临沂市城市道路管理处 山东 276000
摘要：档案管理工作为目前人事管理工作的重中之重，它所带来的价值与影响是深远的。信息化社会的到来毕竟给档案管理工作到来新的挑战，如何掌握信息化技术，做好防范措施，保障档案的完整性与系统性，给生活带来便利，这是所有人与单位所面临的共同问题。本文针对档案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要问题，提出应对策略，帮助档案管理行业的安全保密工作和信息化管理工作的良好运行。
关键词：档案管理；安全保密；信息化
1.信息化档案管理及其保密工作的重要性
档案信息安全保密工作是国家和人民都会涉及到的问题。因此，要解决这个问题，就要建设一个相对健全的保密系统。信息化档案管理对比传统纸质档案，是一次质的飞跃，档案管理者及档案提供者都需要掌握信息化技术，熟练操作信息化技术，保障信息的有效性与安全性，这样才能实现档案的信息化管理。对于档案管理者来说，档案管理工作具有可操作性，如果处理不当，就会出现档案的丢失、损坏或者泄露等现象，这样就会给企业或者个人造成一些不利影响，档案管理工作者的业务水平直接关系到档案工作能否安全有效进行，因此，上级部门应重视档案管理工作，并对相关工作人员进行培训，加强自身的安全意识与工作业务水平，这样就能够更好地保障档案资料的质量和安全。
2.如何加强档案管理安全保密性
2.1加强档案专业化管理
一般来说，在绝大多数单位，综合管理部门（又或者叫办公室）都是档案管理的责任部门，所以综合管理部在日常档案管理过程中，应当加强档案的专业化管理，切实履职，确保档案的完整与安全。一是凡调阅档案必须按规定流程办理申请审批手续，申请审批表应序时专夹保管，年终装订成册。二是要设立专职档案管理人员，档案室大门钥匙保管由综合管理部门专职档案管理员任A岗，办公室主任任B岗，其他人员一律不得触碰该钥匙，使用完毕须入保险柜保管。三是因工作需要进入档案室，必须办理登记手续。离开档案室管理员应切断电源、关锁门窗。
2.2做好档案管理日常检查工作
为了加强档案管理的安全保密性，应当要注意对档案管理进行有针对性的日常检查工作，在日常检查过程中，一是要注意查阅档案日常调阅登记台账，查看是否有要素残缺、经办人签名不实、字迹明显存在后补痕迹以及档案调阅授权书缺少等现象，对于发现存在问题的，应当要追根溯源，查看所涉及的档案是否在档，同时对于相关的经办人或者是主要责任人应当要进行询问交流，弄清事实。二是要注意查看档案日常监控录像，一方面，查看档案专职管理人员是否在岗，以及是否有不明人员随意进出档案室；另一方面，要深入查看在档案调阅过程中，相关管理人员是否按照规定履行登记手续，以及手续是否存在后补现象等等，如果发现有相关问题，应当要及时开展查究工作。
2.3不断推进档案管理制度刚性执行
俗话说“事业发展，制度先行”，在档案管理过程中也是如此，要能够确保档案的安全保密性不出问题，必须要不断推动相关制度的刚性执行。为此，首先，当前，在档案管理方面，已经由比较具体的制定规定可供参考，如《档案库房技术管理暂行规定》，《中华人民共和国档案法》等，此外很多单位基本上也都结合内部实际情况制定了相关的档案管理制度，企事业单位综合管理部门应积极组织专职档案管理员或其他相关人员不断进行学习，切实掌握制度确立的基本规则，并严格贯彻落实。其次应当针对制度执行情况定期进行检查，在检查过程中，可以采取现场、非现场相结合的方式，并借助监控系统监测本通知的执行情况。
3.关于企事业单位信息化档案管理的分析
3.1信息化档案管理的必要性
在推动档案管理规范化的过程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有几点原因，首先是纸质档案调阅效率不高，往往需要在层层叠叠的档案盒、档案箱中来回搬挪、翻找，同时为了调阅档案往往需要经过多个环节的报批，也需要一定时间，直接影响到了工作效率。其次，如果以纸质形式来进行存放档案，在企业不断发展的过程中，会产生越来越多的档案，空间会越来越紧张，无疑增加了档案存放成本。第三，由于纸张本身的物理属性，如易燃、易潮等特点，在档案以纸质形式存放的过程中，如果遇到明火将很容易发生燃烧，不仅会对档案本身造成严重损失，还可能给企业其他方面带来不可估量的损失。同时，纸质档案也容易发霉、潮湿。综合这些原因，目前运用电子化档案管理对于企业来说是明智之举。尤其是当前随着互联网技术和信息技术的不断发展，信息化档案管理技术已经十分成熟，成本相较过去已经大大降低，也免去了很多单位进行信息化档案管理的后顾之忧
3.2信息化档案管理的实施框架
所谓档案信息化管理，首先需要通过对企业传统纸质档案进行扫描，转化成电子图像，然后收集到相应的平台，如果需要调阅档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行包括检索、调阅、下载等行为，界面还能为用户提供包括档案图片的缩小、放大、共享等功能。在该项工作中，主要可以以三个阶段有序推进，在具体实施过程中，第一阶段是要建立起针对档案管理信息化项目的方案、序时推进计划和成本预算，以及在档案管理信息化成功上线后能够适用的管理组织架构和管理制度体系，为档案管理信息化项目的上马提供良好的基础。第二阶段是因为目前很多单位并不具备独立开发信息化档案管理系统的能力，因此，应当要积极和外协公司进行合作，将相关工作包括档案信息化转换、平台开发、平台维护等工作都向外协公司进行打包，由其提供专业的技术服务，并持续做好需求提交和平台优化升级的相关对接工作。第三阶段是在平台上线后，要培训相关人员，使得单位中的专职档案管理员或者其他相关岗位人员能够掌握运用信息化管理平台的方法，并且鼓励其在使用中不断发现问题、提出问题，促进系统的优化完善。
3.3提升档案管理人员的职业素质
人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。如果档案管理人员能力不足，素质不高，就会影响到档案管理质量。所以在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，档案信息化建设就不再会举步维艰了。根据档案管理工作的需要，选聘专业的人员负责档案管理工作。加强职业素质教育，提高档案管理人员的职业素养，为档案管理工作培养一支高素质的档案管理队伍。
3.4加强对档案人员的管理和教育
要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。
结束语：
随新旧信息时代的到来，在现代化过程中，档案管理发生了巨大的变化，管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐。
参考文献：
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