注电子档案的安全性。在学校方面，校园网络安全以及电子设备的质量是需要重点关注的内容。学校在购置电脑、建设校园网络时应当重点关注校园网络防火墙的建立，在电脑中配置功能强大的杀毒软件，避免不法分子通过网路窃取、篡改电子档案信息。另外，学校还需组织人员定期对校园网进行检查，保证电子档案云存储服务器的安全性，避免因为意外事故而使校园中的电子信息档案遗失。在工作人员方面，电脑的安全、工作状态应当是需要被关注的重点。即工作人员应当养成每天定时检查电脑安全状况的良好习惯，确保电脑不受病毒、漏洞的威胁，保证电子档案的绝密性。
四、联系传统方式，实现双重保障
在现实中，电子档案能够为档案管理工作带去便利性，但这并不意味着传统纸质档案应该被放弃[5]。学校应当挖掘两种档案在现实中的特性，依旧其特性确定档案管理工作的侧重性调整，并以此做好电子档案与传统纸质档案的联系，实施双重保障，提升档案管理工作的有效性。
在现实中，学校或者电子档案管理负责人应当确立电子档案与传统档案的定位，以此设计并实施档案管理工作。比如，电子档案在“应用”方面更具价值，因此电子档案的管理应当考虑到实际应用。而传统纸质档案的法律凭证作用意义重大，且在生活中很少被提取查验，因此纸质档案的管理应当侧重于“保存”。以各具偏重的管理方式对电子档案和纸质档案进行管理，既能够保证两种档案的安全性，又能够根据实际生活需求发挥这两种档案的价值，提升学校档案管理工作的质量。
结束语：
综上所述，电子档案在学校中拥有极大的应用价值。但是在现实中，电子档案的有效利用需要学校具备一定的条件，如学校需要提升档案管理人员的信息素养，学校需要建立规范的档案建立、保存、应用、规则，学校需要建设良好网络环境以保证电子档案的安全性。学校需要做好相关的准备工作，才能够有效的避免电子档案管理过程中可能存在的危险，保证电子档案的管理质量。
参考文献：
[1]施颖.云储存技术在电子档案管理中的应用[J].黑龙江档案,2020(01):92-93.
[2]郭伟.档案管理中电子信息化管理模式建设及应用[J].黑龙江科学,2020,11(03):102-103.
[3]吴冬梅.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].信息记录材料,2020,21(01):102-103.
[4]王云.高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议[J].智库时代,2019(37):111-112.
[5]关舒月.电子信息技术在档案管理中的应用探析[J].时代报告,2019(08):173-174.