摘要：人类的城市建设活动有两个结果，一个是建筑物等客观实体，另一个是城市实体建设、改造和演变过程中直接形成的各种文字、图表、图纸、声像、电子等载体形式的信息记录，即城建档案。作为城市建设全过程的真实记录，城建档案对经济建设和社会发展具有无可替代的重要价值。作为城建档案工作者，应通过各种有效的方式和方法，提供和开发城建档案资源，尽可能地发挥城建档案的社会效益和经济效益。
关键词：建设工程；档案接收；思考
1开展城建档案保护工作的重要性
虽然近些年档案部门越来越重视电子档案，电子档案接收已经进入实际调研阶段，但是纸质载体的档案是否能完全被取代，目前还没有一个准确的说法。而且已经长期存在的馆藏纸质档案的保管和利用，也是今后城建档案工作不可或缺的一部分。因此，研究城建档案保护是很有必要的。
2发现的问题
2.1重建设轻档案现象严重
目前城市建设实现了跨越式发展，越来越多的建设项目开工、建设。有些单位的领导只关注工程的进度，忽视资料的形成和整理。城建档案馆对项目现场进行业务指导，并始终有事先通知，但项目负责人仅仅只派资料人员参与，对档案工作会议不予重视。相当多的领导者和资料员对档案存在一些误解。他们认为档案可以在项目完成后进行归集。在施工过程中有些部门对城建档案的法律法规缺乏深入的了解。许多单位仍然不适应相应的项目档案管理系统的健全管理，他们不承认项目档案和项目质量之间的关系，对施工项目档案质量要求不高，项目档案不能全面，真实地反映施工过程。
2.2资料编撰存在问题
施工过程中档案编撰存在突出问题。在去年检查指导的一个项目中，我们发现工程建设与档案记录严重脱节，一些工程主体已经完成，基础部分的档案尚未形成，有些项目只修建到二楼，数据已经到达顶层。再有，资料审查签证不负责任，资料表格中的一些数据记录明显错误，甚至有些数据是任意捏造的，而一些责任人仍然不负责检查和审批。资料员代写报告甚至代其签字情况严重。有些使用施工图作为竣工图，另一些使用非档案笔，如铅笔和圆珠笔。我们的指导中还发现，有些项目先开工后再办理手续，设计审查合格书上单位工程名称与施工许可证上的项目名称不同，因此在编制竣工档案时出现了多个项目名称。
2.3项目档案管理人员职责不明
在实际工作中，建设工程档案管理人员担任固定职务的工作十分困难。从我们的日常工作中，我们发现一些项目资料员身兼多职，或者兼顾多个项目的资料管理，工作量大，时间有限。资料员不能到岗位上随时跟踪了解项目情况，闭门造车现象难以避免，无法确保项目档案的真实性。档案管理员的流动也很频繁，有的项目部已经撤销，资料还没有归档，资料员只有带回家中或者寄存在其他项目部，很容易造成资料的遗失或者损毁。
3建设工程档案接收工作的对策与建议
3.1建设单位应增强档案管理主体责任意识
2018 年 3 月住房和城乡建设部印发关于《住房和城乡建设部工程质量安全监管司 2018 年工作要点》的通知（建质综函 [2018]15 号），该通知明确提出要强化建设单位首责，“严格落实各方主体责任，强化建设单位首要责任，全面落实质量终身责任制”，通知还明确提出“造成安全事故的，建设单位承担首要责任，构成犯罪的，对有关责任人员依法追究刑事责任”。同理，建设单位是建设工程档案管理的责任主体，也对建设工程档案的齐全性、完整性和真实性担首责。
3.2建设单位应确保建设工程档案的齐全性、完整性和真实性
目前我国许多建设工程档案都是竣工后整理而成，这不仅不能真实反映建设工程的实际情况，而且极易造成工程档案混乱，失去了档案的价值。因此，建设单位应通过多种方法确保建设工程档案的齐全性、完整性和真实性。
一是应及时收集资料文件。工程档案资料是必须与工程施工进度同步产生，档案管理人员应及时收集整理，才能使得档案如实反映建筑实体质量情况，保证档案资料的准确性。二是应加强工程的过程监管。建设单位的档案管理人员应长期在工程施工现场办公，及时跟踪，保证工程竣工后的竣工图、竣工验收资料及施工过程中的工程档案资料一一匹配，做到准确、齐全和完整，要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关，尤其是工程的关键部位、隐蔽工程。三是各个环节应做到责任到人。工程档案资料是在施工过程中逐步形成的，由于整个施工过程环节较多，涉及的专业也很多。
3.3城建档案管理机构应积极、科学探索建设工程档案接收模式
对于已接收进馆的建设工程档案应制定计划，按进度进行数字化扫描或数据、信息提取；对于在建工程，城建档案管理机构应改变以往“接收纸质档案”这一落后的接收模式，积极探索更先进、更科学的接收模式。
一方面，探索在线接收建设工程档案。城建档案管理机构提供建设工程档案在线接收平台，建设单位按照施工进度和资料产生的次序，在平台上实时上传文件资料的扫描件或电子文件（含电子签章）。如建设单位一旦取得了住建部门核发的《施工许可证》，档案管理人员便可将其扫描上传至平台中，诸如此类。
所有文件上传完毕后，最终由平台完成自动组卷、编制和在线移交。从建设单位开始上传文件资料至最后移交的整个过程中，城建档案管理机构工作人员均可以实时监测到具体建设项目的档案归集情况，并可按阶段及时完成档案资料的审核，提高工作效率，缩短建设单位的办事时限。这种方法效率较高，建设单位档案管理人员原本需要进行归集和整理、编制的工作步骤全部由在线接收平台自动完成，节省了大量的工作时间。另一方面，为更好地确保资料的准确性和真实性，可以探索“追本溯源”式归集建设工程档案。众所周知，建设工程档案归档范围由五大部分文件资料组成，分别是工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。其中，工程准备阶段和竣工验收文件多是由政府职能部门产生的，目前绝大多数政府职能部门均将结论性文件转换为电子证照，倘若城建档案管理接收平台与政府职能部门的电子证照管理平台取得关联，那么建设单位则不需要将相关资料文件扫描后再上传，而是直接关联获取即可，保证了文件的真实性。
3.4加强档案工作培训与交流
(1)城建档案管理机构应做好城建档案工作的监督、检查和指导
对于城建档案管理机构来说，根据各市城乡建设档案管理办法规定，各市或区城建档案管理机构负责对本市或本区行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导。因而城建档案管理机构应积极主动对工程项的各参建单位开展培训和指导，可以从以下几个方面开展工作。
一是完善官方网站，做到信息公开。如公布办事指南、办事依据、建设工程档案的归档范围和编制要求，除了以文字和流程图的形式，还可以采用在线播放视频的形式，如微视频、动画、专家授课录播等，采用多种方式相结合，有需要的人员只要登陆官网，便可进行自主学习。二是定期开放参观，展示一些符合规范的建设工程档案，让建设单位形成较为直观的感受。三是设置现场咨询、电话咨询、网络咨询，有问必答，及时给与指导。四是每年定期开展大型免费集中培训，提升全行业城建档案工作水平。五是为建设单位提供专项培训，即由建设单位以某工程项目的档案工作为缘由，主动申请前来城建档案管理机构参与培训，城建档案管理机构针对建设单位提出的具体问题进行解答，为建设单位提供技术指导，双方完成技术交底。六是对于能实现在线接收建设工程档案的，城建档案管理机构对建设工程档案实行线上专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改。
(2)城建档案管理机构和建设单位均要做好档案管理人才队伍建设
城建档案管理机构应加强对工作人员的培训，打造一支专业的城建档案管理工作队伍，不断提升窗口服务水平，更好地服务社会。对于建设单位来说，首先应建立一套完善的培训机制，对工作人员进行定期培训，比如定期组织参加工程档案管理的专业培训、学习先进企业工程管理经验，提升档案工作者的业务水平。其次是建立激励机制，充分调动档案工作者的积极性，提升其责任心、敬业意识、奉献精神，创造一个良好的工作环境和条件，进一步提高本企业的档案管理水平。
4结语
工程档案是否完整准确系统，最关键的环节就在于工程资料的前期收集工作，只有完整齐全的档案才能更好地发挥其在公司正常经营、生产、维护、技术支持等各方面的作用。工程档案的收集工作不是独立的，需要各部门、各专业人员密切配合，沟通交流合作，档案管理人员只有做到积极主动的工作态度和不断学习的精神，才能保证档案管理的科学和系统，才能收集和捕捉有用信息为企业服务。
参考文献
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