佛山市第一人民医院 广东省佛山市 528000
摘要：目前，各行各业发展迅速，随着我国经济社会的不断发展，我国的现代化水平也在稳步提升。为了社会主义现代化建设的需要，基层档案信息化建设工作的重要性日益凸显，基层档案管理工作是开展其他工作的基础。但是，我国的基层档案管理工作并没有随着我国经济、科技的发展而发展，仍然处于人工阶段，给其他工作的开展带来了麻烦。所以本文基层档案管理信息化建设途径和策略进行了研究。
关键词：基层档案管理；信息化；建设途径
引言
当今社会，人们的生活与工作都离不开信息化技术的支持，对于档案管理来说通过信息化的改进，不仅可以确保档案信息化建设的总体质量，而且也能够提高档案管理的效率，保证档案资料更加的完整，但是在档案管理信息化建设的过程中，还存在许多方面的不足。例如，资金投入过大、筹资比较困难、档案管理人员素质落后，无法适应新时期的发展要求等，必须针对这些问题进行恰当的分析，确保电子档案建设的总体质量。
1基层档案管理信息化建设的必要性和重要性分析
1.基层档案管理信息化建设的必要性分析。基层档案管理设施和设备条件都比较简陋，在传统纸质档案管理中，容易出现档案保管不善而损坏的问题。传统纸质档案容易受到外部环境的影响，如果温度或湿度没有控制好，就可能造成纸质档案被损坏，而且纸质档案还存在占用空间较大和不便查阅等诸多问题。但是随着现代信息技术在档案管理中的应用，可以把传统纸质档案保存方式转变为数字信息存储，在很小的空间里就可以存储海量的档案信息和数据，确保档案信息资料的完整性和查阅的便捷性。因此，在基层档案管理中，推进信息化建设，十分有必要。2.基层档案管理信息化建设的重要性。在基层单位日常管理中，档案管理是重要内容和组成部分，档案记录了基层单位工作的过程，对于提升基层单位工作的效率和质量都十分重要。但是，由于传统纸质档案管理需要耗费基层单位大量人力、物力、财力，档案查阅和维护都十分不便，从而对档案管理和档案利用的效率产生了很大影响。随着现代信息技术的发展和在档案管理中的应用，档案管理信息化建设开始兴起和发展。档案管理信息化的实质就是对传统的纸质档案进行信息化处理，以电子档案的形式提供档案服务。
2基层档案管理中信息化建设存在的问题
2.1对档案信息化建设的重视不够
一是对档案管理信息化管理模式认识不到位，基层档案的管理方式特别陈旧，仍然沿用传统的管理策略，没有充分利用信息化资源。二是没有树立正确的档案管理观念，没有意识到档案信息化管理与建设的重要作用。在日常工作中，相关部门只是简单收集一些档案数据并保存，并没有真正将档案管理的作用充分发挥出来。三是在基层档案管理上缺少创新意识，也不能满足新形势下档案管理的新需求。
2.2档案管理工作人员的综合素质有待提升
一是基层单位中的档案管理人员，很多是临时工作人员，没有受到系统的专业训练，在日常的工作中缺乏系统的档案管理能力。二是基层档案管理者的年龄结构不合理，很多档案人员的年龄偏大。他们在学习上动力不足，对新领域的知识接受程度较低。三是管理人员非常缺乏，由于基层单位的事务工作较为繁杂，所以往往在档案建设的人员配备上相对薄弱，不能有效地实现档案管理信息化的策略。
3基层档案管理信息化建设途径
3.1培养档案管理信息化人才，提高对档案管理人员的思想教育
在档案管理信息化建设的同时，还应该加强对档案管理人员的专业培训，让这些档案管理人员既能够掌握专业的档案管理知识，又能够具有现代化的计算机操作技术，保证计算机档案管理的水平得到全面增强。
在档案管理开展的过程中，档案管理人员必须积极提高自身的专业素养，明确现代化档案管理的重要内容。不断促进档案管理人员自身的综合能力得到增强，才能够有效确保档案管理工作的顺利开展，在档案管理的过程中，必须要保证档案管理人员自身的业务综合素质得到全面增强，尤其是对涉及信息开发和信息管理的工作人员，一定要总结专业的知识和技能，才能够对档案管理工作快速开展。此外，档案管理人员还应该对传统的档案进行全面的分析，总结档案管理过程中存在的各种不足，并且积极运用现代化的信息技术，对档案工作进行妥善处理。档案管理人员必须提高自身的政治素养。在日常生活中要严格要求自己，时刻以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论作为武装自己的思想武器，同时在档案管理的过程中，必须与党中央保持一致，树立正确的世界观、人生观和价值观，确保严格按照有关规定开展档案管理工作。档案管理人员自身必须有时代发展的意识，所谓的时代意识就是指档案管理人员自身必须要树立与时俱进的思想观念，在当今社会，信息化与人们的日常生活紧密联系，人们的工作与生活都离不开信息化技术的支持，所以在档案管理的过程中，也应该积极适应信息化的变革，提高数字化档案信息处理的能力，满足各方面的发展要求。档案管理人员还应该熟练使用计算机系统，能够对档案管理软件的常用功能熟练掌握，提高档案管理的效率。
3.2将信息化建设和安全管理相结合
基层档案的信息化建设要确保对档案数据库的防护，做好各种预防措施，定期对档案信息化系统进行维护和管理，可以通过认证身份等方式来加强档案管理的安全性能。在强化档案信息化建设时，要对系统用户的各种权限进行明确，保证档案管理的系统在授权领域和范围中开展工作，并采用专人专用的方式。另外，值得注意的是，要加强防毒保护，在电脑中安装杀毒软件或者防火墙等等，并严格备份好档案的电子版，特别是对其中的重要信息进行加密，使得档案管理更加严谨，不断推进档案管理的信息化建设，为其打下扎实的基础，为单位与部门间对档案资源进行合理共享提供方便。
3.3基层档案管理信息化建设的财力投入
首先，要加大对基层档案管理信息化建设的资金投入。任何一项工作的开展，都离不开充足的资金保障。因此，基层档案管理信息化建设必须要有相应的资金投入。基层单位在推进档案管理信息化建设工作的时候，必须严格按照现代信息技术的要求，配置专门的档案管理信息化设施和设备，如扫描仪和计算机，而且还要定期对这些设施设备进行维护保养，从而更好地满足现代档案管理信息化建设在硬件方面的需求；基层单位还要为档案管理信息化建设工作设立专门的工作预算和专项资金，这是基层档案管理信息化建设推进的前提和保障，而且在日常工作中，不得对此经费进行挤占或挪用，确保资金专款专用，专门用于档案管理的信息化建设工作；要专门购置相应的档案管理信息化软件，根据本单位实际情况和工作需要，引进特有的符合单位实际、满足档案管理信息化建设需要的档案管理系统，便于档案资料的搜集、整理、存储和利用。其次，要积极推进基层档案资源的数字化建设。基层单位档案管理信息化建设，其本质就是要充分利用现代计算机技术和信息管理技术，对本单位的档案资源进行系统搜集和利用，从传统纸质档案向数字档案进行转变，逐步建立多媒体档案数据库；重视电子档案的搜集整理和归档工作，而且还要居安思危，做好电子档案的存储和备份工作，不断提升基层档案信息化管理水平；通过权限设置，限定对本单位电子档案信息资源的查询和利用，同时也要做好电子档案的保密工作，在计算机内设置防火墙安全技术，防止档案信息资源被破坏和丢失等问题。
结语
随着科技的发展，信息化时代已经到来，基层档案管理工作的信息化已经不可避免。我们要正确看待信息化给我们带来的好处，同时要注意信息化时代信息的保密问题。基层要不要完善基础设施建设，为档案信息工作的信息化做好准备。提高管理人员和工作人员嗯素质，重视档案管理工作，有序开展档案管理信息化工作。建立规范、合理的档案信息管理制度，为档案管理工作的信息化创造良好的环境。
参考文献：
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