摘要：随着市场经济的快速发展，在竞争较为激烈的市场环境中，投标单位需要根据不同的项目投标活动及各个标段进行工程标书编制工作。而如何在有限的时间内高效编制出优质、符合招标要求的投标文件，这成为了每个编标人员重点需要考虑的问题。对此，本文对提高编标质量与效率的重要性进行分析，然后分别提出提高编标质量和效率的方法及策略，以供参考。
关键词：标书编制；编标质量；编标效率
1、提高编标质量与效率的重要性
在《招标投标法》实施之后，大多数工程项目都采用了招投标方式，这也突显了标书的重要性。随着市场竞争越来越激烈，招标单位要想实现自身的可持续发展，就需要促使更多的投标单位参与到投标活动中，而标书的作用是投标承包工程的重要手段，同时也是招标单位了解竞争者情况及投标人的重要依据。也因此说明了编标质量是招投标过程的关键，因为在标书质量不高的情况下，不能够真实清楚地反映出投标人的情况，是否具有承包工程的实力，或者其他投标人避开自身劣势仅反映承包的优势，这样就会影响招标单位评标结果的公平性和客观性。此外，招投标过程中，编标效率也是关键，如果编标效率高，及时给予招标单位回应，这样招标单位就会从心理上认为投标人对工程的进展及时关注，能够留下好印象，这样中标的几率也会有所提高。同时施工单位往往会承包多个项目，在编标效率高的情况下，也会后续工程标书的完善赢得了充裕的时间，也能够有时间了解竞争对手的情况，从而及时进行调整。由此可见，快速高效率地编制出一份高质量的标书尤其重要。
2、提高编标质量的方法
2.1加强投标队伍的建设
影响编标质量首要因素的就是人，因此要想提高编标质量，首先就是要考虑如何将参与投标人员的主动性和积极性充分调动起来。对此，可以在编标工作开始之前，成立编标小组，小组成员包括精通施工与预算方面的专家、全面了解和掌握投标文件及商务要求的复合型人才，以此组建高质量的投标队伍，并制定一套详细的投标文件编制流程，明确小组成员的分工协作，以此提高编标的效率，最终提高编标的质量。
2.2强化投标组织管理
提高编标质量，应当要在编制前召开招标前的会议，同时在编制后要有专人进行审核，确保在投标前标书经过项目管理部门的仔细审查，从而保证标书能够全面的反映出单位的投标意愿和投标实力。此外，应当给予参与投标人员一定的权利，使其能够在投标过程中代表投标单位并且能够灵活掌握规则，结合单位实际情况及时作出反应。
2.3提高人员素质
加强投标小组的培训，建立定期培训机制，努力提高参与投标人员的综合素质，促使其能够及时掌握工程项目的进度及施工中存在的问题。同时要经常组织编标人员到现场学习，学习相关规范和施工手册，可以有能力较强的人牵头成为编标技术小组，组织组员进行学习，提高整体人员的编标技术能力，从而提高编标质量。
2.4优化表达方式
通常情况下，评标的时间相对比较短，为了能够让评标专家能够更好更快地理解投标文件的内容和意图，应当优化表达方式，避免因为标书文件表达不清楚使得评标专家难以理解而失分，而且优化表达方式也能够一定程度上减少评标专家的工作量以及提高评标效率。目前投标文件一般采用文字和图表相互结合的方法，这是投标文件必要的表达方式。要想保证编标的质量，文字部分的内容应当层次分明、内容简洁、主题明确、语气肯定以及语言流程，同时在图表部分其内容也应当规范、有层次性、一目了然、直观表达题图。但是往往文字与图表相结合的表达方式是比较乏味的，表达效果也不一定能够达到理想的状态，还需要充分考虑如何能够更加轻松直观地体现出投标内容，并且在投标文件中能够形象地表现出文件的亮点和单位的实力，以此抓住评标专家的焦点。
目前存在一些重点项目的投标文件中采用三维动画、多媒体等表达方法，其效果较为良好，但也仍然需要进一步进行探索表达方法的创新。
2.5完善管理制度
完善管理制度应当从两个方面入手，一是硬的制度，即企业要具有项目管理的政策、程序、常规，同时制定制度时要围绕着项目展开，包括战略决策、组织团队、质量控制、人力资源、绩效考核等多个方面；二是软的制度，即企业要具有项目管理的文化，关于项目管理的共同期望、价值。通过两手抓，从而营造良好项目管理氛围和管理文化。
3、提高编标效率的策略
3.1形成标准化的编标流程
要想有效提高编标效率，编标人员应当对以往投标的项目经验进行总结，然后结合本单位的实际情况，对编标工作进行相应的改进，根据不同领域分别编制程式化的标书，以此后续编标时能够方便使用。同时，要保证编标工作标准化，所编制的标书能够充分反映出本单位的承建能力，要对标书编制过程进行细化，选用标准化的工艺模块，将通用性较强的施工方法和工艺表达出来，这样也能够在其他项目的标书文件中使用，很大程度能够减少编标工作量，从而提高编标效率。
3.2发掘技术管理人员的潜力
结合单位技术管理人员的实际情况，对技术管理人员进行划分，使其与工作类型相匹配，并结合组织管理目标对其进行监督和考核，不断提升技术管理人员的能力。或者也可以根据性格来进行技术管理人员的划分，比如外向型的技术管理人员可以在不违背组织原则的情况具有更多自由和职位上的升迁，这样能够有效激发其工作积极性，组织带领编标小组成员积极参与其中，从而有效提高编标效率。
3.3建立完善的激励机制
美国心理学家马斯洛的人类需求层次理论认为，人是由需要的，在尚未满足需要的情况下能够影响人的行为，同时人的需要是分轻重层次的，在某一层需要满足之后，才会出现另一层需要。因此，要想提高编标效率，应当要注重对编标人员的激励，通过满足编标人员的需要，提高其工作积极性和效率。可以结合马斯洛需求层次理论对编标人员进行激励，具体而言就是要根据编标人员的实际情况，优化人员的薪酬和晋升机制，更好地满足编标人员的需求，并结合组织目标和个人目标激励方法，充分调动编标人员的积极性，从而提高编标效率。
3.4模式化编标
在推进编标工作标准化的过程，也应当确保编标过程能够满足现代发展的需求，要顺应时代发展的要求，积极采用现代信息网络技术。现代编标是可以在招标电子化通信过程中协调完成的，对此，编标人员不仅要掌握具体的编标规范和流程，还要能够充分掌握计算机网络知识，借助电子化的条件，不断进行编标的创新，利用现代信息网络技术实现模式化编标，从而有效提高编标的效率。
3.5利用社会资源
在资源和技术力量不足的情况下，投标单位的中标率相对会较低，或者是在中标之后，需要花费更多的时间进行设备的升级更新，这样很有可能会错过时间，此时就需要加强与具有现场设备没有技术管理力量的单位企业合作，形成一个联合体，共同进行编标，这样不仅能够提高编标的效率，而且还能够降低成本的投入。
结语：
总而言之，提高编标质量与效率尤其重要，这是每个编标人员需要重点解决的问题，因为编标质量与效率不仅关系着企业能否中标，也关系着编标人员自身工作效率和工作量，所以需要在编标过程中要加强编标方法的优化和创新，积极探寻新的编标思路和方法，以此高效编制出一份高质量的投标文化。
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