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摘要：政务大厅的档案管理是其管理的基础工作之一，有效利用档案有助于提升政务大厅的管理水平和可持续发展。随着信息时代的发展，计算机技术、网络技术为政务大厅的档案管理数字化提供了契机。本文旨在对当前政务大厅数字化管理的现状、具备的条件进行剖析，进而提出政务大厅档案数字化管理的对策。
关键词：数字化;政务大厅;档案管理
档案管理工作作为一项重要的信息保存工作，其重要性不言而喻。因此，做好其安全体系建设工作对于保证档案的安全性具有非常重要的作用。通过做好档案安全管理工作，可以保证档案实体和信息安全，保证基础设施及制度的完善。而档案安全体系建设工作就是为了保证档案的安全性，是一项系统的工程。为此，研究和探讨档案安全体系建设是非常有必要的。只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，同时要求每一个档案管理人员重视档案安全管理工作，提升信息化管理水平，将档案安全工作作为一项重要的安全工作来抓，积极的制定有效的安全管理制度，并严格的规范管理方案，将档案有效的进行归档，做好留存工作，保证每一份档案都处于安全的管理体系中，让档案安全管理工作越来越规范，越来越好，以此保证档案的安全性。
1.政务大厅档案管理工作
首先，档案是个人、社会组织和国家机构开展的社会活动。在这一过程中形成的各种形式的具有丰富保存价值的记录，如音像、图像、文本等。因为文件数据是原始的，所以它具有其他特征数据无法替代的功能和优势。在政务大厅里，文件与每个人的信息有关。如果一个人的管理出现问题，他的相关信息就会会出现问题，就会出现无法估量的损失和后果。此外，《中华人民共和国档案法》第二条规定:本法所称档案是指过去和现在的国家机构，从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的社会组织和个人直接形成不同形式的国家和社会历史记录，如各种文字、图表、音像等。因此，档案可以说是人类历史上最宝贵的资产。它们对人类发展具有重要的证据功能和参考价值。政务大厅的档案管理工作涉及档案的开发、利用、保护、保管、归档、分类、收集和收集管理。在这里，档案的收集和收集是对现有文献和历史档案的收集和归档，主要是指将零散的文献收集在一起，便于文献的存储和管理。分类归档是指将收集到的文件按照一样的分类管理方法进行分类，并以小单位保存，以方便文件的提供、利用、保密和保管。档案保存主要是指通过各种保护措施保证档案的完整性和完整性，使其能够长期保存，延长其使用寿命。档案的开发利用主要是指实施档案工作的最终结果和目的，包括档案的编纂和研究、档案的提供使用、利用和检索等。
2政务大厅数字化管理现状
2.1传统档案管理设备更换庞杂
有的单位对于档案管理缺乏科学、规范化，也不够重视。甚至有些档案管理没有充分的防潮防火措施，因陋就简。对于档案的调阅也采用传统的文本检索法，缺乏现代化的索引，要实现数字化需要“大破大立”。传统信息资源不能进行电子化、数字化的二次开发，导致档案管理数字化的困难重重。
2.2档案检索效率偏低
数字化管理最大的优势就是检索效率的提升和管理的便捷性。政务大厅中有大量档案采用了传统纸质管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丢失、调包、损毁等情况的出现，在一定程度上影响了档案管理的准确性、有效性，也加大了档案查阅的挑战性，降低了档案检索效率。
3政务大厅当前档案安全体系建设中存在的问题
当前档案安全体系建设中存在的问题主要包括以下几点:对于档案库房的设计，其标准化有待进一步提高；目标文件箱体配件和防护设施的完善程度还不够；安全管理制度随意性较大
3.1对于档案库房的设计，其标准化有待进一步提高
目前档案库房设计方面主要存在的问题主要包括选址不够科学、设计不够合理两个方面。针对选址不科学方面，档案管理部门在档案库的选址上要尽量避免容易发生自然灾害的地段，同时关键要因地制宜的选择档案库地址。
3.2目标文件箱体配件和防护设施的完善程度还不够
第一，档案装具品种种类过多，质量不能保证;第二，很多的档案库缺少防火、防盗报警系统，同时很多档案库没有安装监控系统，无法保证其安全;第三，地处雷电频发地带的档案馆，档案库房没有防雷避雷装置，容易遭受雷击引发火灾。
3.3安全管理制度随意性较大
档案安全管理制度虽然已经编制，但存在不够完善，执行力度不够的情况，随意性较大，需加大编制力度，保证制度的合理性，同时保证其能够按照制度严格执行。
4政务大厅数字化管理及安全体系的对策
4.1重视打造数字化管理的科学体系
未来的政务大厅档案管理工作应当是纸质、电子的结合，数字化、信息化的结合，传统和现代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技术，提升数字化效率，应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力，不断加大档案管理的科技含量，要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案，采取不同的管理手段，设置详细的岗位职责和岗位制度，明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜，选择适合政务大厅的软硬件，并及时维护。
4.2提升档案管理人员对于档案管理工作的责任心和使命感
档案管理工作的有序进行，安全体系建设的合理推荐，关键执行者就是档案管理人员，因此，必须有效的提升档案管理人员的工作责任心和使命感，才能让档案安全体系建设工作有条不紊的进行。基于此，档案管理部门必须通过多种方式积极的调动档案人的工作积极性，让其充满责任心和使命感。具体的做法可以从思想意识培训，绩效管理等方面进行。通过思想意识的培训工作，可以让档案人充分认识到自身工作的重要意义，使其有成就感，这样其工作责任心和积极性就会不断提升。
4.3做好档案突发安全事故的应急预案工作
档案安全体系建设工作中，安全事故的应急预案及演练工作是非常关键的。只有做好应急预案并定期进行演练，才能在出现重大的档案安全事故时，第一时间保证档案的安全，尽可能的挽回损失。具体的做法如下:根据档案的实际情况，制定行之有效的应急预案，并定期的进行演练工作，通过预案的演练发现应急预案内容的不足，定期进行预案的修订。
4.4提升档案管理数字化的软硬件性能
第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。
第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。
总结
只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，政务大厅档案工作才能做的更好。为了更好地适应事业单位档案管理数字化的趋势，各级单位工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革，从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。
参考文献
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