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办公室文秘工作质量和水平提高策略曲凯华

发表时间：2020/6/1 来源：《基层建设》2019年第35期作者：曲凯华潘倩杜昕白峰

[导读] 摘要：办公室的工作过程中，文秘的工作效率的提升可以更有效的提升公司整体作用，对于秘书的工作效率能否有效提升是公司需重视的一项工作，例如对秘书实行相关的培训，以及完善秘书考核制度，并从各方各面实行对秘书工作能力有效，能够有利于提升办公室的工作效率，本文阐述了目前办公室秘书的现状，如何提升办公室文秘的工作效率。

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        摘要：办公室的工作过程中，文秘的工作效率的提升可以更有效的提升公司整体作用，对于秘书的工作效率能否有效提升是公司需重视的一项工作，例如对秘书实行相关的培训，以及完善秘书考核制度，并从各方各面实行对秘书工作能力有效，能够有利于提升办公室的工作效率，本文阐述了目前办公室秘书的现状，如何提升办公室文秘的工作效率。
        关键词：办公室文秘工作；工作效率；策略
        引言：
        在办公室中秘书的工作是在整个办公室事务当中起到了至关重要的作用。秘书的主要工作是为主要决策人服务以及对文件进行处理分类工作，其中包含了对办公室的运行和管理等，在进行秘书的相关工作过程中，需要努力将其工作效率做到有效的提高，其中秘书的工作就相当复杂，且其承担的工作量更为繁重，加快工作效率这也会间接的提升公司整体的运营速度，这会在某种程度上，使企业在其市场竞争中能够占据有利的位置，秘书需要根据公司特征，来制定相关的策略，以此来提升自身的工作效率。
        1提升办公室文秘工作效率的实际意义与应遵守的基本原则
        1.1提高办公室文秘工作效率的实际意义
        想让企业能够在市场的竞争当中取得更为有利的位置，这就需要努力提升企业的自身实力，其中，办公室属于综合性质管理的主要场所，其承担了公司内部各类的行政管理工作，以及在公司中充当中心枢纽，做好办公室的工作让其能够有效的提升公司的整体工作效率。公司所出现的各类问题都会上级来请示，以及对现阶段公司出现的问题进行汇报工作，以及对公司未来的方向的规划和策略。同时办公室还要对企业中各部门进行沟通与协调，调整工作人员之间的关系，保证公司能够按照公司规章制度，和对内外的社交工作正常实施，保证公司的各环节都不会出现失误。然而办公室秘书则是中间作为传达信息以及文件的作用，秘书需要严格的遵守和执行上层领导的命令，并及时且正确的传达给各部门的工作人员，增强自身的业务能力，以及对信息数据管理的能力，提升自身的工作效率，遇到事情能够以正确的心态，调整好自身心理素质，从而来解决问题，办公室秘书不仅仅要将领导的意思正确传达，还要将各部门的员工协调起来，共同为公司服务，增强和维护公司的正常运营。
        2提高办公室文秘工作效率的具体策略
        2.1着重强化企事业单位文秘的综合素质
        （1）提升文秘的语言表达能力以及写作能力。公司办公室之中的文秘工作人员不仅要有扎实的写作能力和表达能力，还要做到最基本的职位权利范围内，给予管理者合理化的且有建设性的意见或是建议。同时，还要做好对内部文件中资料实行信息数据化管理，与各部门之间的协调，对外组织一些有利于公司的活动项目。这就需要办公室秘书具有一定程度上的写作功底，还要进行实质性的相关学习以及对写作等方面的训练，能够在突发情况之下能够独立的思考，并能够妥善的处理，对自身工作职能的深度认知。总之，办公室文秘人员不仅仅拥有扎实的文字功底，还能够正确的将领导所叙述的主要内容进行正确的传达，将实际的理论知识以及现实出现的问题相结合，保证能够做出有效的文案。
        （2）形成自主思考的能力以及行为习惯。

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办公室的文秘工作要做到，积极的学习所在的公司的业务情况，并且做到对每个业务都有了解和认知，不断的积累相关的专业知识，增强和完善自身写作能力，深入了解经济相关的法律法规，能够做到了解现阶段市场的基本信息数据和未来发展的规律，能更加理解领导所传达的更深层的含义，充分的发挥自身的有利价值。而不是完成领导下达的任务就结束，而在完成工作的过程中并没有仔细的思考，而直接实施领导下达的工作，这只是在按要求办事，这样很难将文秘自身的工作效率做到有效的提升，从而形成了故步自封的情况出现。
        （3）提高协调管理能力。协调好各部门的工作人员之间的关系，以及领导想要对基层员工所要传达的正确信息，这是对于办公室秘书综合能力的评判标准之一，协调管理能力能有效的将领导所下达的各阶级的任务传达到各部门之中，实施平衡各业务水平之间和经济活动的关系，协调各部门员工之间以及员工与领导之间的关系，实现更加有序的展开且有理论依据的实行接下来的工作，提升公司整体的工作效率。
        2.2协调处理企事业单位基层业务的平衡关系
        （1）转变文秘工作的被动局势。现阶段对企业来说，秘书是需要根据领导的指示来实施工作的，这就需要办公室秘书做到服从领导的指示实施工作过程中，还要加入一些自身的创新思想，如出现问题能够及时的提醒和对相关的问题实行妥善的处理，秘书不仅仅是以公司的利益和维护公司形象而存在的，办公室秘书需要拥有自主创新能力，同时还要为公司提供更多的创新思路，还要完善和强化自身业务水平，处理好领导所下达的各项任务，同时积累更多的实践经验，自己摸索出现阶段市场的经济规律，与此同时，制定一套备用方案以防不测，还要监督其他各部门之间的工作。
        （2）协调继承与创新的关系。继承是创新的基础，而注重秘书的创新思维，以及将创新的思维能力做到有效的提升，则是公司能够更加长远的进步前提，而办公室作为整个公司的枢纽环节，其办公室的秘书则很少有自己的创新思维，都是听从上级领导的指示进行工作，这就会造成公司故步自封，缺乏活力的因素，通过一些实际措施使员工更加对工作产生积极性，例如对基层员工的鼓励，使办公室秘书能够有自己的思维方式，解开对传统工作模式的枷锁，不断加强自身创新思维的工作理念，并运用至实际的工作当中，为公司的运营创造出一个全新的局势。
        结束语：
        综上所述，办公室秘书作为公司的重要职位之一，他主要工作范围是在综合企业进步，职务当中的政务协调工作，深化自身职业当中的责任，强化自身的业务水平，循序渐进的原则为基础，不断深化工作经验，不断增强办公室秘书的工作能力，使办公室秘书能够更加大胆的运用自身所拥有的创新思维，通过建立考核制度，以及奖罚制度来提升员工的工作积极性，提高公司整体工作效率，为公司今后的进步提供更好方向。
        参考文献：
        [1]李苗苗. 如何提高办公室文秘工作质量及水平探讨[J]. 现代经济信息,2019(08):62+65.
        [2]贾玉梅. 浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略[J]. 现代经济信息,2019(12):75.
        [3]魏玥科. 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J]. 办公室业务,2019(16):72.
        [4]郭爱军. 做好办公室文秘综合管理工作的思考[J]. 办公室业务,2019(20):99.