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电子信息时代电力档案管理工作的创新策略荆丽华

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2020年第3期作者：荆丽华

[导读] 摘要：新形势下，电力企业要想把自身的信息化能力提高，为电力企业的经济发展和科技进步发挥出重要的促进作用，必须要建立健全信息交流平台和档案信息化系统，运用信息化理念开展电力企业档案管理工作，利用档案的信息化资源为企业提供更加优质的服务。

        国网阳泉市荫营供电公司山西阳泉 045000
        摘要：新形势下，电力企业要想把自身的信息化能力提高，为电力企业的经济发展和科技进步发挥出重要的促进作用，必须要建立健全信息交流平台和档案信息化系统，运用信息化理念开展电力企业档案管理工作，利用档案的信息化资源为企业提供更加优质的服务。笔者结合自身工作实践经验，阐述了电力企业档案信息化建设的意义，并对加强档案信息化建设的有效措施进行了探讨。
        关键词：电子信息；电力；档案管理
        引言
        最近几年，国内在互联网技术、应用等方面深入发展，使得互联网和不同领域的深度融合得以推进，国家相继将《互联网+行动指导意见》等相关法规出台。对于经济发展来说，其中最关键的能源产业之一就是电力行业，在电力管理工作中最关键的一个方面就是电力档案，这对于电力企业内部经营的掌握，能够使市场竞争力有效提升。
        1、电力企业档案信息化建设的意义
        电力企业内部借助档案信息可以归档整理相关资料。资料包括人力资源、财务核算、控制管理、绩效考核、设备维护、岗位操作等，以给予各部门帮助，方便查找使用，实现工作效率的最佳化。同时作为企业正常运作的第一手信息资料，展开保管、整理和收集，把传统纸质档案所占据的时间和空间减少，有效确保电力企业经济效益的最佳化。电力企业档案信息化建设和新形势的需求相符，是电力企业持续、稳定发展的需要，电力企业档案信息化建设应做到与时俱进，可以给予电力企业帮助，使其在最短的时间内获得电力市场行情、现代化管理经验以及行业科技知识，顺利实现资源共享的目标。在人们的日常生活和经济活动中存在，是重要的资源，和国计民生息息相关，在社会经济生产中不可或缺。实现电力企业档案信息化，不仅可以为企业的管理工作提供帮助，实现工作效率的提升，同时可以对电力企业的各项工作进行科学分类、汇总和统计，并有序形成文书管理，确保电力企业设备维护、优质服务和节能减排等工作有据可循，电力企业借助构建信息化的档案体系，可以和各方建立良好合作关系，包括合作企业、相关管理部门以及客户，利用网络相互分享信息资源。档案管理信息的数字化、管理工作的精细化、信息传递的网络化、利用服务需求的扩大化，以电子文件管理的方式开展档案工作[1]。
        2、电子信息时代电力档案管理措施
        2.1、依托档案形式，构建融多种形式于一体的档案信息库
        档案数字化建设极具系统性与复杂性，尤其是电力设计中的图纸与文书档案需要进行扫描，而对声像档案需要进行视频文件的转换，强化数字化的集中处理。通常，工程档案需要采取大流水工作模式进行数字化处理，依托网络进行编目，构建流水号，进行文档挂接，形成多种类型的档案信息库。对于档案管理系统而言，需对保密级别以及权限进行设置，并结合相关规定，实现区别处理，实现档案信息库自动化安全管理的目的。
        2.2、强化档案信息化建设
        建立以档案部门为主导、各部门特别是生产管理部门密切配合的集中统一管理的档案资源管理架构。公司积极开展设备检修管理系统平台和档案工作系统融合管理的实践工作，创新设备档案的管理方式，运用先进科技技术对超特高压电网的重要设备档案进行全过程管控，设备检修管理人员负责现场收集更新的设备检修记录、图纸、设备出厂资料、检测试验报告、技术台账、巡视报告、隐患和缺陷等设备信息，确保设备资料齐全完整。公司档案管理人员对设备检修档案进行数据采集、元数据录入及储存。借助先进的科技手段，实现设备检修档案的分类储存、快速检索和调取。实现设备检修档案从基建到运维检修全过程管理的要求[2]。

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        2.3、加强业务建设和信息资源共享
        电力企业应高度重视档案业务建设，设立专业的管理机构，组织开展系统、全面的档案培训活动，以此来确保档案管理实现信息化。同时，电力企业应注重信息的对接，尤其是部门之间、上下级部门、企业与客户之间，确保可以共享信息资源，保证电力企业可以及时获得有价值的信息资料，如：电力施工项目单位借助档案信息化离线客户端就能不受时间和地点的限制轻松归档上传相关施工资料，同时还能第一时间获取上级相关部门的信息资源，从而做到共享信息资源。
        2.4、构建标准化的电力档案信息管理服务体系
        对于电力档案信息化管理来说，要将标准化、规范化服务体系有效建立，使当前管理体系不断完善，进一步将电力档案管理机制改进。具体来说：首先，建立规范化的电力档案管理机制。将档案信息的作用有效发挥，将科学、完善的管理制度构建，这是最关键的，对于档案管理制度来说，其能够有效的监督、约束管理人员的素质以及提高责任意识，同时，对于档案信息有效性的维护也有着积极作用。在互联网+形势下，要对电子文档管理规范化相关的制度健全完善。其次，构建标准化的电力档案管理制度。这一制度的建立要自电力企业项目启动时就加入进来，对照计划进行检查、跟踪。同时，使档案资料的有效性、完整性得以保证，在项目结束时，要同步考核档案管理工作，尤其是对档案资料的质量进行审查，对档案资料的有效性进行检验。最后，建立健全电力档案管理评价机制。将档案管理绩效评价体系包括在内，将评估标准明确，将评估内容划分，对评价重点以及指标权重进行确定。将评价结果当成是电力档案管理人员绩效考核的基础，同时将相应的奖惩措施制定[3]。
        2.5、提升档案管理工作的整体服务水平
        电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度[4]。
        结束语
        在电力企业管理中，最关键的一个内容就是电力档案管理，其不单单对企业发展有着重要的指导，而且对于电力企业核心竞争力的提升有着重要的保障，想要使电力档案的高效管理得以实现，就一定要强化其和互联网技术的有机结合，使电力档案信息化管理得以实现。当前国内电力企业信息化管理过程中还有很多的不足之处，例如信息化管理程度不高，信息化管理体系不完善等，想要将这些问题有效解决，就要将电力档案信息管理平台构建，使档案管理人员信息化工作能力提升，从而使电力企业信息化管理得以平稳深入发展。
        参考文献：
        [1]邢帅.电力物资采购与供应中档案管理优化提升方案[J].办公室业务，2019（10）：136.
        [2]韩新玲，刘谣.信息化档案管理体系的构建与实施[J].中国电力企业管理，2019（14）：48-49.
        [3]韩琴，刘战礼，江文.电力企业档案资源开发与利用研究[J].兰台世界，2019（S1）：165-166.
        [4]宁军.档案数字化促企业管理升级[J].企业管理，2019（05）：83-84.