摘要：档案数字化建设是档案信息化管理的重要内容，在新的历史条件下，档案数字化既为档案管理带来了机遇，同时也给档案管理工作带来了挑战，如何充分把握机遇、坚决克服挑战，是档案管理工作者必须深入思考的问题。本文介绍了新时期档案数字化建设的意义和面临的挑战，并对如何提高档案数字化建设质量进行了讨论。
关键词：档案数字化；机遇；挑战
1.档案数字化的重要意义
1.1档案数字化管理有利于提升档案管理效率
通过将数字化管理技术应用于档案管理工作，可以实现纸质档案、影音档案资料的数字化，且能够自动生成档案的检索编码。通过运用数字化技术，创新档案管理的方式方法，还能够突破传统档案管理模式下时间与空间的限制，通过借助远程操控系统，就可以完成对档案的收集、分类、管理和查阅等操作，大大提升了档案管理的实效。除此之外，随着互联网技术的不断发展，特别是大数据、云计算等技术的出现，可以实现对馆藏档案数字资源的数量和1.2档案数字化管理有利于共享档案资源
对纸质档案、影音档案等资料进行数字化管理，是以信息技术的不断进步和广泛应用为基础实现的。通过对档案进行数字化管理，突破了传统档案管理模式和检索方式的制约，使得档案资源能够更加物尽其用，更大的发挥档案资源的价值。通过运用互联网、云平台等现代化技术，数字化档案可以轻松实现复制并进行传播。档案资料通过电子信息的形式，借助于互联网、移动硬盘等载体，实现无障碍传输，使得使用者在不同时空条件下随时调阅档案资料成为可能。档案资料库也从传统的实体保管向实体档案保管和电子信息档案保管并重，且在使用方面更加注重电子信息档案，实现了档案信息资源的充分共享。
1.3档案数字化管理有利于保护原始档案资料
纸质档案、影音档案等受到存储介质的制约，其保存时间有一定的限制。对这些档案资料进行数字化管理，把档案元件用电子信息的形式进行采集、整理和编目，进而保存至档案数据库。如果需要调阅档案资料，可以直接调用电子信息资料即可，不会对档案原件造成破坏，最大限度的保护档案原件资料。除此之外，通过档案数字化管理，可以实现对原件副本的异地存储，在档案数字化建设中产生的原本则通过微缩胶片的形式进行保存，如果源文件损毁，还能够通过微缩胶片进行还原，不会对档案查询和使用造成不良影响。
2.档案数字化建设面临的挑战
2.1技术能力尚需进一步提升
当前，档案文本输入主要通过手工输入和光学字符识别扫描输入（OCR）两种方式。其中手工输入效率较低且成本较高，不适用于大规模档案数字化建设需要，通常将其作为辅助手段加以运用；光学字符识别扫描输入（OCR）属于自动化信息输入技术，具有效率较高、成本低廉的特点，在档案数字化建设中得到了广泛的应用，但是该技术也存在着扫描效率不高、图像不够清晰、识别率偏低等弊端。特别在一些繁体或者古文字的识别方面，现有识别系统主要针对简体汉子研发，在识别上述文字时往往不能有效识别，影响了使用效果。
2.2标准化建设尚需进一步规范
在档案数字化建设过程中，统一规范的数据库形式是基础。如果没有统一的数据格式、机读目录格式等标准，数据库系统的交互功能就会受到制约，档案信息资源就难以实现有效的共享。除此之外，为了确保数据的准确性和检索目录的专指性，需要通过技术手段对档案原件进行鉴别，著录统一的标引，对档案分类体系进一步优化，明确具体的分类原则和分类标准。
2.3组织协调尚需进一步加强
档案资料种类繁杂、数量巨大、存放分散，档案数字化建设是一个系统性的工程，需要各个方面通力合作才能实现。当前，档案数字化建设仍缺乏权威高效的组织协调机构，导致各级各类档案馆数字化建设缺乏统一的指导，数字化建设实际上处于一种无序的状态，项目建设重复、标准参差不齐等问题比较突出。上述问题的存在不但不利于档案数字化“产品”共享功能的发挥，还会造成巨大的资源浪费，把档案数字化建设引入歧途。
3.加强档案数字化建设的质量管理
3.1做好档案数字化前期准备
首先，应当做实做细前期调研。要针对需要档案数字化的项目实施调查统计，了解相关标准规定，对技术力量进行分析，为档案数字化工作奠定坚实的基础。其次，制定制度标准。要根据相关规定，制定详细的数字化档案录入、考核、验收的标准。要制定和完善数字化管控流程，编制相关规范和流程步骤，明确岗位职责，优化保密制度。最后，要科学分析技术力量。档案数字是一项复杂系统的工程，需要充足的人力物资支持，要通过分析研判所需的技术力量，建立专门的数字化机构，安排专业的技术人员，提供专项资金。要具备专门的、相对独立的办公场所，确保档案数字化能够在不受干扰的状态下完成。要安排专人负责档案数字化期间的提档、登记、拆卷、页面整理、图像处理、数据挂接、验收等工作，特别需要加强对档案出入库环节的管理，坚决防止档案丢失、信息泄密等问题的出现。
3.2做好档案数字化信息加工
第一，要通过统计和分析需要数字化档案的数量、类型、年代、载体、现状等信息，制定科学完善的方案，明确数字化工作需要的人力物力等。方案中应对数字化加工过程中的职责进行明确，比如档案由谁负责提供，由谁负责具体加工，由谁负责验收等。要确定数字化的目标、内容、进度、责任、技术要求以及保密要求等。第二，确保档案资料准确清晰。要对档案资料进行全面细致的核查，保证档案资料清晰、准确和完整。第三，遵守数字化加工流程。要按照提卷、编页、核对、录入、扫描、图像处理、检查验收、还原装订、归还、入库的程序进行，保证信息录入的准确性以及原始资料的完整性。第四，做好验收工作。要组建档案数字化验收小组，通过全面检查或抽查对数字化结果进行验收，主要检查操作流程有无违规问题，结果有无出现纰漏等。
3.3做好档案数字化维护服务
档案数字化的最终目的是为使用者提供服务，因此信息加工的完成并不意味着所有工作的结束，还要对数字化档案信息进行有效的维护。首先，安排专人负责维护工作。要安排专人承担档案数字化应用培训工作，为档案数字化工作提供专业的技术支持和服务。其次，要创新服务方式和内容。档案管理部门应当结合馆藏档案资源的特点，组建不同类型的档案数据库，比如城建档案、人物档案、农业信息档案、气候变化档案等，为不同需求的人们提供具有特色的服务。最后，重视档案的利用。要通过档案数字化提高档案利用的便捷化，及时对档案数据库进行维护和更新，通过优化服务模式，方便档案信息的传输、检索、下载以及运用。
4.结语
综上所述，随着信息技术的不断发展，在档案资源管理中越来越重视对信息技术的运用。档案数字化的优势十分明显，但同时也给档案管理工作提出了新的要求。在具体的档案信息化建设实践中，必须遵循基本的规律，从前期准备、信息加工、后期维护等环节入手，全面提升档案数字化的质量。
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