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摘要：档案对于社会、企业、普通民众来说都非常重要，时代的发展对档案管理提出了诸多新的要求，由于大多数企业的档案内容较多，存储时间较长，管理难度较大，这需要档案管理人员顺应科技发展，学习现代化档案管理知识，创新档案管理办法，提升档案管理质量，在大数据时代下，合理利用电子信息化技术，以科学的手段，建立全面的档案数据库，确保档案信息的完整性、安全性，满足不同的档案用户需求，从而完善档案管理系统，提升电子档案的应用效率，促使档案管理模式转变顺利进行，能够更好地为公众服务。
关键词：大数据时代；电子档案；管理；现状；发展对策
档案具有客观性、逻辑性、实用性和历史性的原则，保管期限有永久和定期两种类型。在事业单位或者企业长期发展的过程中，会产生许多种类不一的档案，因此为了保障人们的工作效率，就需要及时地对文书档案进行收集和归档处理。档案因为其本身复杂繁多，在分类收集和归档等过程中很容易出现问题。大数据时代的到来在一定程度上改善了传统档案的弊端，电子档案的出现可以称得上是划时代的变革，使档案管理者的工作效率大大提升，还减少了传统档案损害和丢失的几率。但是电子档案依然存在着一些急需解决的问题。
一、大数据与档案管理模式的现实情况
（一）大数据时代的显著特征
大数据属于一种新型的产物，却因具有强大的功能为社会创造了非凡的价值。大数据是数据时代的代称，作为科学技术发展下的产物，其中核心是数据或信息。
首先，大数据体现了海量的数据范围。从字面中就可知道大数据所称的范围巨大，只能用“海量”形容。信息技术的发展使得数据以指数级的速度产生，涵盖了各行各业。其次，大数据体现了数据类型多样化。在我们所看到的语言、文字、图片和各种物品，其背后都由特定的数据组成。尤其在网络技术的普及下，数据的产生、变化及处理目不暇接，类型多样。再者，大数据体现了快速的传播特点。数据的产生是和人的各种活动同步的，并且还包含了更深层次的处理分析，传播更新的速度快。最后，大数据体现了数据的应用价值。数据的产生和分析处理，其最终结果是服务于人们的社会实践，并且产生巨大的生产力量来创造巨大的价值。
（二）电气档案管理模式的现实性
电气档案管理模式主要是指对档案施行管理工作的借助手段。一般来说，电气档案管理模式有三种。
第一，集中管理模式。此模式下的档案管理具有节约成本、效率提升、独立专业和统一资源的显著优势。但也存在对平台要求质量高的劣势，以及利用资源的主体较为分散的局限。第二，分散管理模式。通过一些实例，不少的企业采用分散管理的方式来进行档案整理。档案分散管理模式下，不利于资源的整合共享，但有利于资源的归档整理，减少了档案空间利用不足问题。第三，集体分散结合模式。此种模式结合了前面两者的优缺点，提高了档案资源的利用率和效率。
无论哪种管理模式，其共同的特点就是基于传统的纸媒为主，借助人工服务，占用了大量的实体空间来进行存储。并且在传播力度上有限，在一定的时空中产生作用，存储力度也有限，并不能无限地进行保存。传统的电气档案管理模式注重存储和整理，并不致力传播与运用。
二、大数据时代对电子档案管理工作挑战
（一）大数据时代特征。
一是信息量巨大。互联网技术的应用和新型档案管理软件的普及为档案管理收集信息、提取档案等提供了便捷性。二是数据多样性。与传统档案管理方式相比，大数据档案管理建立在数据、信息、视频以及图文的基础上，人们可以通过大数据信息更高效地实现档案管理电子化、高效化和立体化。三是资源范围广泛。大数据时代摆脱了对传统纸质媒介的依赖，人们在收集信息范围和信息处理速度方面得到了明显的提升。大数据时代为人们生活工作提供了便利条件同时，也满足了档案管理信息化、高效化的需求。
（二）大数据时代给档案机构电子档案管理带来的挑战。
电子文件不同于传统文件，对档案管理人员的数字化管理水平有了更高的要求。目前，档案机构各部门并没有统一规范的档案管理，缺少专业的档案管理人员，管理方式的滞后以及电子档案普及程度不高等因素都会导致档案信息不能及时有效的共享。因此，大数据时代背景下档案机构电子档案管理面临如下挑战：一是信息数量增加对档案管理规范化提出了新要求。随着档案机构发展涉及面不断广泛，档案管理过程中所包含的数据信息量也在不断增加，在繁重的档案管理工作中档案管理人员还要对档案进行核对调整，导致工作量增加，从需求侧角度档案管理对科学化、高效化的电子档案管理提出了迫切需求。二是缺少统一的电子档案管理标准和规范。电子档案管理与传统档案管理本质上都是对档案、文件信息的整合与保存。虽然国家档案局出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》，明确了电子档案的管理制度，但各档案机构在电子档案管理方面缺少统一的标准，档案管理人员往往依靠经验进行档案归类和管理，在这个过程中容易造成档案信息的流失和遗漏，一旦档案工作人员转岗或休息，接替者不能及时对档案进行统一规范化处理。
三、大数据对于企业档案管理的作用
（一）传统企业档案管理模式。
传统企业档案管理模式是相对于电子档案管理模式而言的，传统的企业档案管理模式是根据企业的业务特征，将档案按照业务类别进行收集、整理、保管、统计并提供利用。传统的企业档案管理模式的核心是对于档案实体的管理，在文件存放与库房环境的合规控制上下大工夫，而随着企业业务工作的不断细化，信息数量的高速增长，传统企业档案管理模式在档案的收集及利用服务上的矛盾不断凸显：一方面，在档案收集工作中，归档范围难以确定，档案工作人员难以完全掌握企业各类业务工作，一般按照业务单位提供的归档范围进行收集；另一方面，在档案利用中，根据模糊信息定位档案题名，再到库房寻找档案实体的工作步骤效率较低，对于一些利用率高的档案也会造成一定的磨损。
（二）大数据时代的档案管理趋势。
大数据时代的到来给档案工作带来较大变化，这些变化体现在档案管理的各个方面：1.档案管理理论体不断完善。大数据时代给档案管理理论体系带来变化，档案管理工作规范重点从纸质档案管理逐渐过渡到电子档案的管理，《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理规范》等档案管理国家标准逐步发布实施；大数据时代给档案利用服务带来变化，基于馆藏信息资源的开发利用方式逐步丰富，档案研究人员致力于依托信息技术将库房中的“死档案”变为“活资源”，并为提供更为高效、优质、便捷的服务而努力。2.档案信息管理难度不断增大。随着大数据时代的到来和不断发展，企业的有效信息数据量大幅度增加，并呈现出多元化趋势。由于信息技术的发展，企业信息类型从传统的结构化信息转变为海量的非结构化信息，其中企业在业务活动中广泛应用的各类软件是占比重较大的一部分，对于企业信息管理方式方法提出了更高的要求。3.档案安全管理程度不断增强。大数据时代给档案安全管理带来变化，传统档案的安全注重于库房的安全管理，将做好库房“八防”保证温湿度控制作为工作重点，信息技术的发展为电子文件的保存和不同介质的保存安全提出了较高要求，同时电子文件的安全保密工作也尤为重要。
四、电气工程推进项目档案管理工作应用
（一）积极发挥档案室管理职责
1.企业高度重视，为档案工作扫清障碍
在环保达标项目未开工前，企业为使档案工作顺利开展，提前落实组卷过程中所需要的一切设备及消耗物资，新安装密集柜，配备专用电脑，并优先解决归档过程中急需的临时物资，为档案归档工作奠定基础。在组卷工作进行过半时，项目科资料员因个人健康原因暂离岗位，面对与新资料员复杂烦琐的档案对接工作，企业要求档案员驻守项目科，时时面对面梳理档案工作，并直接与施工单位对接组卷工作，确保了组卷工作质量。
2.严格跟踪，保证档案工作进度受控
从项目前期开始，到建设过程中，到目组卷完成，档案室进行全节点跟踪管理，及时协调沟通解决突发情况和重点问题。工作过程中，由于项目的每个单项工程都有十几家施工单位，且部分子单位工程又由几个施工单位共同开展，由哪家施工单位组通用卷成为难题。对此，档案室要积极反馈问题，由企业牵头落实，联系公司工程部、档案中心、项目科、监理公司、施工单位和综合办公室召开专项会议，经过全面分析和各方讨论，使组通用卷单位得以明确。
（二）积极发挥项目科配合作用
1.坚持早介入、早检查、早整改
在项目前期文件收集阶段，档案室要以清单化形式将归档范围、相关规定送达项目科，紧紧跟踪前期工作进展，随时指导项目科对前期资料进行收集、整理及归档，对具备成卷条件的马上归档组卷，对不符合要求的，逐项列明问题所在及整改清单，保证前期文件完整、齐全。
2.坚持定期总结，步步跟踪
档案室要联合项目科每月进行一次工作总结，及时掌握资料归档进度及存在的问题，实现以问题为导向，针对薄弱环节制订培训指导内容，有针对性地调整重点工作。
（三） 建立健全电子档案法律法规，促进电子档案的开放利用。
首先，国家应尽快以法律形式赋予电子档案法律效力，赋予档案馆采集、管理、发布电子档案数据的职责，列出档案馆的免责条款，免除档案馆因开放电子档案而延伸引起的种种责任。国家可以在《政府信息公开条例》的基础上，充分发挥国家开放档案大数据平台的作用，接收并回复社会各界开放数据的申请：哪些数据什么时间可以开放，哪些数据因安全隐私和技术限制等无法开放。其次，关于电子档案开放利用过程中的信息安全问题，法律必须明确电子档案开放鉴定的主体，建议由电子档案生成单位负责电子档案数据开放鉴定工作，制订限制开放的清单，提出电子档案开放意见，盘活数据资产。最后，法律法规要建立奖惩追责机制。对于在电子档案领域做出突出贡献的部门或个人要有实质性的奖励，以点带面引领行业发展。对于不履行规定职责、行业间不协作配合或者消极不作为的要承担相应责任。只有建立健全电子档案法律法规，推动电子档案开放利用，才能最大限度发挥电子档案价值。
（四）电子档案标准规范要与时俱进，与国际接轨，共享信息红利。
大数据时代，要提高电子档案数据质量，标准要先行，对于各行各业产生的电子元数据要统一标准，明确数据类型、用途和文件格式，构建新一代电子档案大数据平台和大服务平台，让全社会在一个共同的路线图上协作，共同推进资源整合。2018年，澳大利亚国家档案馆颁布了数字化档案保存新标准，该标准根据国家最佳实践规定了数字化档案的技术要求。这项标准旨在确保生成的数字副本的“母版”作为原件长期有效的替代品，还可生成供公众利用的衍生文件，最大限度地减少对脆弱文件的物理损害。更重要的是，该标准还是一个有效的工具，有助于尽量避免因文件载体不稳定或技术陈旧而导致的丢失风险。目前，我国在电子档案标准规范建设方面还有待加强，要深入调研，与时俱进，定期对电子档案保存标准进行审查修订，做到电子档案标准与国际接轨，为实现跨部门、跨行业、跨地区、跨国界的一站式电子查询打好基础，使全社会乃至全球共享电子档案信息红利。
（五）加强电子档案领域的教育改革，造就复合型高素质的电子档案管理队伍。
大数据时代对档案人员提出了更高的从业要求，一方面要求档案人员具有敏锐的信息意识，另一方面要求档案人员具有高技能的现代化电子信息管理能力。这就对档案新型综合人才的培养提出了更高的标准和要求。首先，大数据时代档案专业的课程设置要改革创新。建议大学档案专业开设电子档案资源挖掘分析、社会媒体处理、智能检索、信息预测等相关课程，注重实战技能的培养，使得档案专业的毕业生具备把档案大数据“原料”加工出“成品”的能力，从而在走上工作岗位后处理档案大数据才能够得心应手。其次，电子档案新型技能的职业学习平台要加快建设。这样大量从业人员可以随时随地通过网络平台自主学习，掌握大数据时代的新方法、新知识、新技能，有效增强工作人员信息服务能力和为用户解决实际问题的智慧，避免电子档案服务过程中力不从心，错失电子档案发挥作用的良机。新型人才培养和自主在线学习势在必行，这必将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。
（六）以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案利用的个性化满足和智能化服务。
首先，要加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契机让电子档案活起来。档案工作者也要扮演信息工作者角色，关注热点事件和民生动态，抓住契机使电子档案活起来，加强手机应用APP开发和融媒体服务，带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验，激发用户潜在需求，推动电子档案信息预订工作，更加智慧地服务社会。最后，实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话”的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案的个性化服务和智能化应用，人们才能在未来随时随地享受高质量的电子档案信息服务。
五、结束语
档案对于企业和事业单位的重要性不言而喻。大数据时代，电子档案的兴起于推广切实解决了传统档案存在的弊端，但因为网络的复杂性，电子档案在管理上也有着很大的风险。而要真正使档案的管理工作更加严谨，就需要领导者和工作人员提高重视，端正态度，采取有效的措施加以避免。
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