摘要：随着时代的不断发展，如今，人事档案管理的信息化建设已然成为社会发展的必然要求。作为人事档案管理人员，在实际的管理过程中，应务必联系现代先进的信息技术，不断强化自身的信息化水平及能力，提高人事档案管理工作效率，更好地为人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要。
关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设
加强人事档案的信息化管理是时代发展的需求，更是我国当前人事档案管理改革的重要方向。随着信息时代的到来，社会发生了较大变化，社会对各种专业人才的需求越来越高，但是要想在众多的人口中精确地找到相应的专业人才，在很大程度上要依赖于人事档案信息的查阅，这就为人事档案信息的流通速度提出了更高的要求。因此，在信息化背景下，将信息技术充分引入到人事档案管理中，不仅有利于统一对人事信息的管理，还更有利于信息的流通和利用，从而在很大程度上为社会人力资源的调配提供了便利。
1人事档案信息化管理的重要意义
信息技术的不断创新发展和运用，人们生活的各个领域都需要利用信息资源。人事档案记载的是人的成长及社会经历，这对于人力资源管理来说是至关重要的。就目前形势来看，人事档案管理信息化是未来管理发展必然趋势。人事档案管理的信息化改变了传统依靠纸质的模式，而是依靠信息技术，将人事档案信息录入到计算机系统中，并且对这些信息进行安全有效的管理。人事档案在计算机的管理下，开发和利用都比较方便，也更安全和完整。实现人事档案的信息化管理，可以在现代化发展中实现资源共享，积极开发和共享资源，保证人事档案信息的电子化和数字化发展。应用计算机技术，也可以在多个层次、多个领域发展下，促使人事档案信息管理工作意义的实现。
2人事档案管理信息化建设原则
2.1实用性原则。
信息化建设的实用性为基本原则,保证业务的标准化,更有效。
2.2安全的原则
在信息化建设中,安全是一个非常重要的环节。所以我们必须提高计算机软件信息加密机制,除了建立重要信息资源权限管理、防火墙,确保操作的合理性。
2.3可靠性原则
使用的所有信息分类信息资源用户权限,除了数据备份信息。
2.4可用性的原则
信息系统的设计是实用和易于使用,简单的目标。不使用人员必须经过培训系统,可以灵活、易于使用,使办公自动化的真正方式。
2.5先进的原则
计算机软件技术,采用先进和成熟在OA和互联网的使用,必须充分继承,考虑可伸缩性、可扩展性、和延长生命周期,提高技术含量。
3信息化背景下人事档案管理方式新举措
3.1宣传加强信息化建设的意识
人事档案的建设多是由学校和一些政府单位担任加工的主体，因此这些加工主体在对人事档案的加工上处于极其重要的位置。我国目前的人事档案多是利用纸质档案进行记录，对于事业单位的人事档案管理，当进行人事调动时就引发了调档和流动的问题。但是，人事档案的调动可以说是一项涉及多部门的复杂工作，手续繁琐复杂，可能会导致用人单位对接上存在时间差，进而引发一系列问题。随着互联网技术的发展，人事档案的管理也应该紧紧跟随着时代的步伐，增强其科技信息化的含量，实现人事档案信息资源的有效管理与充分利用，最大限度地满足人事工作的客观需求。就事业单位而言，应该对在职的工作人员进行人事档案信息化，并结合工作实际制定相应的规章制度，扩大宣传，逐步加快人事档案信息化建设的步伐，从而产生积极的助推作用，实现单位人事档案管理向信息化迈进。
3.2加大对人事档案管理信息化软件的研发力度
要想促使人事档案管理逐步往信息化的方向发展，必须建立一个信息化的操作平台，否则任何事项都无异于一纸空谈。对此，无论是政务的人事档案管理人员或科研人员，其在实际的工作中，都应务必致力于人事档案管理信息化软件的开发，并基于当前所使用的各类操作系统予以更新和升级，建立出一套相对更为科学且完善的档案信息数据管理系统，以满足当代社会对政务人事档案管理工作的要求。
当然，有关人事档案管理数据库的建立，其除了需具备管理、维护、增、删、查、改等基本功能外，尚需实现与政务其他资源之间的沟通与共享，以人事档案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔人才提供真实可靠的人事信息。
3.3建立档案管理制度
为了使档案的管理,满足企业发展的需要,企业管理者必须提高档案管理的识别,并制定相关的档案管理系统。对于一个企业,如果能够正确使用内部企业人事档案信息数据,对企业的发展至关重要。因此,企业领导必须高度重视档案管理相关工作的信息化,不仅增加资本投资管理和完善相关的管理功能,通过激励机制吸引管理人员努力工作,和提取时间对相关管理人员的专业培训,以确保管理人员可以工作科学、合理。此外,有关部门制定相关的制度,在这一过程中,必须根据我国有关法律、法规的规定,考虑到企业本身的情况,即使是在同一时间,也要找出最适合企业发展的管理方案。
3.4加强档案管理人员素质与能力建设
在单位人事档案信息化建设与管理的过程中，档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此，单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训，向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式，规范管理流程，从而保证人事档案管理更加高效。同时，档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能，并定期对重要人事档案信息进行备份、检查，避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题，为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外，管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规，在进行人事档案信息化管理时，应严格遵守管理规章体制，杜绝出现档案信息恶意泄露问题。
3.5加强人事档案管理信息化系统网络安全
在信息化管理平台建设的过程中，确保网络安全是人事档案管理深入发展的必要前提。因此，应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先，单位技术开发人员，应重点加强安全系统功能建设，在数据库中安装安全检测软件，即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素，一旦发现，需要及时进行专业操作处理，有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时，技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统，并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测，确保信息化管理系统运行环境安全，提高系统运行效率，全面提升人事档案管理质量。此外，针对不同部门人事档案信息检索要求，设置不同类型的安全密钥，以及数据库访问权限。
3.6采用一体化管理规范人事档案信息化建设
现阶段我国的人事档案管理大多是纸质材料和电子文档，总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，有关人事档案管理信息化管理系统的建立，既要以网络和计算机技术为支撑，也应囊括人事档案管理的方方面面，包括信息资源的查询与传递、档案的分类建立与保管等。采取一体化的管理体系，要将科学技术与人事档案管理工作相结合，从人事档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性人事档案管理资源库和分级化人事档案管理资料库，以此来共同形成信息化人事档案管理平台，有效提高人事档案管理工作的效率和水平。同时，在统一、科学、合理的标准上，利用计算机技术将原始的档案信息与档案数据进行存档，从而更为完善地建立起一个现代化、专业化的人事档案管理数据库，实现数据化管理，方便资源的传递与共享。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立“活库”，以利用效率和使用效率考核数据库的“活性”，建立一个现代化的人事档案数据库，最终实现人事档案管理的数据化，便于信息的共享。这样就能够使管理工作中的档案的建立、接收、派发、保存、使用、查询等实现一体化，从而让档案管理工作更加高效便捷。
3.7对人事档案进行定期地修复完善
人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以便构建一个完善的人力资源档案管理体系。
4结语
保证档案管理的信息化建设是促进档案管理发展的主要趋势，是有效促进时代发展的客观要求。加强对档案信息化建设的研究具有非常重要的意义。虽然当前我国人事档案管理工作存在不足，但伴随着信息化技术的融入与工作人员专业水平的提高，人事档案管理工作势必得以不断完善，最终实现人事档案管理效率以及质量的提高。
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