摘要:随着城市化建设进程加快，城建档案的信息数量不断增多，必须提高档案管理工作效率，利用信息技术加快城建档案数字化建设，将传统文字资料管理转变为智能化管理方式，提高档案的完整性、准确性,但是在推动数字化建设过程中存在一些问题，探索有效方法解决问题。
关键词：城建;档案;数字化
中图分类号：G270.7文献标识码：A
1城建档案管理基本内容
城建档案管理工作主要是由政府单位进行，一般私人企业无法涉及这一项工作；管理的对象主要是面向城市布局、规划、建设用地等有价值的资料进行整理、分析、保管，档案管理要求信息全面、数据真实准确可靠，这些资料包括文字、图片、影像、视频、表格等等类型多样的档案，每一种类型档案资料需要采取不同的管理方式，在一定程度上需要花费大量的人力、时间成本。
2城建档案数字化的作用
2.1有利于使档案管理工作更加规范和标准
将数字化档案应用在城建档案管理工作当中，有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展。想要实现数字化档案管理模式，首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中，所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案，对档案实行电子管理。所以，档案管理部门应该不断提高科学技术水平，按照计划将纸质档案录入到电脑里，构建电子档案数据库，这样就能够为档案使用者提供便利。其次，城建档案管理人员应该定时对档案信息进行更新，还要及时查看档案信息是否保存完整，这样能够确保档案信息的完整性和准确性。此外，档案管理部门还应该针对数字化档案建立相应的制度条例，并制定完善的管理标准，这样能够使档案管理工作更加规范和标准［1］。
2.2有利于提高城建档案管理的效率和质量
当今，计算机越来越普及，让我们的生活变得更加简单快捷，比如说我们想要查什么资料的话就可以直接在电脑上查，不用再去翻阅各种书籍，提高了我们的办事效率和质量。同理，将数字化档案应用在城建档案管理工作当中也能够提高档案管理工作的效率和质量。实行数字化管理也就是通过计算机对档案进行管理，能够有效提高信息的处理效率。利用计算机能够存储大量的数字化档案，可以节省很多空间，也不用再通过人工对档案进行分类，减少了人工管理出现的错误，因此应用数字化档案能够提高档案管理工作的效率和质量。
2.3有利于降低成本
除了可以使城建档案管理工作更加规范和标准、提高档案管理工作的效率和质量之外，数字化档案还能够节省资源、降低成本。数字化档案都是存储在计算机硬盘当中的，所以不需要占用纸质资源，这不仅节省了纸质资源，也减少了空间的占用。比如说，我们可以发现原来都是利用纸张来记录和保存档案信息的，同样的字数可能会占用大量的纸张，但是利用数字化档案的话就只需要一块小小的硬盘，所以这大大减少了对纸质资源的浪费。此外，如果保存纸质档案的话，后续的维护工作是非常麻烦的。比如说纸质档案如果受潮或者是被虫子咬到的话就可能会导致信息的丢失，这就需要档案管理人员经常对纸质档案进行维护，不然会造成一定的损失。但是数字化档案就不存在这种问题，对数字化档案进行维护只需要保存好硬盘并定期进行网络升级就可以了，这就可以减少人力的消耗，大大降低了运营成本。
2数字化建设存在的问题
2.1未建立健全数据库
在城建档案管理数字化建设过程中，需要转变传统管理模式，以电子信息资源代替传统纸质版档案资料，建立系统化的数字化管理平台。但就当前的情况来看，还未建立健全数据库，从而导致城建档案资料难以转变为信息资源[2]。此外，因为没有建立健全数据库，使得数据库中的信息资源千头万绪，在查找过程中容易出现失误与遗漏，并需要耗费较多的时间，从而为数字化建设带来了较多不良影响。
2.2数据查询服务仍需改善
数据查询服务是城建档案数字化管理中的一项重要内容，城建档案实现数字化管理是提高数据查询服务水平的一种体现。目前，大多数城建档案依然只是在部门内部流动使用，导致档案数字化的利用受到局限，同时难以有效发挥档案数字化服务平台功能和作用。正因如此，就应针对那些需求更强的部门和个人加大开放力度，在今后的工作中，要在加强推广和使用城建档案数字化平台方面加以努力，进一步发挥大数据的优势。
2.3档案利用率不高
数字化建设的目标是为了帮助用户借助科技更加便捷地获得信息资源，同时还能为城市建设规划提供更多的服务。时代的不断发展提高了对城建档案管理建设的要求，然而从目前情况分析，我国许多城市城建档案的利用率还较低，特别是现代数字化信息管理理念的普及还不够深入，因而还应加强宣传，以加深社会对数字化建设重要性的认识[3]。
3城建档案管理数字化有效途径
3.1建立统一的城建档案管理数据系统
建设统一的城建档案数据系统有利于在最大程度上共享信息，提高资源利用率。增进各个城市城建档案管理部门的交流，定期召开工作研讨会，打破常规，突破城市地域限制，政府给予一定资金投入加大扶持力度，提高各地区积极性，构建统一城建档案管理数据系统。
3.2重视设备投入
城建档案管理需要处理大量的文件资料，数字化管理能够提高工作效率，在进行数字化建设过程中，需要使用设备进行资料整理工作，要求城建档案管理有一定的物质基础和人力基础，应该配备电脑、扫描仪、打印机等基础设施，同时还需构建管理平台作为软件支持。
3.3完善档案管理数字化建设标准
俗话说“没有规矩，不成方圆”，具体到城建档案管理数字化建设中也是如此，必须完善档案管理标准，对工作人员、档案管理内容等应有明确地标准要求，要求工作人员在工作时必须对收集的资料进行科学高效的整理分析，增强档案利用价值，在使用硬件设备时，对设备使用进行说明，避免出现存档不及时导致资料丢失；严格规范标准体系，推进数字化建设进程。
3.4增强档案管理人员的数字化管理技能
想要推动数字化档案管理工作的不断发展，就需要定期开展相关职业技能培训，并且积极鼓励相关的档案管理人员以及部门负责人，使他们主动参与到以信息技术以及网络化数字技术为主题的技能学习以及培训活动中。通过开展职业技能培训，可以有效地提高相关工作人员在数字化档案信息方面的操作技能。除此之外，档案管理人员还需要加强专业知识的学习，争取做到对相关知识的熟练掌握程度。同时，可以通过公开社会招聘或者猎聘方式，当进行公开社会招聘时，务必要本着公开、公正的方式进行人员筛选，从而选择出精通信息技术的人才。当完成人员引进之后还需要定期开展相关技能培训，不断提高新员工的专业知识以及实践动手能力，并将其培养成档案数字化管理的强大后盾。基于此，不但提高了档案管理人员以及部门的信息化技能水平，而且还为档案数字化管理工作创造出良好的条件。
结束语
城建档案管理数字化建设是一项长期的系统工程，其过程中存在的各种问题必须尽快解决。有关部门应加强认识，深刻意识到数字化建设对现阶段社会建设发展所起到的作用。虽然数字化建设表面上是在档案管理工作中融合使用数字化技术，但是从某种程度上来讲，这也是现代化城市建设中一项重要内容。希望可以尽快将数字化管理理念运用于各方面的建设之中，为社会大众提供更便利的服务。
参考文献
[1]向红英.关于城建档案管理数字化建设问题的几点思考[J].工程管理,2018,(02).
[2]刘锡峰.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].速读（下旬）,2015,(06).
[3]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].工程管理,2015,(10).
[4]张华.城建档案数字化建设发展路径探讨[J].城建档案，2018（10）：13-14.
作者简介：吴晓英（1978.4~） 性别:女 民族:汉 籍贯:新疆 木垒 学历:大专 现工作单位:木垒县住房和城乡建设局