摘要：档案工作是一项系统的信息工程 ，档案的开发、整理、积累、利用日益重要。实践证明，重视档案资料的收集、整理和保管，把档案信息资源开发出来，提高利用率，为机关建设发挥重要的作用。综合实际工作，试就机关档案信息资源开发与利用谈粗浅认识。
关键词：机关档案；信息资源；开发与利用
1健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提
基层机关建立档案室，配备专管人员，做到机构健全，人员落实，每年档案工作订目标、有计划，并列入分管领导的工作议事日程，档案工作任务分解到部门，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
2热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件
档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。档案是重要的信息资源，开发档案信息资源重在“开发”，开拓收集范围、多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要手段，克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，做到广角度、多层次收集。要搞好档案信息资源的开发利用工作，既要热情主动地提供服务，又要健全和熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把档案信息资源的开发工作做得更好，使之发挥出更大作用。
3在档案信息资源开发和信息反馈工作中注重的事项
3.1注重档案利用数据统计的同时，讲求档案的实际效益
各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案室编制报，了解档案利用情况时，需统计利用数据，如利用人数、利用档案册数、页数及复印数据数等， 更要了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，能反映档案的利用情况，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，在统计数据的同时，要能提示档案利用的实际效益。
3.2深层次了解
在档案查(借)阅利用时，要求填写其利用目的，求深层次了解，以免失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写项目单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”等等。由于不作深层次了解，利用结束就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，即档案通过利用者在工作、学习等社会实践中的作用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利用后跟踪调查。
4调查收集档案的作用
了解查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，亦可进行跟踪调查。调查收集档案。利用实际效益，主要以以下五大作用：
4.1有利于了解档案的价值和作用
《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。
如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。
4.2有利于档案的鉴定工作
档案的保管期限定为永久、定期二种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，大大有利档案的鉴定工作。
4.3有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用
通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。
4.4有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度
通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值。
4.5有利于档案业务工作实绩的体现
档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”。因为，收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题。用户通过利用档案，获取了社会效益和经济效益，这就是工作的实绩产。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，工作实绩就有血有肉。
5开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法
5.1认真做好查(借)阅登记工作
查(借)阅登记是档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而就填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
5.2分发档案信息反馈表
即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。
5.3及时编发档案利用社会效益、经济效益案例
反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用的价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门（单位）的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。
6结论
综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。